Agantty im Test – Meine Erfahrung mit dem kostenlosen Projektmanagement Tool

Update: Seit dieser Artikel veröffentlicht wurde, hat sich Agantty rasant weiter entwickelt. Fast alle Kritikpunkte wurden inzwischen behoben und regelmäßig kommen neue Features dazu. Somit kann ich einen Blick auf das Tool nur empfehlen.

Es muss nicht immer gleich MS Project oder gar eine teure Unternehmenslösung sein, um seine Projekte zu steuern. Viele Online Tools versprechen einfaches und kostenloses Projektmanagement ohne Vorbereitung. Eines davon ist Agantty, und das habe ich kürzlich ausprobiert.

Was ist der Kern des Projektmanagements? Probleme lösen, ja klar, und ansonsten? Pläne machen und umsetzen. Um Pläne zu erstellen und deren Umsetzung zu überwachen, haben sich Gantt-Diagramme und Aktionslisten vielfach bewährt. Das Online-Tool Agantty konzentriert sich ganz auf diese beiden Mittel.

Schnelle Anmeldung und intuitiver Start

Auf www.agantty.com kann ich mich mit Benutzername, E-Mail-Adresse und Passwort anmelden. Schon auf den ersten Blick erkenne ich, dass hier professionelle Webdesigner am Werk waren, denn optisch ist Agantty durchaus ein Hingucker. Nach meiner Anmeldung erwartet mich direkt ein Gantt-Diagramm. Das ist sicher die richtige Entscheidung, denn grundsätzlich ist das Gantt-Diagramm immer noch das Mittel der Wahl. Es bietet einen sofortigen visuellen Überblick über alle Aufgaben und anhand der Zeitleiste kann erkannt werden, was wann erledigt werden muss und wie die Aufgaben am Ende zusammenspielen.

Die ersten Schritte begleitet mich noch ein kleines Tutorial, das mich beim Anlegen des Projekts und der ersten Aufgabe unterstützt. Ein neues Projekt benötigt natürlich zunächst einen Namen, wahlweise eine weitere Beschreibung und bekommt dann einen Start- und einen Endtermin zugewiesen. Dann kann ich das Projekt noch einem Team zuordnen. Dazu kommen wir aber erst später, also bleibt dieses Projekt mein privates.

Gleich nach dem Projekt folgt die erste Aufgabe. Aufgaben erscheinen direkt als Balken auf dem Gantt-Diagramm, nachdem ich Start- und Endtermin der Aufgabe sowie deren Bezeichnung festgelegt habe. Mit intuitivem Klicks kann ich den Balken kürzen, verlängern oder einfach verschieben. Hierzu gehe ich einfach mit der Mauszeiger auf das Ende oder die Mitte des Balkens und ziehe mir alles zurecht. Jede Aufgabe kann auch einem Mitarbeiter zugeordnet werden. Das ist sehr hilfreich, weil sich dadurch für jeden Mitarbeiter eine ganz individuelle Ansicht des Projekts mit seinen eigenen Aufgaben und Deadlines ergibt.

Mein Zwischenfazit nach dem Start: Agantty ist total einfach und intuitiv zu bedienen und sieht dabei noch gut aus. Man kann nicht viele Fehler machen und ohne große Schulung direkt einsteigen. Das Tool verzichtet auf überflüssigen Firlefanz und reduziert sich auf das Wesentliche: Aufgaben terminieren, zuordnen und erledigen.

Individuelle Dashboards und virtuelle Teams

Damit das mit dem Zuordnen endlich klappt, benötige ich weitere Benutzer in meinem Projekt. Ich kann grundsätzlich vier verschiedene Rollen vergeben: Projektmanager, Mitarbeiter, Nur sehen, Nicht sehen. Der Nachteil hier ist aber, dass ich nur Kollegen und Mitarbeiter dem Projekt hinzufügen kann, die sich vorab selbst im Tool angemeldet haben und registriert sind. Dann muss ich auch die E-Mail-Adresse kennen, mit der sie sich angemeldet hatten, denn diese wird hier verlangt. Der Vorteil aus Datenschutzsicht ist dabei, dass niemand ungefragt ins Projekt geholt wird oder Spam erhält.

