Erfolgreich präsentieren dank Glaubwürdigkeit

Um in einer Verhandlung oder mit einer Präsentation meine Ziele zu erreichen, sind weder Inhalt noch Form entscheidend. Es kommt ausschließlich auf die Persönlichkeit des Vortragenden und seine Glaubwürdigkeit an. Diese Glaubwürdigkeit setzt sich aus vier unerlässlichen Elementen zusammen.

Die einen sagen, es kommt auf den Inhalt an. Denn nur eine nachvollziehbare und schlüssige Argumentation wird meine Gesprächspartner überzeugen. Stichhaltigen Begründungen kann sich letztendlich niemand entziehen. Und am Ende siegt noch immer die Vernunft.

Die anderen sagen, es kommt auf die Verpackung an. Denn nur über Emotionen kann ich meine Zuhörer erreichen und gewinnen. Eine berührende Geschichte und eine professionelle Aufmachung überzeugen jeden Gesprächspartner. Und am Ende entscheiden wir immer aus dem Bauch.

Stephan M. R. Covey sagt, Glaubwürdigkeit ist die Grundlage von Vertrauen. Und nur darüber kann ich Menschen für meine Ziele gewinnen. Die vortragende Person muss eine Glaubwürdigkeit mitbringen, um in der Präsentation oder Verhandlung erfolgreich zu sein. Das gilt für die Vorstandspräsentation genauso wie für den Gerichtssaal.

Die vier Grundlagen der Glaubwürdigkeit

In seinem Buch Schnelligkeit durch Vertrauen beschreibt Stephan M. R. Covey, warum Glaubwürdigkeit so wichtig ist und wie man sie gewinnt. Glaubwürdigkeit lässt sich auf vier essentielle Grundlagen zurückführen.

Fähigkeiten: Bringe ich die notwendigen Kenntnisse mit, um überhaupt über dieses Thema sprechen zu dürfen? Zunächst geht es also um die Frage, ob ich für meine Aufgabe über die grundlegenden Fähigkeiten verfüge. Ich muss über die notwendigen Talente mitbringen und entsprechende Ausbildung hinter mir haben. Wenn ein Ingenieur über Verkaufsstrategien spricht, dann gibt es hier ein erstes großes Fragezeichen. Wenn er über Produktionsmethoden oder Entwicklungsprojekte spricht, dann ist seine Kenntnis passend.

Ergebnisse: Konnte ich in der Vergangenheit die gesteckten Ziele erreichen? Wenn die Fähigkeiten vorhanden sind, müssen diese zu greifbaren Resultaten in der Vergangenheit geführt haben. Wer seine Zusagen immer einhalten konnte und Ergebnisse abgeliefert hat, dem hört man gerne zu. Wer aber nur leere Versprechungen macht oder seine Ziele nicht annähernd erreichen konnte, der hat es schwer.

Integrität: Bin ich ehrlich? Wenn man sich auf mich verlassen kann und weiß, dass ich mein Wort halte, dann bin ich ehrlich. Integrität umfasst aber noch mehr: Lasse ich meinen Worten auch Taten folgen und bin ich in meinen Entscheidungen stringent? Sind meine Gedanken, Aussagen und Aktionen immer in Übereinstimmung zueinander und ist mein Handeln verlässlich? Stehe ich für meine Überzeugung ein, auch wenn ich mit meiner Meinung in der Minderheit oder sogar alleine bin? Mit integren Personen arbeiten wir gerne zusammen.

Absichten: Habe ich gute Motive für mein Handeln? Ich muss mich der Frage stellen, ob ich nur an mich und meinen Vorteil denke, oder ob ich eine für beiden Seiten vorteilhafte Lösung anstrebe. Habe ich tatsächlich den Nutzen für die Firma im Sinn oder geht es mir nur um meine eigenen Ziele? Wem ein verstecktes Spiel unterstellt wird, der hat es schwer, mit seinen Vorschlägen Gehör zu finden.

