Im Chaos gleichmäßig zum Erfolg

In seinem Bestseller „Oben bleiben. Immer“ untersucht Jim Collins dauerhaft erfolgreiche Unternehmen und deren Erfolgsgeheimnis. Denn in turbulenten Zeiten haben es diese Unternehmen geschafft, ihren Weg stetig weiter zu gehen und wirklich langfristig erfolgreich zu sein. Und langfristig ist hier im ursprünglichen Sinn zu verstehen, so dass Unternehmen teilweise über Jahrzehnte erfolgreich sind und bleiben.

Jim Collins hat in seiner umfangreichen empirischen Untersuchung von Unternehmen neben anderen Punkten zwei wesentliche Faktoren für dauerhaften Erfolg ausgemacht: Gute Vorbereitung und kontinuierliches Vorgehen.

Eine gute Vorbereitung setzt sich ernsthaft mit der Aufgabe auseinander und nimmt diese nicht auf die leichte Schulter. Versuchen Sie gerne die Umgebung oder das Projekt zu simulieren. Worauf kommt es an? Was sind Hindernisse, die Sie jetzt schon kennen? Mit welchen Risiken müssen Sie rechnen? Überlegen Sie, welche Ressourcen Sie für Ihr Projekt benötigen. Machen Sie sich selbst und Ihre Mitstreiter mit der Materie vertraut und tauchen Sie in die Aufgabe schonmal ein. Teilen Sie sich das Projekt in gleich große Etappen ein und setzen Sie eine regelmäßige Zielmarke. Und zuletzt bauen Sie auch gerne einen Puffer mit in Ihre Planung mit ein, Sie werden ihn später gebrauchen können.

Wenn Sie wirklich wissen, worauf Sie sich eingelassen haben; und wenn Sie sich sicher sind, dass Ihr Team alle Vorbereitungen abgeschlossen hat; erst dann machen Sie sich auf den Weg. Denn wenn Sie einmal unterwegs sind, dann dürfen Sie nicht mehr aufhören zu laufen. Das unterscheidet die wirklich erfolgreichen Unternehmen von der weniger glamourösen Vergleichsgruppe. Ihr Tempo muss gar nicht mal so groß sein, nehmen Sie sich eine realistische Etappe vor – jeden Tag! Gehen Sie in immer gleich großen Schritten vor – egal wie die Umstände sind! Jetzt gibt es keine Ausreden mehr, bedächtig aber kontinuierlich ist das Motto:

  • Wenn es einen Tag mal schlecht läuft, dann setzen Sie trotzdem alles daran, das Etappenziel zu erreichen. Und wenn Sie dafür länger arbeiten, mit mehreren Personen arbeiten oder einfach mehr Kraft investieren müssen, Sie hören erst mit Erreichen des Etappenziels auf. Am nächsten Tag gibt es dann keinen Grund auszuruhen, es geht weiter mit der nächsten Etappe.
  • Kraft tanken können Sie an den Tagen, an denen es richtig gut läuft. Auch wenn es mal rund läuft und Sie vor der geplanten Zeit ihr Etappenziel erreicht haben, halten Sie an. Sie brauchen jetzt nicht weiterlaufen, sondern können sich sammeln und sortieren.
  • So geht es weiter, Tag für Tag, in immer gleich großen Schritten. Damit machen Sie am Ende deutlich mehr Strecke, als jemand der bei Regen abwartet und bei Sonne einen Gewaltmarsch versucht.

Sie werden erkennen, dass Sie Ihre Projektziele mit detaillierter und guter Vorbereitung sowie mit einem stetigen Tempo unabhängig der Rahmenbedingungen schneller erreichen werden.

Das ganze funktioniert übrigens auch im privaten Bereich. Beispiel Laufen: Nehmen Sie sich jeden Tag (oder jeden 2. Tag) eine feste Distanz vor, zum Beispiel 10 Kilometer. Und dann laufen Sie jeden Tag 10 Kilometer, egal wie das Wetter ist oder ob gerade die Schuhe drücken. Wenn dann am Wettkampftag der Regen peitscht, dann kennen Sie das schon längst und laufen Ihre 10 Kilometer wie an jedem anderen Tag auch, während die Sonnenläufer lange Gesichter machen und mit ihrer Motivation zu kämpfen haben.

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Lass stecken

Eine gute Präsentation zu erstellen, kostet viel Zeit:

  • Inhalte erarbeiten und strukturieren
  • Jede einzelne Seite mit Text füllen
  • Diagramme erstellen und in die Präsentation einfügen
  • Lizenzfreie Bilder suchen und ergänzen
  • Technik prüfen und in Betrieb nehmen

Häufig kann ich diese Zeit sparen, indem ich auf das Medium Präsentation verzichte:

  • Ist ein persönliches Treffen notwendig?
  • Wie viele Seiten der Präsentation sind nur Beiwerk?
  • Braucht ein Meeting zu zweit immer ein Präsentation?
  • Was will ich überhaupt vermitteln oder erreichen?

Meistens reichen auch gut strukturierte E-Mails oder eine Tabelle:

  • Die gegliederten Inhalte mit der Kernaussage zu Beginn können auch in einer E-Mail formuliert werden.
  • Dies funktioniert besonders gut, wenn nur Informationen vermittelt werden sollen.
  • Für Entscheidungen werden häufig Kennzahlen herangezogen, die in einer Tabelle dargestellt werden.
  • Diese Tabelle kann ich ausgedruckt mitbringen oder direkt in der Tabellenkalkulation an die Leinwand projizieren.

Dies kann häufig der wirksamere und gleichzeitig effizientere Weg sein.

