Der erste Job nach der Uni

Spätestens mit Abschluss des Studiums kommt die Frage auf jeden zu: Welche Stelle ist die richtige für den Einstieg? Wo will ich anfangen? Manche locken die Namen großer Firmen, andere der Status einer bestimmten Berufsrichtung. Als Zwischenfazit meiner Karriere würde ich die Frage heute anders formulieren: Wovon profitiere ich später am meisten? Was ist eine gute Schule für meinen weiteren Werdegang?

Learning by doing…

Aus meiner Sicht ist der erste Job eine ideale Gelegenheit, um enorme Erfahrungen zu machen. Jetzt werde ich auf die Arbeitswelt losgelassen und muss mir zunächst meine Hörner abstoßen. Die besten Erfahrungen mache ich im operativen Geschäft mit dem Gesicht im Wind. Das kann im Vertrieb sein im direkten Kontakt mit den Kunden. Das kann direkt in der Fertigung sein als Materialplaner auf Teilejagd. Das kann im Marketing sein direkt auf dem Messestand. Das kann in der Buchhaltung sein direkt im Mahnwesen. Es kommt einfach darauf an, dass ich direkt ins kalte Wasser springe und mit den Wellen kämpfen muss. Später in der Karriere kann es sein, dass ich nur noch am Ufer stehe und die Richtung vorgebe oder kluge Ratschläge verteile. Und dann ist es sehr hilfreich, wenn ich selbst einmal im Wasser war, wenn ich die Strömungen kenne und wie ich sie beherrsche. Dann weiß ich genau, was ich vom Ufer aus erwarten und verlangen kann. Mir macht so schnell niemand etwas vor. Und wenn ich mir meine Einstellung bewahrt habe, dann bekomme ich auch die Akzeptanz der Kollegen und Mitarbeiter, deren Sprache ich zu sprechen weiß.

Denn einiges, das ich auf der Uni gelernt habe, lässt sich in der Realität so gar nicht anwenden. Und anderes, das plötzlich wichtig ist, wurde gar nicht gelehrt. Das Studium ist in Teilen ein wertvolles Rüstzeug, ein Rucksack von Methoden und Kenntnissen. Aber Wissen heißt noch lange nicht Können. Und Können erlerne ich nur durch ausprobieren, scheitern und schaffen. Wer die Gelegenheit bekommt etwas wirklich zu tun, dem kann ich nur raten diese Gelegenheit zu ergreifen (Ausnahmen siehe unten). Konzepte und Präsentationen sind schön und gut, aber Umsetzen und Ergebnisse erzielen sind viel schwieriger und eben eine Sache von Erfahrung. Auch im weiteren Berufsleben zählt die eigene Erfahrung mehr als jede Schulung. Im Einstellungsinterview wurde ich noch nie nach meinen Schulungen oder Ausbildungen befragt. Immer musste ich belegen, was ich bereits erlebt hatte, wo ich selbst im Wasser schwimmen und in schwierigen Situationen zurecht kommen musste.

…mit Einschränkungen

Bei diesem Plädoyer für die praktische Erfahrung gibt es dennoch etwas abzuwägen: Der erste Job in meinem Berufsleben gibt die Richtung vor! Wenn ich mich für eine Branche, eine Unternehmensgröße und ein Fachgebiet entscheide, dann bleibe ich dort häufig viele Jahre. Ein späterer Wechsel ist immer mit Erklärungen verbunden und auch nur in einer Dimension zurzeit möglich. Wenn ich also im Automobilsektor bei einem mittelständischen Zulieferer im Vertrieb beginne, dann kann ich nicht in einem Schritt ins Controlling eines internationalen Pharma-Konzerns wechseln. Ich sollte mich also gut entscheiden, in welche Richtung ich gehen möchte.

Ich habe mir angewöhnt, bei jeder Karriere-Entscheidung gleich einen Schritt weiter zu denken. Wenn ich mich verändere, dann befasse ich mich natürlich intensiv mit der vor mir liegenden Aufgabe. Ich frage mich, warum ich eine neue Aufgabe suche, und wo ich das am besten verwirklichen kann. Gleichzeitig überlege ich aber, welche Perspektiven sich später aus dieser neuen Aufgabe heraus anbieten. Welche Position oder Branche danach kommen könnte. Oder ob ich gar in eine Sackgasse einzubiegen drohe. Die abgedroschene Frage nach meiner Wunschposition in fünf Jahren hat durchaus ihre Berechtigung. Auch wenn niemand die Zukunft voraus sagen kann und es meistens doch anders kommt, so sollte der erste Schritt in die Praxis gut überlegt sein.

Der Plan ist das Papier nicht wert…

Einen soliden Plan zu haben, ist eine Grundvoraussetzung für erfolgreiches Projektmanagement. Es ist ebenso wichtig zu wissen, wann ich diesen Plan fallen lassen muss.

Wer ein Projekt startet, der wird in der Anfangsphase einen genauen Projektplan erarbeiten. Die Form ist hier nicht ausschlaggebend, vielmehr sind die Inhalte entscheidend. Denn der Projektplan regelt ganz konkrete Aufgabenpakete, klärt Verantwortlichkeiten und legt indirekt auch die Rollen der Projektmitglieder fest. Für den Projektleiter ist der Projektplan ein wesentliches Mittel um den Projektfortschritt zu überwachen und sein Team zu steuern.

