Projektmanagement mit Trello im Test

Trello ist wunderbar einfach und sehr hilfreich. Es orientiert sich an der visuellen Darstellung agiler Projektmanagement-Methoden wie SCRUM oder Kanban. Aber wie sieht es hinter der Fassade aus? Welche Features bietet Trello? Und wie steht es eigentlich mit dem Datenschutz?

Was ist Trello?

Auf Ihrer Website https://trello.com fassen die Marketing-Leute von Trello ihr Tool zusammen mit der „flexiblen und visuellen Methode, alles mit allen zu organisieren“. Der Kern von Trello sind weder detaillierte To-Do-Listen noch Balkendiagramme, sondern einfach nur eine große Wand mit nachempfundenen Haftnotizen. Diese werden von Trello Karten genannt und können mit einem Klick erzeugt und mit der Maus einfach verschoben werden. Dadurch erhalten alle Projektmitglieder jederzeit einen visuellen Überblick aller Aufgaben und deren Status.

Sofort starten

Der Einstieg wird von Trello so einfach wie möglich gemacht: Ich brauche mich nur mit einer beliebigen E-Mail-Adresse registrieren und sehe sofort danach mein Trello-Board. Dieses erwartet mich mit drei üblicherweise verwendeten Abschnitten: To Do, Im Gange und Fertig. Wer mag, kann dem Board noch den Namen seines Projekts geben. Als nächstes werden dann alle Aufgaben als Karten angelegt und dabei den Abschnitten zugeordnet. Ein Klick in ein freies Feld genügt und die Aufgabe ist definiert.

Wer es noch detaillierter mag, der kann auch eine ausführliche Beschreibung ergänzen. Und wer es eher visueller mag, der fügt einfach ein Bild hinzu. Für die Produktivität lassen sich ganz einfach beliebige Dateien als Anhang ergänzen.

Features zum Projektmanagement

Weitere Mitglieder einladen

Trello ist sicher für kleine Projekte geeignet, die ich ganz alleine durchführe. Hier hilft es mir, immer den Überblick zu behalten über meine ganzen Tätigkeiten. Richtiges Projektmanagement wird es aber erst dann, wenn ich mit weiteren Teilnehmer zusammen arbeite. Hier gibt es clevere und bedenkliche Möglichkeiten:

  • Bedenklich ist es natürlich immer, die E-Mail-Adresse des neuen Projektmitglieds ungefragt bei Trello einzugeben.
  • Besser ist es, wenn mein Kollege sich selbst bei Trello registriert hat. Dann finde ich ihn ganz einfach in der Suche. Hierzu muss man wissen, dass man auch selbst für andere sichtbar ist.
  • Der cleverste Weg ist sicher einen Link zu verteilen, den Trello für mich erzeugt. Wenn andere diesen Link von mir per Mail erhalten hat, kann er sich anmelden und ist sofort im Projekt dabei.

Intuitives Drag & Drop

Auf dem Trello-Board lässt sich eigentlich alles verschieben. Die drei vorgegebenen Listen To Do, Im Gange und Fertig enthalten alle Karten mit Aufgaben. Die Reihenfolge der Aufgaben untereinander kann so ganz einfach verändert werden. Ist eine Aufgabe erledigt, kann sie einfach mit der Maus in die Liste Fertig gezogen werden. Auch die Listen untereinander können mittels Klicken & Ziehen die Reihenfolge untereinander tauschen. Das wird spätestens dann interessant, wenn ich neue Listen für zum Beispiel pausierende Aufgaben hinzugefügt habe.

Aufgaben erweitern

In manchen Fällen mag eine einfache Kurzbeschreibung für die ganze Aufgabe stehen. Häufig sind aber weitere Informationen erforderlich, die ich nach einem Klick auf die Aufgabe ergänzen kann:

  • Eine detaillierte Beschreibung erlaubt viel zusätzlichen Text. Für die Formatierung dieses Textes fühle ich mich an alte Text-Chats erinnert, denn **fett** oder *kursiv* braucht diese Sternchen, um genauso zu erscheinen.
  • Hilfreicher sind da schon die Kommentare: Hier kann ich Dateien anhängen, andere Projektmitglieder erwähnen oder Verweise auf andere Karten (also Aufgaben) einfügen.
  • Mitglieder können einer Aufgabe zugeordnet werden. Ebenso Termine und Anhänge. Damit habe ich die klassischen Elemente des Projektmanagements in den Details einer Aufgabe vollständig zur Verfügung.