Habe ich Mitarbeiter meinem Projekt hinzugefügt, kann ich allen Mitarbeitern beliebig Aufgaben zuweisen. Das kann ich direkt beim Anlegen von neuen Aufgaben machen, oder ich kann bei bestehenden Aufgaben nachträglich Mitarbeiter hinzufügen oder ändern. Jeder Mitarbeiter hat dann Zugriff auf das Gantt-Diagramm und gleichzeitig auf sein persönliches Dashboard. Dieses Dashboard ist letztendlich eine To-Do-Liste mit allen meinen Aufgaben. Was muss heute, was diese Woche oder was noch diesen Monat erledigt werden? Mit einem Klick habe ich den Überblick. Erledigte Aufgaben kann ich direkt im Dashboard abhaken. Für den Offline-Gebrauch kann ich mir diese Liste auch als PDF erstellen und ausdrucken oder mitnehmen. Wer nur online lebt, kann sich auch täglich oder wöchentlich eine Mail mit allen Aufgaben schicken lassen. Auf einem kleinen Bildschirm ist das Format hier aber noch nicht optimal, sondern sehr gequetscht.

Kleine Einschränkungen, dafür überall verfügbar

Nach diesem positiven Eindruck sollen auch die Schwächen von Agantty nicht verschwiegen werden:

  • So gut „Agantty“ auch klingt, bei diesem Namen weiß ich nie, welcher Buchstabe jetzt doppelt geschrieben wird. Ohne mein Lesezeichen wäre ich schon aufgeschmissen.
  • Bisher kann ich das Gantt-Diagramm nur auf maximal einen Monat herauszoomen. Da fehlt mir bei längeren Projekten der Überblick. Drucken ist auch noch nicht drin.
  • Aufgaben können nicht mit Abhängigkeiten verknüpft werden, also Vorgänger-Nachfolger-Beziehungen sind nicht möglich. Das ist einerseits eine Kernfunktionalität, aber andererseits bin ich persönlich in MS Project damit nie richtig zurecht gekommen.
  • Eine Ressourcenplanung ist auch nicht möglich. Aber ganz ehrlich: Wer macht das schon? Und ist die nach zwei Wochen noch gültig?
  • Eine echte Beschränkung ist aber die Größe und Komplexität des Projekts. Bis zu einem gewissen Umfang macht das ganze große Freude, aber bei 30 Mitarbeitern und hunderten Tasks kommt Agantty bald an seine Grenzen.
  • Gibt es auch Projektmanagement-Tools, die eine Zeiterfassung mit im Bauch oder zumindest verknüpft haben? Das wäre für alle, die ihre Stunden verrechnen müssen, eine bequeme Sache.

Aber auch hier sind die Entwickler nicht auf den Kopf gefallen. Unter UserReport.com können Nutzer Verbesserungsvorschläge einreichen, andere Vorschläge bewerten und so ein interaktives Ranking erstellen. Wenn die Entwickler darauf eingehen, ist das eine super Feedback-Schleife.

Die Stärken von Agantty im Kurzüberblick:

  • Cooles Design
  • Intuitive Bedienung
  • Drag & Drop von Aufgaben
  • Mehrere Mitarbeiter arbeiten in einem Projekt zusammen
  • Dashboard mit meiner persönlichen To-Do-Liste
  • Jederzeit überall verfügbar, wo ich online sein kann
  • Auf das wesentliche reduziert, keine komplizierten Funktionen, die eh niemand nutzt
  • Das alles kostenlos, ich habe auch in den Nutzerbedingungen keinen Haken gefunden

Fazit: Praktisch und effektiv

Grundsätzlich kann das Modell von Agantty als „Software as a Service“ beschrieben werden und kommt daher mit allen Vor- und Nachteilen solcher Cloud-Lösungen:

Auf der Haben-Seite steht die weltweite, permanente Zugriffsmöglichkeit, ohne dass ich an eine Software oder gar an ein Gerät gebunden bin. Ich kann in virtuellen Teams über Unternehmens- und Ländergrenzen hinweg arbeiten. Es ist keine Installation, kein Hosting, kein Patch-Management nötig, ich brauche nur einen Browser. Im Soll haben Cloud-Lösungen aber eine Abhängigkeit vom Dienstleister mitgebracht. Das Tool kann jederzeit geändert oder der Service sogar komplett eingestellt werden – hier mit Frist von nur einer Woche. Und ohne Export-Möglichkeit meiner Daten bin ich dann schnell aufgeschmissen.