Wichtiger als der Projektplan ist nur noch das verabschiedete Projektziel. Das Ziel eines Projekts ist der Leuchtturm, der die Orientierung gibt, an dem sich das ganze Team ausrichten kann. Der Projektplan beschreibt den detaillierten Weg, wie ich dieses Ziel erreichen kann.

Was passiert aber, wenn sich die Rahmenbedingungen ändern? Wie muss das Projektteam reagieren, wenn der bisher vorgesehene Weg plötzlich nicht mehr gegangen werden kann?

Die erste Frage widmet sich dem Projektziel: Hat dieses weiterhin Gültigkeit? Oder stellen die neuen Umstände selbst das große Ziel in Frage? Wenn das der Fall ist, dann muss der Projektleiter schnell mit seinem Auftraggeber in Kontakt treten, um diese Frage zu besprechen. Der Projektleiter wird die Auswirkungen der geänderten Rahmenbedingungen transparent machen und erklären, welche Komponenten des Ziels jetzt nicht mehr erreicht werden können. Ein guter Projektleiter bringt in dieses Gespräch gleich Lösungsmöglichkeiten mit, wie entweder das Ziel an die veränderte Situation angepasst werden kann, oder wie die Projektressourcen und deren Einsatz so verändert werden, dass das Ziel weiterhin erreicht werden kann.

In der Praxis wird an einem Projektziel aber selten gerüttelt. Ein Auftraggeber wird sich ungerne den Veränderungen unterwerfen, sondern weiterhin eine saubere Zielerreichung erwarten. Noch öfter werden die geänderten Rahmenbedingungen auch gar nicht erst vom Projektleiter eskaliert, sondern es wird vielmehr im Team nach Alternativen überlegt.

Die wichtigste Erkenntnis für einen Projektleiter ist an dieser Stelle, dass sich der Projektplan ändern muss. Wenn das Ziel nicht geändert wird, und die veränderten Rahmenbedingungen den bisherigen Plan vereiteln, dann gibt es keine Alternative. Das Team sollte nicht um des Plans Willen an dem Plan festhalten. Auch wenn es ein noch so guter Plan war und unzählige Stunden Arbeit in seine Erstellung geflossen sind, an dieser Stelle ist er leider obsolet geworden. Die Aufgabe des Projektteams ist es jetzt, einen neuen Plan zu erstellen. Wie können wir mit den zur Verfügung stehenden Mitteln unter den jetzt gültigen Rahmenbedingungen unser Ziel erreichen?

Die Aufgabe des Projektleiters ist es zunächst, das Team zu dieser Erkenntnis zu bringen. Wenn die Notwendigkeit erkannt ist, dann moderiert der Projektleiter das Team durch die Phasen einen neuen Plan zu erstellen. Dabei gilt es einerseits behutsam vorzugehen, um Abschied von alten Vorsätzen zu nehmen, und andererseits stringent vorzugehen, um die bestimmt nicht leichter gewordene Aufgabe zu bewältigen. Und die mit Sicherheit schwierigste Aufgabe für den Projektleiter ist zu aller erst die Beurteilung, ob überhaupt ein neuer Plan notwendig geworden ist, oder ob es nur die grundsätzlich auftretenden Hindernisse elegant zu umschiffen gilt.

Der zentrale Zettel schlägt sie alle

Ich habe gerade super viel um die Ohren und weiß nicht, was ich als erstes anfangen soll. Es muss so viel geregelt werden und alle wollen etwas von mir. Dabei habe ich doch gar keine Zeit, weil schon so bald alles fertig sein muss. In solch einer Situation bieten sich zahlreiche Produktivitäts-Tools und kleine Helferlein an. Aber Achtung, genau hier lauert auch eine große Falle!

Neue Tools und Methoden kosten mich viel zu viel Zeit, die ich jetzt gar nicht habe. Ich könnte mich wunderbar damit ablenken, über die besten Apps zu recherchieren und Erfahrungsberichte lesen. Ich könnte mir die besten drei herunterladen und selbst ausprobieren. Aber damit sind schon zwei Abende verstrichen und ich bin noch keinen Schritt weiter. Und selbst wenn ich mich für ein Tool entscheide, muss ich erst lernen mit der neuen Software richtig umzugehen.

Der wichtigste und erste Schritt ist nämlich nicht, etwas Neues einzuführen – sondern bestehende Dinge zu streichen. Wenn ich zu wenig Zeit habe, dann muss ich alles weglassen, was mich gerade jetzt nicht zum Ziel führt. Ich gehe nicht mehr ans Telefon, ich antworte nur auf die Nachrichten, die gerade relevant sind. Ich lese kein Buch mehr und ich stoppe alle Aktivitäten für das andere Projekt. Richtig priorisieren bedeutet sich zu entscheiden, was ich nicht tun werde!

Und für alles relevante organisiere ich mich am besten mit etwas, das ich schon seit der 1. Klasse kenne: Stift und Papier. Aus diversen Zeitmanagement-Methoden ist die To-Do-Liste bekannt. Und damit ich sie wirklich immer vor Augen habe, liegt sie als Zettel auf meinem Schreibtisch. Der Zettel hat auch den Vorteil, dass ich ihn nicht erst starten, hochfahren oder seinen Akku aufladen muss. Auf diesen Zettel schreibe ich alles auf, was ich tun muss. Und ich schreibe bewusst „tun muss“ – denn es geht nicht mehr um das, wozu ich Lust habe oder was ich tun möchte.