Der zentrale Zettel schlägt sie alle

Ich habe gerade super viel um die Ohren und weiß nicht, was ich als erstes anfangen soll. Es muss so viel geregelt werden und alle wollen etwas von mir. Dabei habe ich doch gar keine Zeit, weil schon so bald alles fertig sein muss. In solch einer Situation bieten sich zahlreiche Produktivitäts-Tools und kleine Helferlein an. Aber Achtung, genau hier lauert auch eine große Falle!

Neue Tools und Methoden kosten mich viel zu viel Zeit, die ich jetzt gar nicht habe. Ich könnte mich wunderbar damit ablenken, über die besten Apps zu recherchieren und Erfahrungsberichte lesen. Ich könnte mir die besten drei herunterladen und selbst ausprobieren. Aber damit sind schon zwei Abende verstrichen und ich bin noch keinen Schritt weiter. Und selbst wenn ich mich für ein Tool entscheide, muss ich erst lernen mit der neuen Software richtig umzugehen.

Der wichtigste und erste Schritt ist nämlich nicht, etwas Neues einzuführen – sondern bestehende Dinge zu streichen. Wenn ich zu wenig Zeit habe, dann muss ich alles weglassen, was mich gerade jetzt nicht zum Ziel führt. Ich gehe nicht mehr ans Telefon, ich antworte nur auf die Nachrichten, die gerade relevant sind. Ich lese kein Buch mehr und ich stoppe alle Aktivitäten für das andere Projekt. Richtig priorisieren bedeutet sich zu entscheiden, was ich nicht tun werde!

Und für alles relevante organisiere ich mich am besten mit etwas, das ich schon seit der 1. Klasse kenne: Stift und Papier. Aus diversen Zeitmanagement-Methoden ist die To-Do-Liste bekannt. Und damit ich sie wirklich immer vor Augen habe, liegt sie als Zettel auf meinem Schreibtisch. Der Zettel hat auch den Vorteil, dass ich ihn nicht erst starten, hochfahren oder seinen Akku aufladen muss. Auf diesen Zettel schreibe ich alles auf, was ich tun muss. Und ich schreibe bewusst „tun muss“ – denn es geht nicht mehr um das, wozu ich Lust habe oder was ich tun möchte.

Dieser Zettel ist meine Orientierung für die stressigen Tage. Neue Aufgaben werden sofort auf den Zettel geschrieben. Erledigte Aufgaben werden vom Zettel gestrichen. Wenn der Zettel zu unübersichtlich wird, werden alle offenen Aufgaben auf einen neuen Zettel übertragen und der alte entsorgt. Und immer wenn ich mich frage, was jetzt zu tun ist, dann schaue ich auf meinen Zettel und entscheide mich für eine Aufgabe, die ich dann beginne und umsetze. Keine Zeit für Experimente, einfach machen!

Der Realität ins Auge blicken

Nicht sehen, nichts hören, nichts sagen. Wer kennt sie nicht, die berühmten drei Affen, die sich Augen, Ohren und Mund zuhalten. Und wie oft tendieren wir selbst dazu, bei Schwierigkeiten lieber nicht so genau hinzusehen und sich auf die Dinge zu fokussieren, die angenehm reibungslos laufen. Doch damit komme ich nicht weit und werden letztendlich scheitern. Genauso wenig hilft es, die Probleme zu verharmlosen oder gar schön zu reden.

Wenn ich erfolgreich sein will, dann hilft nur eins: Ich muss erkennen, wie schlimm es wirklich ist. Ich muss dafür genau hinsehen und mich den brutalen Fakten stellen. Ich muss das Problem in seiner umfassenden Ausprägung begreifen und den Finger in die Wunde legen. Das muss ich auch meinem Team und meinen Kollegen so kommunizieren. Wir müssen begreifen, welches Risiko hier schlummert und dass es uns jederzeit übel treffen kann.

Das ist jetzt aber kein Freifahrtschein für Holzhammer und Bulldozer. Ich brauche niemanden beschuldigen und auch keine schmutzige Wäsche waschen. Wichtiger ist es, sich an die Fakten zu halten und den ganzen Sumpf analytisch zu sezieren. Dabei kann ich mich ausschließlich auf der sachlichen Ebene bewegen und die Ursachen offen legen.

Nur wenn ich dazu bereit bin, habe ich eine Chance es zu verbessern.

Nicht den Mut verlieren

Die sachliche Problem-Analyse sollte dann auch in der Perspektive nach vorne sachlich bleiben. Ich darf nicht der Verlockung erliegen falsche Erwartungen zu wecken. Und wenn ich gar reine Hoffnung verbreite, ohne einen validen Grund dafür zu haben, werde ich immer wieder schnell enttäuscht werden.

Denn wenn das Problem so groß ist, wie oben benannt, dann wird auch der Weg zur Lösung lang und steinig werden. Wir können uns auf eine langwierige Reise einstellen, deren Einzelheiten wir heute noch gar nicht kennen. Und es wird harte Arbeit werden, uns einen Weg zu erarbeiten.

Aber wenn wir die feste Überzeugung haben, dass wir das Ziel erreichen werden, dann können wir auch Rückschläge wegstecken. Ich brauche den positiven Glauben daran, dass wir unseren Weg gehen werden. Und ich sollte den Kopf oben lassen, so dass ich immer das Ziel im Blick behalte und mich nicht beirren lasse. Auch wenn andere zweifeln, bleibe ich dran und gehe Schritt für Schritt meinen Weg.

 

Die Überschriften und der Grundgedanke stammen aus dem Buch Der Weg zu den Besten.