Wer die Vorteile einer kostenlosen Cloud-Lösung nutzen möchte, der bekommt mit Agantty ein intuitiv zu bedienendes, schickes und praktisches Projektmanagement-Tool, mit dem sich Projekte und Aufgaben in virtuellen Teams einfach und effektiv steuern lassen. Und wer will, kann die Spracheinstellung sogar auf plattdeutsch ändern!

Welche Stärken benötigt ein Projektleiter?

In Ihrem Karriere-Blog hat Svenja Hofert zur Blogparade aufgerufen und fragt generell nach meinen Stärken. Im Kontext dieses Projektleiter-Blogs formuliere ich die Frage um und suche nach notwendigen Stärken im Projektmanagement: Welche Stärken benötigt ein Projektleiter und wie finde ich diese Stärken?

Die Aufgaben des Projektleiters dienen als Basis

Um die Frage nach den Stärken zu beantworten, ist zuerst ein Blick auf die Aufgaben eines Projektleiters notwendig. Aus meiner Sicht hat ein erfolgreicher Projektleiter drei wesentliche Aufgaben zu meistern: Mitarbeiter führen, Aufgaben koordinieren und Probleme lösen.

  1. Mitarbeiter führen: Ein Projektleiter ist weniger Chef und mehr Moderator. Er vermittelt zwischen verschiedenen Menschen und Zielen, ohne dabei die disziplinarische Führungsverantwortung zu haben. Er ist mit den Projektmitarbeitern vernetzt und nimmt deren Anliegen und Sorgen auf. Gleichzeitig hat der Projektleiter eine klare Vorstellung über das zu erreichende Ziel und bespricht es immer wieder mit allen Beteiligten.
  2. Aufgaben koordinieren: Ein Projektleiter muss den Überblick behalten. Er darf das Projektziel nie aus den Augen verlieren, muss gedanklich immer zwei Schritte weiter sein und trotzdem nie das jetzt und hier vergessen. Er benötigt eine Methode, die ihm dabei hilft, seine Projektplanung in die Tat umzusetzen.
  3. Probleme lösen: Der beste Plan ist nichts wert, wenn er nicht flexibel verändert werden kann. Der beste Projektleiter verdient dieses Adjektiv nicht, wenn er nicht auf Herausforderungen reagieren und Hindernisse überwinden kann. Irgendetwas wurde leider doch vergessen, oder funktioniert nicht so wie geplant, oder dauert länger, oder wird teurer als vorgesehen. Und dann gilt es für den Projekteleiter in Aktion zu treten.

Vier neue Stärken braucht der Projektleiter

Es gibt immer wieder aktuelle Mode-Erscheinungen, die definitiv nicht als Stärke für einen Projektleiter benötigt werden: Ich muss nicht multi-tasking-fähig sein – weil das sowieso nicht funktioniert. Ich brauche nicht eine große Resilienz – weil das nur ein neues Wort für bekannte Allgemeinplätze ist. Ich muss kein Meister im Story-Telling sein – denn viel entscheidender sind Inhalte.

Stattdessen benötigt ein erfolgreicher Projektleiter vier wesentliche Stärken: Kommunikation, Urteilsvermögen, Konzentration und Willensstärke.

  1. Kommunikation: Ein erfolgreicher Projektleiter muss zahlreiche Interessen vereinen, die teilweise widersprüchlich sein mögen. Um die Mitglieder des Projektteams und externe Interessengruppen auf eine gemeinsame Linie zu bringen, benötigt er diplomatisches Geschickt. Er muss viel sprechen, die Motivation einzelner Personen und Gruppen erkennen und immer wieder persönlich vermitteln.
  2. Urteilsvermögen: Um erfolgreich Projekte zu leiten, muss ein Projektleiter regelmäßig neue und unbekannte Situationen einschätzen. Es gilt Risiken zu bewerten, Indikatoren zu interpretieren und Meinungen von Fakten zu unterscheiden. Wer Projekte erfolgreich leiten will, der muss sich immer ein eigenes Bild machen. Und auf dieser Grundlage gilt es dann die richtigen Entscheidungen zu treffen und für ihre Umsetzung zu sorgen.
  3. Konzentration: Um den Überblick zu behalten, und um sich nicht im täglichen Geschäft zu verzetteln, ist eine Konzentration auf das Wesentliche essentiell. Der erfolgreiche Projektleiter fokussiert sich auf die Projektziele, auf die für ihre Erreichung notwendigen Maßnahmen und er arbeitet an den wesentlichen Projektrisiken. Der Projektleiter muss in der Lage sein, das Wichtige vom Unwichtigen zu unterscheiden, sich auf das Wichtige zu konzentrieren und nicht vom Dringenden treiben zu lassen.
  4. Willensstärke: Bei all den Problemen, die regelmäßig auftauchen, darf sich ein Projektleiter nicht unterkriegen lassen. Er muss seinem Projektteam immer die Richtung vorgeben und die Gewissheit es schaffen zu können. Gepaart mit einem gesunden Optimismus ist der Wille nach Leistung und Zielerreichung eine wesentliche Stärke für einen erfolgreichen Projektleiter.