Dieser Zettel ist meine Orientierung für die stressigen Tage. Neue Aufgaben werden sofort auf den Zettel geschrieben. Erledigte Aufgaben werden vom Zettel gestrichen. Wenn der Zettel zu unübersichtlich wird, werden alle offenen Aufgaben auf einen neuen Zettel übertragen und der alte entsorgt. Und immer wenn ich mich frage, was jetzt zu tun ist, dann schaue ich auf meinen Zettel und entscheide mich für eine Aufgabe, die ich dann beginne und umsetze. Keine Zeit für Experimente, einfach machen!

Agantty im Test – Meine Erfahrung mit dem kostenlosen Projektmanagement Tool

Es muss nicht immer gleich MS Project oder gar eine teure Unternehmenslösung sein, um seine Projekte zu steuern. Viele Online Tools versprechen einfaches und kostenloses Projektmanagement ohne Vorbereitung. Eines davon ist Agantty, und das habe ich kürzlich ausprobiert.

Was ist der Kern des Projektmanagements? Probleme lösen, ja klar, und ansonsten? Pläne machen und umsetzen. Um Pläne zu erstellen und deren Umsetzung zu überwachen, haben sich Gantt-Diagramme und Aktionslisten vielfach bewährt. Das Online-Tool Agantty konzentriert sich ganz auf diese beiden Mittel.

Schnelle Anmeldung und intuitiver Start

Auf www.agantty.com kann ich mich mit Benutzername, E-Mail-Adresse und Passwort anmelden. Schon auf den ersten Blick erkenne ich, dass hier professionelle Webdesigner am Werk waren, denn optisch ist Agantty durchaus ein Hingucker. Nach meiner Anmeldung erwartet mich direkt ein Gantt-Diagramm. Das ist sicher die richtige Entscheidung, denn grundsätzlich ist das Gantt-Diagramm immer noch das Mittel der Wahl. Es bietet einen sofortigen visuellen Überblick über alle Aufgaben und anhand der Zeitleiste kann erkannt werden, was wann erledigt werden muss und wie die Aufgaben am Ende zusammenspielen.

Die ersten Schritte begleitet mich noch ein kleines Tutorial, das mich beim Anlegen des Projekts und der ersten Aufgabe unterstützt. Ein neues Projekt benötigt natürlich zunächst einen Namen, wahlweise eine weitere Beschreibung und bekommt dann einen Start- und einen Endtermin zugewiesen. Dann kann ich das Projekt noch einem Team zuordnen. Dazu kommen wir aber erst später, also bleibt dieses Projekt mein privates.

Gleich nach dem Projekt folgt die erste Aufgabe. Aufgaben erscheinen direkt als Balken auf dem Gantt-Diagramm, nachdem ich Start- und Endtermin der Aufgabe sowie deren Bezeichnung festgelegt habe. Mit intuitivem Klicks kann ich den Balken kürzen, verlängern oder einfach verschieben. Hierzu gehe ich einfach mit der Mauszeiger auf das Ende oder die Mitte des Balkens und ziehe mir alles zurecht. Jede Aufgabe kann auch einem Mitarbeiter zugeordnet werden. Das ist sehr hilfreich, weil sich dadurch für jeden Mitarbeiter eine ganz individuelle Ansicht des Projekts mit seinen eigenen Aufgaben und Deadlines ergibt.

Mein Zwischenfazit nach dem Start: Agantty ist total einfach und intuitiv zu bedienen und sieht dabei noch gut aus. Man kann nicht viele Fehler machen und ohne große Schulung direkt einsteigen. Das Tool verzichtet auf überflüssigen Firlefanz und reduziert sich auf das Wesentliche: Aufgaben terminieren, zuordnen und erledigen.

Individuelle Dashboards und virtuelle Teams

Damit das mit dem Zuordnen endlich klappt, benötige ich weitere Benutzer in meinem Projekt. Ich kann grundsätzlich vier verschiedene Rollen vergeben: Projektmanager, Mitarbeiter, Nur sehen, Nicht sehen. Der Nachteil hier ist aber, dass ich nur Kollegen und Mitarbeiter dem Projekt hinzufügen kann, die sich vorab selbst im Tool angemeldet haben und registriert sind. Dann muss ich auch die E-Mail-Adresse kennen, mit der sie sich angemeldet hatten, denn diese wird hier verlangt. Der Vorteil aus Datenschutzsicht ist dabei, dass niemand ungefragt ins Projekt geholt wird oder Spam erhält.