Während die ersten beiden Grundlagen noch nach außen sichtbar und leicht zu überprüfen sind, liegen die dritte und vierte Grundlage eher im Verborgenen. Aus meiner Sicht sind sie aber umso wichtiger und entscheidender für den Erfolg, denn Integrität und Absichten sind ein Zeichen des Charakters. Leider wird über diese Punkt kaum offen gesprochen, das macht es so schwierig sich selbst einzuschätzen. Wem es an Integrität und guten Absichten mangelt, der wird das kaum von anderen direkt zu hören bekommen. Stattdessen bleiben ihm einfach Türen stumm verschlossen. Wer aber die vier positiven Grundlagen der Glaubwürdigkeit mitbringt, dem öffnen sich immer neue Türen im Projekt oder in der Karriere.

PowerPoint Diagramme zum Download – geht das?

Die Bestseller-Autorin und Agentur-Inhaberin Nancy Duarte bietet auf ihrer Website ein kostenloses Tool an, mit dem ich ganz simpel professionelle Diagramme erstellen kann. Aber lohnt sich das ganze auch?

Auf www.duarte.com/diagrammer/ kann ich zunächst zwischen 14 verschiedenen Grundformen von Diagrammen wählen. Das kann ein linearer Flow oder eine Kreisprozess sein. Auch Netzwerke und Segmente lassen sich neben zahlreichen anderen Formen gut auswählen. Als nächstes werde ich gefragt, wie viele Elemente mein Diagramm darstellen soll. Hier stehe zwischen 1 und 7 Bausteine zur Verfügung. Zuletzt kann ich mich noch zwischen einer flachen 2D- und einer räumlichen 3D-Darstellung entscheiden.

Nach diesen 3 Schritten, die visuell sehr gut dargestellt werden und zu navigieren sind, erwartet mich eine umfangreiche Auswahl an Diagrammen. Die Kreativen einer Agentur durften sich hier richtig austoben und haben alles aufgeboten, was möglich ist. Die Darstellungen wirken tatsächlich sehr professionell – sie haben aber einen entscheidenden Nachteil: Alle Diagramme sind ausnahmslos in BLAU. Mittlere und dunkle Blautöne werden nur durch etwas Türkis oder Grau aufgelockert. Und selbst wenn ich das Diagramm in PowerPoint importiert habe, kann ich die Farbpalette nicht über die PowerPoint-eigenen Designoptionen ändern.

Wenn ich mit dem Farbspektrum leben kann, dann habe ich zumindest die Möglichkeit, mir das Diagramm in PowerPoint herunterzuladen. Ich kann die Textfelder wirklich frei beschriften, die Maße ändern und gruppierte Formen einzeln bearbeiten. Für den Download muss ich einmalig eine E-Mail-Adresse angeben, dann kann ich sofort loslegen.

Meiner Ansicht nach handelt es sich bei diesem Angebot um eine richtig gute Idee, die aber nur mittelmäßig umgesetzt wurde. Letztendlich ist es nur ein großer Katalog an PowerPoint-Folien, die ich einzeln runterladen und weiter verarbeiten kann. Die größte Einschränkung dabei sind für mich die ausschließlich blauen Farben.

Ansonsten wie immer ein abschließender Blick ins Kleingedruckte: Die Terms & Privacy erlauben nur eine private Nutzung. Denn alles andere wird mit „other than for personal use on a limited basis“ umschrieben und verlangt in den Bedingungen, dass ich vor Benutzung um Erlaubnis Frage. Der Blick in die Datenschutzbedingungen ist halbwegs erfreulich: Keine Weitergabe, keine ungefragten Newsletter. Das kann ich für die erste Stunde zumindest bestätigen. Aber letztendlich ist meine E-Mail-Adresse doch auf einem US-Server gespeichert und damit im Umlauf.

Lass stecken

Eine gute Präsentation zu erstellen, kostet viel Zeit:

  • Inhalte erarbeiten und strukturieren
  • Jede einzelne Seite mit Text füllen
  • Diagramme erstellen und in die Präsentation einfügen
  • Lizenzfreie Bilder suchen und ergänzen
  • Technik prüfen und in Betrieb nehmen

Häufig kann ich diese Zeit sparen, indem ich auf das Medium Präsentation verzichte:

  • Ist ein persönliches Treffen notwendig?
  • Wie viele Seiten der Präsentation sind nur Beiwerk?
  • Braucht ein Meeting zu zweit immer ein Präsentation?
  • Was will ich überhaupt vermitteln oder erreichen?