Eine einfache Frage führt zu diesen Stärken

Die notwendigen Stärken Kommunikation, Urteilsvermögen, Konzentration und Willensstärke lassen sich leider nicht aus Zeugnissen oder einer Bewerbung ablesen. Auch in der persönlichen Zusammenarbeit mag der erste Eindruck durch andere Faktoren beeinflusst werden.

Dabei gibt es eine ganz einfache Leitfrage, die zu ganz persönlichen Stärken führt: Was fällt mir leicht?

Die Frage lautet nicht, was mache ich gerne. Sondern es wird gezielt danach gefragt, was mir leicht fällt. Und all das, was mir leicht fällt, das sind meine Stärken. Die Frage „Was fällt mir leicht?“ kann auch etwas abgewandelt formuliert werden: In welchen Situationen fühle ich mich sicher? Was geht mir einfach von der Hand? Wann muss ich nicht viel nachdenken oder mich anstrengen? Wo verstehe ich die Schwierigkeiten anderer nicht?

Und die Antworten sind dann nicht: Ich bin teamfähig und motiviert. Sondern ich merke, wo meine wahren Talente liegen: Ich kann gut Menschen einschätzen und mich auf neue Personen einlassen. Ich habe die Gabe, komplexe Situationen schnell zu durchschauen und die wesentliche Ursache zu erkennen. Es fällt mir leicht, mit anderen zu verhandeln und ein für alle optimales Ergebnis zu finden.

Diese Methoden finden Ihre Stärken

Wem die eigene Leitfrage „Was fällt mir leicht?“ noch nicht genügt, dem stehen zahlreiche Angebote offen, die eigenen Stärken zu finden.

Svenja Hofert hat in Ihrem Buch Was sind meine Stärken einen „StärkenNavigator“ entwickelt. Über einen umfangreichen Test findet jeder seine individuellen 5 Stärken und wie er damit erfolgreich arbeiten kann.

Das Ur-Buch der Stärken basiert auf einer umfangreichen Forschung der Firma Gallup und ist in der Originalversion Entdecken Sie Ihre Stärken jetzt oder in der überarbeiteten Version Entwickle deine Stärken erhältlich.

Für Projektteams sind auch die 9 Teamrollen nach Belbin hilfreich. Wer den Weg über einen Berater scheut, der findet bei Wikipedia eine gute Übersicht.

BCG entschlüsselt: Die geschickte Präsentation der Berater der Boston Consulting Group

Was macht ein Unternehmensberater anders, damit seine Präsentation so wichtig und überzeugend erscheint? Bei genauerer Betrachtung sind weder das Layout noch die Gestaltung einzelner Folien besonders außergewöhnlich. Die große Stärke liegt vor allem in der Strukturierung der Folien und in der Verwendung von besonderen Überschriften.

 

Gliederung: Der Hauptteil der Präsentation besteht aus zwei Teilen: Die Seiten 5-8 zeigen die Ergebnisse einer US-Umfrage zum autonomen Fahren. Und auf den Seiten 9-11 hat BCG Berechnungen zu den Kosten von autonomen Fahrzeugen zusammengestellt. Dazu fassen die Seiten 3 und 4 die Ergebnisse in prägnanten Aussagen zusammen. Interessant ist hier, dass die Kernaussagen der Präsentation gleich zu Beginn stehen. Die folgenden Folien unterstützen und begründen dann diese Kernaussagen.