Habe ich Mitarbeiter meinem Projekt hinzugefügt, kann ich allen Mitarbeitern beliebig Aufgaben zuweisen. Das kann ich direkt beim Anlegen von neuen Aufgaben machen, oder ich kann bei bestehenden Aufgaben nachträglich Mitarbeiter hinzufügen oder ändern. Jeder Mitarbeiter hat dann Zugriff auf das Gantt-Diagramm und gleichzeitig auf sein persönliches Dashboard. Dieses Dashboard ist letztendlich eine To-Do-Liste mit allen meinen Aufgaben. Was muss heute, was diese Woche oder was noch diesen Monat erledigt werden? Mit einem Klick habe ich den Überblick. Erledigte Aufgaben kann ich direkt im Dashboard abhaken. Für den Offline-Gebrauch kann ich mir diese Liste auch als PDF erstellen und ausdrucken oder mitnehmen. Wer nur online lebt, kann sich auch täglich oder wöchentlich eine Mail mit allen Aufgaben schicken lassen. Auf einem kleinen Bildschirm ist das Format hier aber noch nicht optimal, sondern sehr gequetscht.

Kleine Einschränkungen, dafür überall verfügbar

Nach diesem positiven Eindruck sollen auch die Schwächen von Agantty nicht verschwiegen werden:

  • So gut „Agantty“ auch klingt, bei diesem Namen weiß ich nie, welcher Buchstabe jetzt doppelt geschrieben wird. Ohne mein Lesezeichen wäre ich schon aufgeschmissen.
  • Bisher kann ich das Gantt-Diagramm nur auf maximal einen Monat herauszoomen. Da fehlt mir bei längeren Projekten der Überblick. Drucken ist auch noch nicht drin.
  • Aufgaben können nicht mit Abhängigkeiten verknüpft werden, also Vorgänger-Nachfolger-Beziehungen sind nicht möglich. Das ist einerseits eine Kernfunktionalität, aber andererseits bin ich persönlich in MS Project damit nie richtig zurecht gekommen.
  • Eine Ressourcenplanung ist auch nicht möglich. Aber ganz ehrlich: Wer macht das schon? Und ist die nach zwei Wochen noch gültig?
  • Eine echte Beschränkung ist aber die Größe und Komplexität des Projekts. Bis zu einem gewissen Umfang macht das ganze große Freude, aber bei 30 Mitarbeitern und hunderten Tasks kommt Agantty bald an seine Grenzen.
  • Gibt es auch Projektmanagement-Tools, die eine Zeiterfassung mit im Bauch oder zumindest verknüpft haben? Das wäre für alle, die ihre Stunden verrechnen müssen, eine bequeme Sache.

Aber auch hier sind die Entwickler nicht auf den Kopf gefallen. Unter UserReport.com können Nutzer Verbesserungsvorschläge einreichen, andere Vorschläge bewerten und so ein interaktives Ranking erstellen. Wenn die Entwickler darauf eingehen, ist das eine super Feedback-Schleife.

Die Stärken von Agantty im Kurzüberblick:

  • Cooles Design
  • Intuitive Bedienung
  • Drag & Drop von Aufgaben
  • Mehrere Mitarbeiter arbeiten in einem Projekt zusammen
  • Dashboard mit meiner persönlichen To-Do-Liste
  • Jederzeit überall verfügbar, wo ich online sein kann
  • Auf das wesentliche reduziert, keine komplizierten Funktionen, die eh niemand nutzt
  • Das alles kostenlos, ich habe auch in den Nutzerbedingungen keinen Haken gefunden

Fazit: Praktisch und effektiv

Grundsätzlich kann das Modell von Agantty als „Software as a Service“ beschrieben werden und kommt daher mit allen Vor- und Nachteilen solcher Cloud-Lösungen:

Auf der Haben-Seite steht die weltweite, permanente Zugriffsmöglichkeit, ohne dass ich an eine Software oder gar an ein Gerät gebunden bin. Ich kann in virtuellen Teams über Unternehmens- und Ländergrenzen hinweg arbeiten. Es ist keine Installation, kein Hosting, kein Patch-Management nötig, ich brauche nur einen Browser. Im Soll haben Cloud-Lösungen aber eine Abhängigkeit vom Dienstleister mitgebracht. Das Tool kann jederzeit geändert oder der Service sogar komplett eingestellt werden – hier mit Frist von nur einer Woche. Und ohne Export-Möglichkeit meiner Daten bin ich dann schnell aufgeschmissen.

Wer die Vorteile einer kostenlosen Cloud-Lösung nutzen möchte, der bekommt mit Agantty ein intuitiv zu bedienendes, schickes und praktisches Projektmanagement-Tool, mit dem sich Projekte und Aufgaben in virtuellen Teams einfach und effektiv steuern lassen. Und wer will, kann die Spracheinstellung sogar auf plattdeutsch ändern!

Wir haben ein Umsetzungsproblem!

Wie oft ist diese Klage zu hören, wenn die schöne Strategie mal wieder scheitert. Und die Schuldigen sind auch schnell ausgemacht, denn an der Strategie kann es ja nicht gelegen haben. Und es steckt zumindest ein Kern Wahrheit darin, dass eine Strategie durchaus schwer umzusetzen ist. Wie es trotzdem gelingt, verrät dieser Artikel.