Meistens reichen auch gut strukturierte E-Mails oder eine Tabelle:

  • Die gegliederten Inhalte mit der Kernaussage zu Beginn können auch in einer E-Mail formuliert werden.
  • Dies funktioniert besonders gut, wenn nur Informationen vermittelt werden sollen.
  • Für Entscheidungen werden häufig Kennzahlen herangezogen, die in einer Tabelle dargestellt werden.
  • Diese Tabelle kann ich ausgedruckt mitbringen oder direkt in der Tabellenkalkulation an die Leinwand projizieren.

Dies kann häufig der wirksamere und gleichzeitig effizientere Weg sein.

Die Dinge klar benennen

Ein Projektleiter muss nicht nur vor seinem Auftraggeber oder Chef präsentieren, sondern auch vor seinem Projektteam. Wer es schafft, ehrlich zu sein, Probleme als solche zu bezeichnen und eine greifbare Perspektive zu präsentieren, der wird auch die gewünschte Wirkung erzielen.

Was viele bereits vermutet haben, wurde jetzt von Erlangener Psychologinnen in einem Experiment bestätigt: Phrasen dreschen geht nach hinten los. Wer nur von „performen“, „am Ende des Tages“ und „nachhaltig“ spricht, der wirkt unsympathisch, unglaubwürdig und inkompetent. Noch schlimmer ist die Wirkung sogar, wenn englische oder denglische Phrasen benutzt werden, also „delivern“ oder „Extra Mile“. Wer hingegen schnörkellos spricht und schreibt, der wird als sympathischer, glaubwürdiger und kompetenter wahrgenommen.

Ich glaube zusätzlich, dass die direkte und konkrete Ansprache zu besseren Ergebnissen führen wird. Wenn ich mich selbst zwinge, die Dinge so zu benennen, wie sie wirklich liegen, kann ich mich nicht hinter Phrasen und Plattitüden verstecken. Vielmehr muss ich mich inhaltlich mit der Situation auseinandersetzen und diese umfassend analysieren und bewerten. Wenn ich diese Erkenntnisse dann auf den Punkt bringe und klar herausstellen kann, dann weiß ich auch genau, was anschließend zu tun ist. Ich bin selbst sicherer im Thema und kann die richtigen Entscheidungen treffen und Maßnahmen einleiten. Gleichzeitig versteht mein Publikum, was Sache ist und findet sich in meiner Wortwahl zu Hause. Wir liegen dann auf einer Wellenlänge, diskutieren über Inhalte und finden einen gemeinsamen Weg, der uns wirklich voran bringt.

Präsentation als Geschichte präsentieren

Geschichten zu erzählen ist mal wieder groß in Mode. Unter dem Schlagwort Storytelling laufen viele Berater und Autoren durch das Land und wollen uns glauben machen, dass wir für eine erfolgreiche Präsentation eine emotionale und bewegende Geschichte erzählen müssten. Und vielleicht mag das für einen Auftritt bei einer TED-Konferenz gelten oder auch bei einem Symposium das Mittel der Wahl sein. Wer aber als Projektleiter vor seinem Chef, seinem Lenkungskreis oder einem anderen Gremium steht, der sollte besser eine andere Form für seine Präsentation wählen. Ob das Projekt gestartet wird, ob es die Freigabe für die nächste Phase gibt, oder ob der Change Request genehmigt wird, das wird nicht durch eine Geschichte voller Emotionen entschieden. Hier zählen eher harte Fakten und Nutzen-Risiken-Abschätzungen sowie Vorlieben und Einfluss der Entscheider.