>>> Gratis E-Book: Präsentieren wie ein Berater <<<

Inhaltsverzeichnis: Ein Inhaltsverzeichnis im herkömmlichen Sinn gibt es hier nicht. Die Zusammenfassung auf den Seiten 3 und 4 ist analog zu den folgenden Seiten sortiert und dient als roter Faden für die weitere Präsentation. Eine visuelle Orientierung ist nicht vorhanden, bei insgesamt 13 Seiten aber auch nicht wirklich notwendig.

Überschriften: Wie bei allen guten Unternehmensberatern sind die Überschriften knackige Kernaussagen. Anstatt inhaltsleerer Angaben (z. B. „Umfrage Teil 3“) gibt die Überschrift den Inhalt der gesamten Folie wieder (z. B. „Viele Kunden sind bereit über 5.000 US$ auszugeben“). Wer nur die Überschriften liest, der versteht bereits die gesamte Präsentation.

Folienmaster: BCG räumt den Inhalten auf seinen Folien sehr viel Platz ein. Das Firmenlogo ist letztendlich nur ein Schriftzug, der wie eine Fußzeile ganz unten positioniert ist. Eine dicke, grüne Linie trennt oben die Überschrift vom Inhaltsbereich der Folie. Die Seitenzahl steht ganz klein in der Ecke rechts unten.

Text-Seiten: Eine reine Text-Seite findet sich nur auf Seite 2. Hier nutzt BCG das Standard-Layout von PowerPoint mit grünen Listenpunkten. In Bezug auf das Layout die einfachste Folie der Präsentation.

Daten und Diagramme: Die meisten Folien dieser Präsentation werden von Diagrammen beherrscht. Dabei reduziert BCG die Gestaltung auf das Wesentliche: Zwei Achsen, grüne Balken und jeweils ein Wert auf dem Balken. Da ist keine Spielerei und nichts, das vom Inhalt ablenken könnte. Zusätzlich hebt ein oranger Rahmen noch die wichtigsten Werte hervor, oder ein Diagrammtitel fasst die wichtigste Aussage zusammen.

Schaubilder: Auf Seite 9 ist ein Auto gezeichnet, an dem die Bauteile für autonomes Fahren hervorgehoben sind. Wer sich einen Illustrator leisten kann, hinterlässt mit so einer Grafik natürlich einen sehr professionellen Eindruck.

Tabellen: Die Folien 3 und 4 könnten eine langweilige Aufzählung oder eine Textfolie sein, aber BCG erstellt hier eine ansprechende Tabelle. Drei Kategorien sind durch vertikale, hellgrüne Blöcke zusammengefasst. Innerhalb der Kategorien sind dann einzelne Punkte durch eine römische Zahl und ein Piktogramm unterteilt. Dahinter folgt dann wieder der bekannte Stil der Unternehmensberater mit kernigen, teilweise forschen Botschaften.

Fazit: Jede Seite für sich betrachtet sind das Layout und die Gestaltung keine große Kunst. Inhaltlich stützt sich die Präsentation auf eine Umfrage und eine interne Berechnung. Die besondere Stärke der Boston Consulting Group ist hier die Strukturierung der Präsentation und die Verwendung von Kernaussagen. Die Struktur stellt das Ergebnis an den Anfang, vertieft danach die genannten Punkte und unterstützt die Argumentation mit Daten. Die Kernaussagen (oder auch „beliefs“, also Überzeugungen) beherrschen nicht nur die Überschriften der Folien. Vielmehr findet sich kaum ein Satz, der nicht als aktive Überzeugung formuliert ist.

Buchempfehlungen zum Thema:

In dem Buch Das Prinzip der Pyramide: Ideen klar, verständlich und erfolgreich kommunizieren erläutert die McKinsey-Beraterin Barbara Minto, wie Präsentationen von Beratern aufgebaut werden.

Das Buch Key Message Delivered: Business-Präsentationen mit Struktur baut auf dieser Vorgehensweise auf und bietet umfangreiche Praxistipps für die eigene, überzeugende Präsentation.

Buch-Empfehlung: slide:ology

„slide:ology: Oder die Kunst, brilliante Präsentationen“ zu entwickeln ist das Standardwerk von Nancy Duarte. Getreu dem Motto „Ideen statt Folien entwickeln“ werden große Redner oder Agenturen dieses Buch immer auf dem Schreibtisch liegen haben. Wer neue Ideen und Inspirationen sucht, kann sich hier viel abgucken. Für jeden, der mit Präsentationen arbeitet, eine klare Empfehlung.