Aufgaben beobachten

Jede von mir angelegte Aufgabe beobachte ich automatisch. Ebenso kann ich alle beliebigen weiteren Aufgaben in den Details unter meine Beobachtung stellen. Dies führt dann dazu, dass ich im Menü (rechts oben einblenden) alle Aktivitäten bei diesen Aufgaben in einem chronologischen Stream angezeigt bekomme. So behalte ich alle Status-Änderungen, Ergänzungen und Kommentare im Blick.

Fürchterliche Hilfe

Trello ist so selbsterklärend und intuitiv, dass ich für die Grundfunktionen kaum Hilfe benötigen werde. Die vorhandene Hilfe mag durchaus umfangreich sein, wurde aber maschinell übersetzt. Das führt dann zu so sperrigen und auch falschen Sätzen wie diesem hier: „In Kartenbeschreibungen fügen Sie nach Text vor der Bindestrich-Linie eine Leerzeile ein, damit die Bindestriche nicht als Überschriften-Syntax interpretiert werden.“ Die Community sprüht auch nicht gerade vor Begeisterung, Antworten auf Fragen dauern auch gerne zwei Tage oder Länger.

Wer steckt hinter Trello?

Es ist immer wieder erstaunlich, wie wenig US-amerikanische Tech-Unternehmen über sich Preis geben. Bei Trello ist man da ein kleines bisschen großzügiger, und so können wir lesen:

  • 2011 von der Firma Fog Creek Software auf den Markt gebracht
  • 2014 wird Trello, Inc. als eigenständige Firma ausgegliedert
  • 2017 kauft die britische Firma Atlassian die Firma Trello, Inc.

Akzeptabler Datenschutz

Trello wurde in den USA gegründet, und auch wenn die Eigentümer-Firma inzwischen britisch ist, so stehen die Server von Trello weiterhin in den USA. Das muss jeder für sich beurteilen, wie sicher die Daten damit vor staatlichem Zugriff sind. Die Datenschutzbedingungen sind gut nachvollziehbar. Die positiv zu bewertende Grundeinstellung von Trello sagt: „Dein Inhalt gehört Dir.“ Gleichzeitig muss Trello natürlich die Erlaubnis haben, meine Inhalte zu speichern und mir wieder anzuzeigen. Und wenn ich meinen Account lösche, dann werden nicht alle Daten von mir gelöscht, so dass die anderen Projektmitglieder weiterhin meine Aktivitäten aus der Vergangenheit sehen können.

Eine lustig zu lesende Ausgeburt juristischer Spitzfindigkeiten versteckt sich noch in den Nutzungsbedingungen. Hier sichert sich Trello nicht nur wie alle anderen Firmen gegen jegliche Haftung ab. Explizit wird hier auch erwähnt, dass Trello nicht zum Betrieb eines Atomkraftwerks oder zum Steuern eines Flugzeugs geeignet sei.

Was zahle ich dafür?

Trello verfolgt ein klares Freemium-Modell. Das bedeutet, die Grundfunktionen erhalte ich kostenlos, für mehr Leistung muss ich bezahlen. Wobei kostenlos heutzutage ja immer bedeutet, dass ich mit meinen persönlichen Daten bezahle.

Die kostenpflichtige Version nennt sich Business Class und kostet 9,99 US-Dollar pro Monat pro Benutzer. Wer also ein Team mit 10 Mitarbeitern hat, bezahlt für ein Jahr dann bereits 1.198,80 US-Dollar.

Mein Fazit zu Trello

Trello hat einen überzeugenden Weg gefunden, die Kanban- und SCRUM-Methoden in die digitale Welt zu übertragen. Dabei ist Trello konsequent vereinfacht und ermöglicht einen schnellen Einstieg in die Benutzung. Wer die kostenfreie Version ausreizen kann und mit seinem Team kleine und mittlere Projekte managt, der findet hier eine sehr gute und pragmatische Lösung. Bei größeren Projekten mit vielen Teilnehmern und voneinander abhängigen Aufgaben wird Trello aber bald an seine Grenzen kommen.

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