Wir haben kein Strategieproblem…

Wirklich nicht? Bevor die Umsetzung der Strategie als Problemfeld bearbeitet wird, lohnt sich ein kurzer Blick auf die vermeintlich saubere Strategie. Denn hier liegen die ersten Stolperfallen und Fragen:

  • Ist wirklich eine Strategie vorhanden, die diesen Namen verdient? Oder finden sich darin nur Allgemeinplätze nach dem Motto „Wir wollen in unseren Märkten die Nummer 1 werden und unsere Kunden mit erstklassigem Service und bester Qualität überzeugen.“ Wer sind denn unsere Märkte? Wie werden wir die Nummer 1? Wer sind unsere Kunden? Was bedeutet erstklassiger Service? Was ist beste Qualität und wieviel darf sie kosten? Eine gute Strategie beantwortet dieses Fragen.
  • Enthält die Strategie auch Kennzahlen, anhand derer der Erfolg überprüft werden kann? Auch in der Strategie dürfen Ziele gerne SMART sein, um spezifisch, messbar, akzeptiert (auch: anspruchsvoll), realistisch und termininert sein.

Wenn also wirklich eine brauchbare Strategie vorliegt, dann mag es doch an der Umsetzung liegen.

Umsetzung ist Führungsaufgabe

Nur mit dem Finger auf die Strategie-Abteilung oder auf die Mitarbeiter zu zeigen, ist aber deutlich zu kurz gesprungen. Denn die Umsetzung der Strategie ist eine Verantwortung, die von allen Führungskräften auf allen Hierarchiestufen und in allen Bereichen angenommen werden muss.

  • Die erste Frage lautet auch gleich: Ist die Strategie allen Mitarbeitern bekannt? Oder ist die Strategie geheim? Dann gibt es leider ein großes Problem, denn geheime Strategien lassen sich leider nur sehr schwer umzusetzen. Wenn das ganze Unternehmen diese Strategie verinnerlichen und danach Handeln soll, dann müssen auch alle Mitarbeiter im Unternehmen diese Strategie kennen. Wer die Strategie aber Herrschaftswissen und Statussymbol bleibt, dann können wir hier bereits aufhören.
  • Wenn die Strategie aber kommuniziert wird, ist ein erster Schritt gemacht. Jetzt sollte mit der Strategie auch gearbeitet werden: Bestimmt die Strategie die Jahresplanung? Werden Budgets, Produkte und Projekte anhand der Strategie definiert? Gibt es auch Umsetzungspläne für die Strategie? Also, welche Maßnahmen und Projekte benötigt das Unternehmen in den nächsten 12 Monaten, um den Zielen der Strategie einen großen Schritt näher zu kommen?
  • Gilt die Strategie eigentlich für alle Funktionsbereiche? Oder ist die Strategie nur für Marketing und Vertrieb relevant? Es wäre schon hilfreich, wenn alle Funktionen der gleichen Strategie folgen und auch deckungsgleiche Ziele haben. Denn sonst entstehen schnell Zielkonflikte, die zu Machtkämpfen im Topmanagement, zu Ressourcenkonflikten im Mittelmanagement und zu Frustration bei den Mitarbeitern führen.
  • Zu guter Letzt muss die Unternehmensstrategie sich auch in den Zielvereinbarungen der Führungskräfte und Mitarbeiter widerspiegeln. Damit ist die Strategie dann bei jedem einzelnen Mitarbeiter angekommen. Und nur bestimmt die Strategie tatsächlich auch das tägliche Handeln eines jeden Mitarbeiters.

Es ist also möglich, eine Strategie umzusetzen. Es ist nur viel Arbeit, um eine Strategie über alle Ebenen bis ins Operative herunter zu brechen. Und es braucht Klarheit und Fokussierung, um trotz aller Unwägbarkeiten und Meinungsverschiedenheiten in eine gemeinsame Richtung zu arbeiten.

Informationsdiät – ein Erfahrungsbericht

Bemühen Sie sich auch, jederzeit den Überblick zu behalten? Morgens Zeitung, Mittags Internet, Abends Tagesschau? Breaking News und Sportergebnisse per Push-Nachricht aufs Handy? Und dazu noch die Fachzeitschriften für Ihre Hobbies und für Ihren Beruf? Das Informationszeitalter verlangt unsere permanente Aufmerksamkeit. Wir müssen uns beeilen, um Schritt zu halten und alles mitzubekommen.

Die Welle an Informationen wird aber immer größer und es wird immer schwieriger auf ihr zu surfen. Im Mittelalter wusste man nur, was im Dorf passierte, alles andere war schlicht und ergreifend unbekannt. Später haben Tageszeitungen das wichtigste aus der bekannten Welt zusammengefasst, aber auch die Nachricht vom Untergang der Titanic im Jahr 1912 hat die Menschen erst am nächsten Tag erreicht. Heute sind wir in allen Kriegen und Katastrophen sofort live dabei und können uns bei Interesse auch über die Innenpolitik aller knapp 200 Staaten der Erde informieren.

Die größte Sorge des Menschen ist es, etwas zu verpassen. Und unser Gehirn spielt uns dabei einen Streich, der uns in kurzen Abständen immer wieder nach neuen Nachrichten forschen lässt. Denn wenn wir alle 30 Minuten Spiegel Online aufrufen, ob sich etwas Neues ereignet hat, dann werden wir häufig enttäuscht. Aber irgendwann gibt es tatsächlich etwas Neues, und das wird sofort mit Glückshormonen belohnt. Dieses kurze Glück möchten wir wieder und wieder erleben, also schauen wir regelmäßig nach. Diese Suche nach Informationen und der Wunsch gut informiert zu sein, kosten aber viel Zeit und Kraft.