Roter Faden statt Emotionen

Für die Projekt-Präsentation ist es trotzdem wichtig, einer klaren Struktur zu folgen. Dieser „rote Faden“ hilft den Zuhörern, die Argumentation zu begreifen und die Schlussfolgerungen zu bestätigen. Ein klassischer Weg, der sich in vielen Fällen bewährt hat, könnte wie folgt aussehen:

  1. Die meisten Präsentationen beginnen mit einem Problem, das es zu lösen gilt. Dieses Problem kann bereits schon länger bestehen und allen bekannt sein, nur bisher haben alle Versuche es zu beheben fehlgeschlagen. Es kann aber auch sein, dass dieses Problem erst kürzlich aufgetreten ist und schnell aus dem Weg geräumt werden muss. Und wenn es kein Problem ist, sondern ein Ziel erreicht werden soll, dann steht dieses am Beginn der Präsentation.
  2. Für das Problem gibt es eine Ursache. (Nicht zu verwechseln mit den Symptomen oder Folgeproblemen.) Je tiefer nach der Ursache gegraben wird, desto näher kommt man der wahren Ursache, im englischen Raum treffend root cause Im zweiten Schritt der Präsentation wird die tieferliegende Ursache aufgezeigt.
  3. Um das Problem zu lösen, hilft es nicht, an den Symptomen herumzudoktern. Stattdessen muss die Ursache abgestellt werden. In diesem Teil der Präsentation werden die Maßnahmen besprochen, mit denen die Ursache behoben wird. Und wenn es mehrere Ursachen gibt, dann sind entsprechend mehrere Maßnahmen notwendig. Ebenso kann es auch sein, dass erst eine kurzfristige Maßnahme oberflächliche Heilung verspricht, für eine dauerhafte Lösung noch weitere Maßnahmen erforderlich sind.
  4. Zum Abschluss der Präsentation erfolgt dann ein positiver Ausblick auf die Wirkung der Maßnahmen. Hier sollte auch wieder ein Bezug auf das Problem vom Beginn hergestellt werden, das damit behoben ist. Wer noch eine Freigabe für Budget oder gewisse Entscheidungen benötigt, der sollte auch an dieser Stelle danach fragen.

Wer mit dieser Struktur bereits gute Erfahrungen gemacht hat, der kann seine Kernbotschaft auch mal an den Anfang zu stellen. Die Kernbotschaft einer Präsentation nimmt bereits das Ergebnis der Argumentation vorweg und liefert das Ergebnis bereits auf Seite 1. Eine Kernbotschaft könnte sinngemäß lauten „Diese Wirkung erreichen wir mit dieser Maßnahme und lösen damit dieses Problem“. Mehr zu Kernbotschaften steht auch in dem Beitrag Anleitung für professionelle Präsentationen.

Die 10/20/30-Regel für PowerPoint-Präsentationen

Guy Kawasaki ist ein Risikokapitalgeber und als dieser täglich mit Präsentationen konfrontiert. Bereits vor über 10 Jahren hat er in einem zeitlosen Blog-Artikel seine 10/20/30-Regel für eine erfolgreiche Präsentation vorgestellt. Die Regel besagt: Eine Präsentation hat höchstens 10 Seiten, dauert längstens 20 Minuten und benutzt eine Schriftgröße von mindestens 30 Punkten.

10 Seiten

Es gibt keinen Grund für lange Präsentationen. Kurze Präsentation dagegen kommen direkt auf den Punkt und haben eine klare Aussage. Wer mehr als 10 Folien braucht, weiß wahrscheinlich gar nicht, was er genau sagen will. Oder wie Guy Kawasaki es formuliert: „If you must use more than ten slides to explain your business, you probably don’t have a business.“

20 Minuten

Die meisten Besprechungen werden für eine Stunde angesetzt. Aber bis die Technik läuft und alle Teilnehmer eingetroffen sind, dauert es gerne bis zu 10 Minuten. Zwischenfragen halten gerne mal auf, und zum Abschluss sollte auch noch Zeit für eine Diskussion oder Entscheidung sein. Wer mehr als 20 Minuten verplant, der hat keinerlei Puffer mehr. Und auch die Aufmerksamkeit der Zuhörer wird sich kaum eine ganze Stunde aufrecht erhalten lassen, wenn das ganze nur ein Monolog ist.