Hier geht es zur ausführlichen Buchbesprechung.

Was wirklich zählt

Erfolgreiche Projekte profitieren in besonderem Maße von offenem Konfliktmanagement, klaren Kompetenzen, eindeutigen Projektzielen und der Unterstützung des Managements. Zu diesem Ergebnis kommt eine empirische Untersuchung der Hochschule Koblenz. Subjektiv werden Teamwork und schnelle Entscheidungen am höchsten bewertet.

Die Studie untersuchte explizit, welche Komponenten den größten messbaren Effekt auf den Projekterfolg hatten. Mit Konflikten offen und konstruktiv umzugehen, wird von den Autoren als stärkster Effekt genannt. Dies beinhaltet auch einen respektvollen Umgang miteinander. Gleich danach folgt eine transparente Projektorganisation, in der die Rollen und Verantwortlichkeiten der Projektmitarbeiter klar geregelt sind. Beides sind Schlüsselaufgaben für den Projektleiter, der hier eine gute Mitarbeiterführung im Projekt an den Tag legen muss.

Im fachlichen Bereich ist ein klar formuliertes und eindeutiges Projektziel ausschlaggebend für den Projekterfolg. Im Projektverlauf muss der Projektleiter regelmäßig über den aktuellen Status und den erreichten Fortschritt informieren. Auf diesem Punkt sollte ein besonderes Augenmerk liegen! Denn im Gegensatz zu den empirischen Ergebnissen wurde bei der persönlichen, subjektiven Einschätzung dieser Bereich als wenig wichtig betrachtet.

Beim Projektauftrag ist weniger die detaillierte Formulierung oder gar vertragliche Gestaltung entscheidend. Vielmehr trägt eine echte Unterstützung des Auftraggebers und eine frühzeitige Einbindung der Stakeholder zum Projekterfolg bei.

Auch das CIO Magazin hat einen Artikel über die Studie veröffentlicht. Bei den dort zitierten Ergebnissen beschränkt sich deren Autorin lediglich auf die „subjektiv wahrgenommenen Hauptgründe“. Diese finden sich aber auf den letzten Seiten der Studie und sollten nur ein Vergleich zu den empirischen Ergebnissen auf den 129 Seiten zuvor sein. Die vollständigen Ergebnisse und die Studie der Hochschule Koblenz finden Sie unter www.erfolgsfaktoren-projektmanagement.de.

McKinsey entschlüsselt: Die clevere Präsentation der Unternehmensberater

Präsentationen von Unternehmensberatern sind recht profan und gleichzeitig ganz besonders. Dieses Beispiel von McKinsey zeigt die geniale Gliederung mit raffinierten Überschriften – selbst wenn die Texte und einzelnen Seiten gerade mal Durchschnitt sein mögen.

 

Gliederung: Die Präsentation ist in drei Kapitel aufgeteilt und jedes Kapitel hat fünf Seiten. (Ausnahme ist Kapitel 2 mit sechs Seiten.) Dies ist eine bewährte Grundstruktur von McKinsey und anderen Unternehmensberatern. Jedes Kapitel steht für eine These und wird dann auf fünf Seiten durch Fakten gestützt. Drei Thesen lassen sich über die gesamte Dauer der Präsentation gut merken. Und fünf Seiten Fakten ist genug, um einen Spannungsbogen aufzubauen, aber auch nicht zuviel, um die Zuhörer zu verlieren.

>>> Gratis E-Book: Präsentieren wie ein Berater <<<

Inhaltsverzeichnis: Seite 2 zeigt einen Überblick über die zu erwartenden Themen. In herkömmlichen Präsentationen steht hier häufig nur eine Überschrift im Sinne von „1. Grundlagen – 2. Vorteile – 3. Umsetzung“. Bei Unternehmensberatern werden aber immer Aktionssätze verwendet. Diese fassen bereits den Inhalt zusammen, beziehen eindeutig Position und machen hier neugierig auf die folgenden Seiten.

Überschriften: Die drei Kapitel werden durch eine große voranstehende Zahl wiederholt, so dass der Leser/Zuhörer immer weiß, wo er sich befindet. Auch in den Titeln der einzelnen Folien kommen wieder Aktionssätze zum Einsatz. Sie fassen den Inhalt der Seite nicht nur zusammen, sondern sind auch die Interpretation der Daten und Stichpunkte. Wenn Sie sich durch die Präsentation klicken, und dabei nur die Überschriften lesen, dann lesen Sie eine durchgehend logisch aufgebaute Geschichte.