Ich habe für mich daher die These aufgestellt: Es wird mir besser gehen, wenn ich KEINE Nachrichten mehr verfolge. Es wird meinen Kopf befreien, wenn ich ihn nicht mit Informationen belaste.

Was habe ich getan? Ich erhalte keine Tageszeitung und kaufe mir auch keine. Ich schaue keine Nachrichten im Fernsehen. Im Internet gehe ich auf keine Nachrichten-Seiten. Wenn im Radio Nachrichten kommen, schalte ich um – oder höre meine eigene Musik. Und das mache ich jetzt seit drei Monaten konsequent und ohne Ausnahme.

Meine erste und überraschende Erkenntnis: Ich verpasse nichts. Ich lebe nicht hinter dem Mond und ich komme weiterhin in der Welt zurecht. Meine Werte und Überzeugungen leiten mich durch mein Leben und sind Richtschnur für mein eigenes Denken und Handeln. Ich habe eine profunde Allgemeinbildung und genug Themen für Smalltalk.

Meine nächste Beobachtung: Es waren gar keine Nachrichten, die ich konsumiert habe. Das waren alles irrelevante Wortbeiträge von Wichtigtuern, für mich völlig unwichtige Diskussionen und primitive Boulevard-Unterhaltung. Als Beispiel gehe ich jetzt, wo ich diesen Artikel schreibe, auf Spiegel Online (und das bleibt hoffentlich die einzige Ausnahme). Was sind die aktuellen Schlagzeilen? Das Verhältnis der Partei AfD zu Journalisten, die Beschaffung von Kriegsschiffen ohne Ausschreibung, Demonstration von Kurden in Köln, ein Interview mit Günther Beckstein, der Liveticker zur Bundesliga, ein Portrait der amerikanischen Waffenlobby und so weiter. Ist hier irgendetwas Wesentliches passiert? Wurde irgendetwas Grundlegendes entschieden? Nein, das sind alles nur Beiträge, die eine große Leere zu füllen versuchen, um unsere Zeit und Klicks zu klauen.

Meine letzte Erfahrung: Wenn doch etwas richtig Wichtiges passiert, dann bekomme ich es auch ohne Nachrichten mit. Aber ich bleibe dabei viel entspannter. Den Abend des Amoklaufs von München habe ich bequem auf dem Sofa mit einem Buch verbracht und bin früh im Bett gewesen. Am nächsten Tag hat mich die Nachricht doch irgendwie erreicht, ich glaube es war an der Tankstelle der beiläufige Blick auf die Schlagzeilen der Tageszeitungen. Und dann habe ich dort eben die ersten drei Zeilen gelesen und fertig. Und wäre es nicht die Zeitung an der Tankstelle, dann hätten spätestens am nächsten Arbeitstag die Kollegen alle davon gesprochen. Aber ich habe eben nicht den ganzen Abend vor dem Fernseher gehockt, parallel den Liveblog im Internet gelesen und auf meinem Smartphone alle zwei Minuten den Twitter-Kanal aktualisiert.

Mein Fazit zur Informationsdiät fällt positiv aus: Ich verpasse nichts. Es waren letztendlich keine Nachrichten. Das wirklich Wichtige erreicht mich trotzdem. Ich werde weiter abstinent und entspannt bleiben.

Gewohnheiten systematisch hinterfragen für mehr Arbeitseffizienz

Je länger wir in einem Job tätig sind, desto mehr folgen wir unseren Gewohnheiten. Um dauerhaft effizient arbeiten zu können, müssen wir uns regelmäßig selbst überprüfen. Mit den richtigen Schritten können wir wertvolle Zeit gewinnen.

„Das haben wir immer schon so gemacht“

Wenn Sie in einen neuen Bereich kommen, oder mit einem neuen Thema konfrontiert werden, dann haben Sie noch einen frischen, unverbrauchten Blick auf die Abläufe und Methoden. Und Sie stellen gerne mal fest, dass manche Abläufe ganz sicher nicht effizient, sondern eher umständlich oder gar überflüssig sind. Und dann begegnet Ihnen der berühmte Satz: „Das haben wir immer schon so gemacht!“

Aber dieser Satz ist nicht nur eine Floskel, sondern Ausdruck der menschlichen Gewohnheit. Das Gehirn – auch Ihres! – ist von Natur aus faul. Oder höflicher ausgedrückt: Das Gehirn geht sehr effizient vor und strengt sich bei etablierten Abläufen nicht mehr groß mit Nachdenken an. Und so rutscht jeder von uns in kleinen Schritten in Bequemlichkeit und Gewohnheit ab.

Gewohnheiten durchbrechen

Manchmal gibt es äußere Faktoren, die Sie zum Nachdenken zwingen und Änderungen hervorrufen. Ein neuer Chef, eine Reorganisation der Abteilung oder eine neue Software können dieser Trigger sein. Und schon werden Sie und Ihr Gehirn vor Fragen gestellt und Sie beginnen neue Antworten zu suchen.