30 Punkte

Bei der Schriftgröße gilt zunächst das gleiche wie bei der Seitenanzahl. Wer mit kleiner Schrift viel Text unterbringen möchte, der weiß wieder nicht, was er eigentlich sagen will. Wenige Worte in großer Schrift bringen das wesentliche kompakt rüber. Außerdem lassen sich Texte in 30-Punkt-Schriftgröße auch aus größerer Entfernung gut lesen. Und zu guter Letzt weist Guy Kawasaki darauf hin, dass das Publikum anfangen wird den Text zu lesen und dann nicht mehr dem Vortragenden zuhört und verloren ist.

Wer die 10/20/30-Regel beherzigt, hat gute Voraussetzungen für eine erfolgreiche Präsentation vor einem aufmerksamen Publikum geschaffen. Den Original-Blog-Artikel von Guy Kawasaki finden Sie hier. In dem Buch slide:ology von Nancy Duarte wurde dieses Konzept mit vielen weiteren Ideen aufgegriffen.

Das Wichtigste zuerst

Gute Präsentationen sind wie ein Zeitungsartikel: Die Kernbotschaft steckt in der Überschrift, der erste Absatz fasst das Geschehen zusammen, danach folgen die Details und die nachrangigen Informationen.

Die Überschrift vermittelt die Kernbotschaft

An einem hektischen Morgen ist zu Hause selten Zeit, in Ruhe die Zeitung zu lesen. Also werden schnell der Politik- und Sportteil durchgeblättert und nur die Überschriften gelesen. Und das genügt meistens, um das wichtigste Geschehen mitzubekommen und auch zu verstehen. Den gleichen Anspruch sollte auch eine erfolgreiche Präsentation haben: Am Beginn (und nicht am Ende!) steht die Kernaussage. Diese ist auf einer einzigen Seite oder gar nur in einem Satz zusammengefasst und kann ohne weitere Erklärungen verstanden werden.

Die ersten Sätze fassen das Geschehen zusammen

Wer in der Zeitung an einer Überschrift hängen bleibt, der beginnt dann den Text zu lesen. Hier liefern die ersten Zeilen die wichtigsten Informationen und geben einen guten Überblick über die Situation. Das gleiche liefert eine strukturierte Präsentation: Nach der Kernbotschaft folgen jetzt die wichtigsten Fakten im Überblick. Auf 2-4 Seiten werden die Auswirkungen und Einflüsse dargestellt. Damit gewinnt der Leser oder Zuhörer bereits in den ersten Minuten einen umfassenden Einblick in das Thema. Und der Ersteller der Präsentation hat alles wesentliche vermitteln können.

Danach folgen die Details und die nachrangigen Informationen

Wenn am Abend oder am Wochenende mehr Zeit zum Lesen bleibt, dann steigt man gerne in einen langen Artikel ein. Nach Überschrift und Einleitung folgen dann detaillierte Hintergrundinformationen, die dem Leser einen allumfassenden Durchblick ermöglichen. Auch in der Präsentation ist dies ein Angebot: Die Folien umfassen auf jeden Fall mehrere Seiten mit eben solchen Hintergründen und Details. Doch bleibt es dem Leser überlassen, ob er hier noch weiter einsteigen will. Ebenso ermöglicht diese Struktur eine große Flexibilität in der persönlichen Präsentation, bei der je nach Interesse der Zuschauer einzelne Details vorgestellt, andere weggelassen werden können.

Nachbemerkung

Leider setzt sich insbesondere im Online-Bereich eine neue Form der Schlagzeile durch. Mit einem reißerischen Teaser wird nur neugierig gemacht, aber die häufig banale Botschaft steckt erst im Artikel. Damit sollen Klicks generiert werden, aber damit überzeugen Sie nicht beruflich. Oder wollen Sie wirklich schreiben: „Das Projektteam wollte nur nach Hongkong fliegen – doch was dann geschah, ließ allen den Atem stocken“

Ich habe hier ein paar Folien vorbereitet

Was ist das größte Problem bei Präsentationen? Die meisten sind einfach zu lang. – Woran liegt das? An mangelnder Vorbereitung. – Was heißt das genau? Der Vortragende hatte keine Zeit oder keine Ahnung.