Folienmaster: Dem Inhalt wird sehr viel Platz eingeräumt. McKinsey zeigt sein Firmenlogo nur auf der Titelseite, und auch da sehr klein in der Ecke. Jede weitere Folie hat dann nur noch eine Art Fußzeile mit der Seitenzahl, dem geschriebenen Firmennamen und Platz für Quellenangaben (z. B. auf Seite 18). Es wird nur eine Schriftart ohne Serifen verwendet, die dafür in Ihrer Schriftgröße stark variiert.

Text-Seiten: Seite 4 ist ein Beispiel für eine starke Textseite. Der Ausdruck „Customer Journey“ steht hervorgehoben in einem weißen Kreis, von dem vier Arme ausgehen. Jeder Arm führt zu einem Stichpunkt, in dem die Schlüsselbegriffe fett hervorgehoben sind. Rechts davon ist ein weiterer Kasten, der durch seine graue Hintergrundfarbe in der Bedeutung nachgeordnet ist. In diesem Kasten stehen die erläuternden Beispiele. Das Fazit steht unten auf der Seite, ist in fetter und großer Schrift dargestellt und mit einer kräftigen Hintergrundfarbe versehen. Die besonders große Zahl lenkt das Auge, soll die Bedeutung des Themas hervorheben, ist hier aber unbewiesen und (noch) zusammenhangslos.

Daten und Diagramme: Seite 8 reduziert die Daten auf die wesentlichen Aussagen. Es werden nur vier wesentliche Kennzahlen dargestellt, die jede einen einzelnen Kasten erhalten. Unter der Überschrift findet sich ein Symbol, dass die Kennzahl illustrieren soll. Wichtig ist hier, dass alle Symbole einer gemeinsamen Form- und Farbsprache folgen. Neben dem Symbol kennzeichnet dann ein Pfeil die Verbesserung mit einem Prozentwert. Woher die Werte kommen, ob aus einem echten Fall, aus großer Statistik oder nur Prognose sind, bleibt völlig unklar. Letztendlich dominieren die Pfeile in Größe und Farbe und zeigen damit die Verbesserungen.

Schaubilder: Konzeptbilder wie auf Seite 10 sind häufig eine große Stärke von Unternehmensberatern. Auf dieser Seite werden sechs Markenzeichen („hallmarks“) in einem Kreislauf dargestellt. Der große blaue Kreis ist dafür in sechs Segmente unterteilt, die mit einem Pfeil auf das nächste Segment zeigen. Zur Unterstützung sind alle Segmente durchnummeriert. Im Segment befindet sich ein Symbolfoto, wobei hier die Bildsprache zwischen Grafik (Nr. 2 und 6) und Foto wechselt. Die eigentlichen Inhalte stehen neben dem Kreis.

Tabellen: Die Tabelle auf Seite 15 ist zwar recht textlastig mit kleiner Schrift, folgt aber einer sehr guten Darstellung. Tabellen benötigen nicht immer ein Karo-Muster für jedes Feld, besser ist es auf Linien zu verzichten. Die erste Spalte wird hier durch eine andere Hintergrundfarbe dargestellt. Die Überschriften stehen über der Tabelle in einer anderen Schriftfarbe, fett und mit Großbuchstaben. Eine Illustration in der ersten Spalte hilft beim Erfassen der Tabelle. Im Vortrag wird dann nicht alles vorgelesen, sondern nur ein paar Beispiele herausgehoben.

Fazit: Die Gestaltung einzelner Folien ist nicht besonders außergewöhnlich oder herausragend. Dennoch gibt es ganz besondere Merkmale dieser McKinsey-Präsentation:

  • Es werden zahlreiche Thesen proklamiert, die einen großen Nutzen versprechen.
  • Überschriften sind immer aktive Aussagen, die überzeugen sollen.
  • Die Gliederung umfasst drei Kapitel mit jeweils fünf unterstützenden Seiten, die diese Thesen vermitteln.

Buchempfehlungen zum Thema:

In dem Buch Das Prinzip der Pyramide: Ideen klar, verständlich und erfolgreich kommunizieren erläutert die McKinsey-Beraterin Barbara Minto, wie Präsentationen von Beratern aufgebaut werden.