Alternativ zu den äußeren Faktoren können Sie sich auch selbst immer wieder hinterfragen. Setzen Sie sich selbst einen Trigger und gehen Sie aus Ihrer Komfortzone heraus. Stellen Sie sich dazu eine einfache Frage: Wenn ich heute neu in meinem Job beginnen würde, wie würde ich mich dann organisieren? Was würde ich nicht erneut beginnen? Womit würde ich gar nicht erst anfangen?

Systematisches Hinterfragen

Nehmen Sie sich dazu Ihren Kalender und Ihren Computer vor und gehen Sie Schritt für Schritt all Ihre Arbeitsinhalte durch:

  • An welchen Besprechungen nehme ich teil? Muss ich wirklich dabei sein? Leiste ich einen Beitrag?
  • Welche Berichte erstelle ich regelmäßig? Werden die überhaupt gelesen? Und wird mit diesen Informationen auch gearbeitet?
  • Welche Newsletter erhalte ich? Lese ich diese auch wirklich? Benötige ich die Informationen für meine Arbeit oder lenken Sie mich nur von wichtigerem ab?
  • Welche Computerprograme sind auf Ihrem Computer installiert? Nutzen Sie diese überhaupt regelmäßig? Oder frisst die nur Speicher oder hält sie von der Arbeit ab?

Seien Sie mutig und sagen Sie „nein“: Die Teilnahme am Meeting? Absagen. Den wöchentlichen Bericht? Einstellen. Den Newsletter? Stornieren. Die Software? Löschen. Und mit diesem Schritt haben Sie Zeit und Freiheit für die wichtigen Dinge und für ein effizientes Arbeiten gewonnen.

Die hier beschriebene Form der „Systematischen Müllabfuhr“ findet sich mit vielen weiteren wertvollen Methoden im Buch Führen Leisten Leben von Fredmund Malik.

Schnelltest Zeitmanagement

Mal wieder nichts geschafft? Die nächsten Tage sehen auch nicht besser aus? Es gibt eine einfache Möglichkeit, sein eigenes Zeitmanagement zu überprüfen!

Egal welche Methode Sie zum Zeitmanagement anwenden, und auch wenn Sie alles ganz intuitiv steuern: am Ende landet Ihre Planung in Ihrem Kalender. Und den brauchen wir jetzt für den Schnelltest.

Vorab müssen Sie sich noch eine Frage beantworten: Welches ist mein wichtigstes Ziel für die nächsten zwei Wochen? Gibt es einen bestimmten Meilenstein im Projekt zu erreichen? Müssen Sie jemanden für sich oder Ihre Themen gewinnen? Benötigen Sie einen Auftrag oder müssen Sie etwas abliefern? Ihr wichtigstes Ziel sollte die Grundvoraussetzung einer jeden Zeitplanung sein.

Wenn Sie sich über Ihr Ziel im Klaren sind, wenden Sie sich Ihrem Kalender zu. Drucken Sie bitte einfach die nächsten ein oder zwei Wochen Ihres Kalenders auf einem Blatt Papier aus. Und dann nehmen Sie zwei Stifte, einen in rot und einen in grün. In grün schraffieren Sie alle Termine, die Ihnen helfen Ihr Ziel zu erreichen. Und in rot schraffieren Sie alle Termine, die keinen Beitrag zur Zielerreichung liefern.

Schauen Sie sich dann Ihren Kalender im Ganzen an: Ist die Woche eher rot gefärbt oder überwiegt grün? Sind Sie in der richtigen Spur oder arbeiten Sie gar nicht auf Ihr Ziel hin? Und im Detail sollte jetzt jeder rote Termin in Frage gestellt werden. Welche dieser roten Termine können Sie absagen? Welche roten Einträge können Sie an andere Personen delegieren? Schaffen Sie sich den zeitlichen Freiraum, den Sie brauchen, um Ihre Ziele zu erreichen?

Grüne Einträge sind natürlich gut. Aber sind es auch genug und die richtigen? Oder fehlt noch ein wichtiger Schritt auf dem Weg zu Ihrem Ziel? Überlegen Sie, ob Sie noch weitere Termine vereinbaren oder auch einfach Zeit für sich selbst blocken müssen? Mit dieser kleinen visuellen Prüfung wissen Sie schnell, ob Sie auf Kurs sind und können die Richtung korrigieren wenn nötig.

 

Der Unterschied zwischen Effizienz und Effektivität

Im Leben und vor allem im Beruf streben wir oft nach einem schneller, besser und günstiger. Projekte haben häufig dieses Ziel und selbst unseren eigenen Arbeitsstil versuchen wir regelmäßig zu optimieren. Doch bevor wir das Hamsterrad immer schneller drehen lassen, sollten wir uns eine wichtige Frage stellen: Tun wir gerade das Richtige? Denn das ist die gewichtige Differenzierung zwischen Effizienz und Effektivität.

effizient = wirtschaftlich

In der Wirtschaft und auch in anderen Bereichen geht es häufig um das Verhältnis von Input zu Output. Was stecke ich rein und was erhalte ich dafür wieder raus? Für ein Produkt gilt es einen möglichst hohen Verkaufspreis bei möglichst geringen Kosten zu erzielen. Ein Projekt sollte vor jedem Start mit einem Business Case seine Wirtschaftlichkeit unter Beweis stellen. Denn nur wenn sich der Einsatz auszahlt und wir dazu noch weitere Vorteile holen, wird das Projekt gestartet. Stehen verschiedene Projekte oder verschiedene Alternativen für ein Projekt zur Auswahl, dann wird oft nach der Wirtschaftlichkeit entschieden.