Wenn ich zu einem Termin eingeladen werde, dann leuchtet der Projektor häufig einladend blau, während der Moderator noch seinen Laptop startet und sauber verkabelt. Wenn dann Powerpoint gestartet wird, geht mein Blick sofort in die Fußzeile. Und da steht dann der Hinweis, bei dem sich mir sofort die Nackenhaare sträuben: „Folie 1 von 84“. Dann weiß ich schon, worauf ich mich die nächste Zeit einzustellen habe.

Dabei ist es eigentlich ganz leicht, kurze Präsentationen zu erstellen, die auch noch gut sind. Aber dafür benötigt der Vortragende umso längere Vorbereitungszeit. Und da beginnt das Problem, denn Zeit ist bekanntlich ein knappes Gut. Bei Präsentationen gibt es selten einen so hohen Output, als dass sich großer Input zu lohnen scheint. Also werden schnell bestehende Folien zu einer neuen Präsentation zusammengezimmert. Und lieber zu viel als zu wenig, mit dem Ziel jede potentielle Frage durch eine eigene Folie im Vorwege zu entkräften. Und so hechelt der Moderator durch seine 84 Seiten, verspricht einiges zu überspringen, schafft es aber doch nicht und am Ende bleibt kaum Zeit für Fragen und alle müssen weiter zum nächsten Termin.

Wie geht es dann besser – auch wenn die Zeit knapp ist? Ich muss mir eigentlich nur eine Frage beantworten: Welche Botschaft möchte ich meinen Zuhörern mitgeben? Wer sich darüber im klaren ist, der kann ganz gezielt seine Folien auswählen und in die richtige Struktur bringen. Das setzt natürlich voraus, dass der Vortragende seine Zuhörer kennt und weiß, was diese bewegt. Wer das nicht weiß, sollte sich schnellstens schlau machen.

Ich kann die Frage nach der Botschaft auch in zwei Schritten ermitteln:

  1. Welche Kernfrage interessiert meinen Zuhörer? (Oder: Welche Kernfrage ist mir wichtig und macht meine Zuhörer neugierig?)
  2. Wie lautet die Antwort auf diese Kernfrage in einem Satz?

Diese Antwort wird auch Kernbotschaft oder Kernaussage genannt und ist der Rote Faden für jede Präsentation. Vielleicht brauche ich jetzt auch nur 7 Seiten, oder sogar nur 3 – und kann ganz direkt zum Punkt kommen. Dann haben die Zuhörer viel Zeit gewonnen, eine neue Erkenntnis mitgenommen und behalten den Vortragenden in guter Erinnerung.

Wie Sie die Struktur einer Präsentation mittels Kernbotschaft richtig erarbeiten, finden Sie auch in meinem kostenlosen E-Book „Präsentieren wie ein Berater“, dazu einfach hier klicken.

Eine Präsentation wird zur Broschüre

Wenn Sie eine Präsentation mit vielen visuellen Eindrücken und wenig Text auf der Folie gestalten, haben Sie sich eigentlich an zahlreiche gute Ratschläge gehalten. Diese Präsentation lässt sich aber nicht verteilen, weil sie weder ausgedruckt noch per E-Mail für den Empfänger einen wesentlichen Nutzen bringt.

Notizen für den erklärenden Text

Kennen Sie schon die Notiz-Funktion in PowerPoint? In den allermeisten Fällen bleibt diese ungenutzt oder enthält Kommentare, die längst nicht mehr passen. In unserem Fall liegt der Schlüssel aber in diesem unscheinbaren Feld an der Unterkante des Programmfensters.

Vielleicht haben Sie tatsächlich für Ihre Präsentation dort den Text eingefügt, den Sie vortragen möchten. Überarbeiten Sie diesen Text jetzt leicht, so dass er wie ein geschriebener Text in einer Broschüre zu lesen ist. Wenn dort noch kein Text steht, dann schreiben Sie zu jeder Folie ein paar Sätze.