Das Buch Key Message Delivered: Business-Präsentationen mit Struktur baut auf dieser Vorgehensweise auf und bietet umfangreiche Praxistipps für die eigene, überzeugende Präsentation.

Ein Premierminister bei Slideshare

Da traut sich einer was! Der indische Premierminister Narendra Modi hat auf Slideshare eine Präsentation veröffentlicht.

Auf den ersten Eindruck sieht das ganz überzeugend aus, da waren zumindest Profis am Werk. Ok, es fehlt eine Titelseite und ein Inhaltsverzeichnis oder zumindest ein Überblick über die 20 Seiten. Dafür werden wenige Daten stilvoll illustriert und übersichtlich dargestellt. Der gesamte Hintergrund wird durch ein großformatiges Foto ausgefüllt. Alles sehr ansprechend in moderner Farb- und Bildsprache. Die Folie ist nicht überladen und die Kernaussage lässt sich sofort erfassen.

Aber dann! Der positive erste Eindruck verschwindet schnell, je weiter ich mich durch die Seiten klicke. Denn es ist der immer gleiche Aufbau. Ein großer Kreis, in dem zwei Zeiträume zu einer Kennzahl gegenüber gestellt werden. Das ganze ohne erkennbare Struktur und roten Faden, einfach eine Kennzahl nach der nächsten. Und zu allem lächelt, marschiert und winkt Herr Modi, damit auch der letzte versteht, wer für diese tolle Entwicklung verantwortlich ist.

Und spätestens auf Seite 7 bin ich dann genervt von dieser Penetranz und verliere das Interesse an der Botschaft. Welche Botschaft ist es überhaupt? Und warum muss das 20 Mal in den Kopf gehämmert werden? Viel besser wäre es doch, vom Großen ins Kleine zu gehen. Oder einen Spannungsbogen aufzubauen. Eine Einleitung und ein Fazit zu präsentieren.

Gute Optik ist wichtig – aber ohne Struktur und Botschaft auch nichts wert. Da geht noch mehr, Herr Premierminister.

Misserfolg mit System

Studien und Fallbeispiele zu erfolgreichen Projekten gibt es viele. Aber wer hat bisher gefragt, warum ein Projekt misslingt und seine Ziele nicht erreicht? Antworten darauf gibt eine Studie der GPM, veröffentlicht im Magazin PMaktuell.

Die Probleme mit dem stärksten Einfluss auf den Projekterfolg sind: Unklare Projektziele, Änderungen in der Aufgabenstellung nicht erkannt, unvollständige Machbarkeitsanalyse im Vorfeld und sich ändernde Anforderungen durch den Kunden.

Für diese Aufgabenfelder gibt es eigentlich ausreichend Standards und Werkzeuge, so dass deren grundsätzliches Fehlen oder die Unkenntnis darüber nicht die Ursache sein kann. Und auch die Erreichbarkeit des Lenkungskreises oder andere regelmäßige Abstimmungen wurden in dieser Studie als problemlos bewertet.

Wo aber liegt dann das Problem? Tatsächlich geht es um eine rechtzeitige und offene Kommunikation sowie den Mut schwierige Themen anzusprechen. Der Projektleiter begegnet seinem Auftraggeber und Kunden nicht auf Augenhöhe. Er berät ihn nicht offen und umfassend, was im Projekt realisierbar ist und dass seine neuen Anforderungen Auswirkungen auf die ursprünglich vereinbarte Planung haben. Hier können sowohl Schulungen für Projektleiter unterstützen, als auch ein klares Mandat und die Unterstützung durch den Projektsponsor.

Abschließend wertete die Studie die häufigsten (nicht schwersten!) Probleme aus, unterschieden je nach Projektart. Bei externen Kundenprojekten ist das am häufigsten auftretende Problem, dass sich die Anforderungen des Kunden ändern. Bei internen Projekten steht die unvollständige Ressourcenplanung an erster Stelle, gefolgt von unklaren Rollen und Verantwortlichkeiten zwischen Projekt und Linienorganisation.

Auch wenn die kleine Stichprobe mit 151 Teilnehmern nicht repräsentativ sein kann, so gibt es doch wertvolle Hinweise auf besonders beachtenswerte Aspekte im eigenen Projekt.