Das gleiche gilt auch für unser eigenes Tun und Handeln. Wir optimieren unsere Vorgehensweise und versuchen mit möglichst geringem Aufwand das beste Ergebnis zu erreichen. Oder mit weniger Zeit oder weniger anstrengenden Dienstreisen trotzdem unser Ziel zu erreichen. Für Präsentationen greifen wir auf Vorlagen und alte Dateien zurück, für Besprechungen gibt es eine wiederholende Standard-Agenda und auf unserem Smartphone oder Laptop finden sich zahlreiche Helferlein, die uns persönlich mehr Produktivität versprechen.

effektiv = wirksam

Aber sind wir bei all dieser Optimierung auch wirksam, in dem was wir tun? Führt uns unsere Schnelligkeit überhaupt zum richtigen Ziel? Das ist die Frage nach der Effektivität! Hier geht es nicht um Input und Output, sondern um Richtung und Ziel. Ich kann in einem Projekt sehr effektive Besprechungen mit den besten Moderationstechniken durchführen, kann eine günstige Variante für die Umsetzung finden und den Einsatz der Mitarbeiter gering halten – aber wenn das im Projektauftrag formulierte Ziel schon falsch ist, dann helfen mir all diese Erfolge nicht. Denn dann hat das Projekt keinen oder nur einen geringen Nutzen und geht eben am Ziel vorbei.

In unserem täglichen Tun und in der heutigen Berufswelt sind wir sehr auf Effizienz getrimmt und haben immer Kosten und Ressourcen im Blick. Dabei kann es sich sehr lohnen, eine andere Perspektive einzunehmen. Welche meiner Handlungen sind wirklich zielführend? Bin ich nur aktiv im Hamsterrad und freue mich, wie schnell es sich dreht, oder trete ich kurz heraus und orientiere mich zu meinem Ziel hin. Denn dann erkenne ich häufig, dass ich viele Routinen und Tätigkeiten komplett einstellen kann. Die mögen vielleicht effizient gewesen sein, waren aber eben nicht effektiv.

Eigene Aufgaben organisieren

Es gibt unzählige Methoden, seine eigene Arbeit und sich selbst zu organisieren. Die bekanntesten Autoren zum erfolgreichen Selbstmanagement sind David Allen mit Getting Things Done und Lothar Seiwert mit Zeitmanagement. Sämtliche Methoden benötigen im Grunde zwei Schritte: Zunächst muss ich mir über mein Ziel im klaren werden. Wo will ich eigentlich hin? Was ist mir wichtig? Danach muss ich meine Arbeit auf eine Art und Weise organisieren, die mir hilft, nicht den Überblick zu verlieren und die Dinge zu tun, die mich meinem Ziel näher bringen.

Um nicht den Überblick zu verlieren, wird auf die eine oder andere Art eine Liste geführt. Der erste große Vorteil einer gerne To-Do-Liste genannten Übersicht, ist bereits das Aufschreiben. Mehr als 5-7 Dinge kann sich niemand ohne Training merken. Und die Chance etwas zu vergessen, das ich nicht aufgeschrieben habe, ist leider groß. Und alle Aufgaben, die ich in meiner Liste notiert habe, schwirren mir auch nicht mehr im Kopf herum und lenken mich ab. So habe ich wieder freie Aufmerksamkeit für die aktuellen Dinge. Denn ich weiß ja unterbewusst, dass ich mir alles aufgeschrieben habe und mir daher keine Sorgen machen muss, etwas vergessen zu können.

Für eine erfolgreiche Selbstorganisation ist aber noch etwas wichtig: Es darf nur eine Liste geben. Auch bei mir sieht es durchaus mal so aus: Zwei Post-Its kleben am Monitor, auf dem Schreibtisch liegen drei Notizzettel, in meinem Notizbuch habe ich etwas wichtiges notiert, in meinem Handy hatte ich unterwegs eine Erinnerung aufgeschrieben, in meinem E-Mail-Posteingang wartet eine Mail auf meine Erledigung und der Anrufbeantworter hat auch noch eine Aktion für mich.

Wenn ich mich in einer solchen Situation wiederfinde, dann hole ich mir einen großen, leeren Zettel. Und ich schreibe alle meine Aufgaben auf diesen einen Zettel. Ohne Ausnahme sammle ich alle meine To-Dos aus den verschiedenen Quellen ein, und schmeiße die anderen Notizen alle weg. Erst wenn ich alle meine Aufgaben in einer gemeinsamen Übersicht habe, kann ich auch beginnen sinnvoll zu priorisieren.

Jetzt muss ich mich entscheiden, welche Aufgaben ich als erstes erledige, welche später und welche vielleicht gar nicht. Hier gibt es jetzt wieder Unterschiede je nach Autor der Methoden. Das einfachste ist und bleibt für mich aber: Nur diese eine Liste auf Papier immer vor mir liegen haben und mir das eine, nächste Thema aussuchen. Dieses erledigen, durchstreichen und das nächste Thema nehmen.

Jetzt muss ich nur schneller sein im Durchstreichen als im Ergänzen neuer Aufgaben 😉