Wenn Sie im Register „Ansicht“ die Schaltfläche „Notizseite“ auswählen, dann können Sie Ihre Notizen auch formatieren. Neben Schriftart und Größe stehen auch alle anderen Optionen wir Aufzählungen, Farben und Symbole zur Verfügung.

Mit dem richtigen Trick ein PDF erstellt

Wenn Sie die Präsentation mit allen Notizen fertig haben, dann gehen Sie jetzt in das Druck-Menü. Dort können Sie die Folienart auswählen. Standardmäßig ist dort „Ganzseitige Folien“ ausgewählt. Klicken Sie auf das kleine Dreieck daneben und ändern Sie die Auswahl in „Notizseiten“. Wenn Sie jetzt drucken, dann erhalten Sie auf einer A4-Seite im oberen Teil die Folien und im unteren Teil die Notizen. Statt auf Papier können Sie über das Druckmenü auch eine PDF-Datei erstellen und diese dann per Mail versenden.

In jedem Fall bleibt Ihre Präsentation in ihrer ursprünglichen Fassung erhalten und ist immer wiederzuerkennen. Zusätzlich erscheint unter der Grafik ein erklärender Text, der Ihre Leser durch die Präsentation führt. Die Anmutung ähnelt einer Broschüre mit einem interessanten Text und ansprechenden, erläuternden Illustrationen.

Präsentation zum Vortragen oder Versenden?

PowerPoint-Präsentation sind heute das Standard-Werkzeug für Kommunikation innerhalb eines Unternehmens. Entscheidungsvorlagen, Projektübersichten und Entwicklungsprojekte werden regelmäßig in eine Präsentation gegossen, um diese … ja, was eigentlich? Um diese vor einer Gruppe zu präsentieren? Oder um sie per E-Mail zu verteilen?

Den Redner unterstützen

Häufig wird eine Präsentation für ein Besprechung mit mehreren Teilnehmern erstellt. In diesem Fall sollte die Präsentation den Redner in seinem Vortrag unterstützen. Der Redner selbst möchte (in den meisten Fällen) im Mittelpunkt stehen und seine Botschaften an das Publikum übermitteln. Dabei ist eine Leinwand mit vielen Informationen aber wenig hilfreich, denn sie bindet den Blick und die Aufmerksamkeit aller im Raum. Fließtext wird gelesen, Diagramme werden interpretiert und Zahlenkolonnen entziffert.

Weniger ist mehr, lautet hier das Motto. Die Präsentationsfolien sollen dem Redner Stickpunkte liefern und einzelne Aspekte hervorheben. Der Großteil der Botschaft läuft über das gesprochene Wort und über die Persönlichkeit des Vortragenden. Dementsprechend sollte die Präsentation eher durch starke Visualisierung geprägt sein, die maximal eine wesentliche Botschaft pro Seite enthält.

Selbsterklärend beim Lesen

Auf der anderen Seite werden Präsentation häufig gar nicht groß vorgetragen, sondern statt dessen per E-Mail verteilt. Dann gibt es Antworten per E-Mail oder eine zweite Präsentation, die auf dieser ersten aufbaut. Ein Vortrag ist hier gar nicht das Ziel, vielmehr geht es um Informationsvermittlung. Die Empfänger dieser Präsentation müssen gar nicht alle gleichzeitig verfügbar sein, jeder kann die Datei öffnen, wann er oder sie möchte. Er muss aber auch ganz alleine die Inhalte verstehen und nachvollziehen.

Daher ist es hier notwendig, die einzelnen Folien selbsterklärend zu gestalten. Ein einzelnes Stichwort oder eine einzelne Zahl auf einer Seite reichen jetzt einfach nicht mehr. Aus dem Stichwort muss mindestens ein halber Satz werden und die Zahl muss in den Zusammenhang gebracht werden. Herleitung und Schlussfolgerung können nicht mit dem gesprochenen Wort erklärt werden, vielmehr muss es niedergeschrieben sein.

Dadurch haben die Präsentationsfolien einen ganz unterschiedlichen Charakter, je nachdem wie sie eingesetzt werden sollen.