Agantty im Test – Meine Erfahrung mit dem kostenlosen Projektmanagement Tool

Es muss nicht immer gleich MS Project oder gar eine teure Unternehmenslösung sein, um seine Projekte zu steuern. Viele Online Tools versprechen einfaches und kostenloses Projektmanagement ohne Vorbereitung. Eines davon ist Agantty, und das habe ich kürzlich ausprobiert.

Was ist der Kern des Projektmanagements? Probleme lösen, ja klar, und ansonsten? Pläne machen und umsetzen. Um Pläne zu erstellen und deren Umsetzung zu überwachen, haben sich Gantt-Diagramme und Aktionslisten vielfach bewährt. Das Online-Tool Agantty konzentriert sich ganz auf diese beiden Mittel.

Schnelle Anmeldung und intuitiver Start

Auf www.agantty.com kann ich mich mit Benutzername, E-Mail-Adresse und Passwort anmelden. Schon auf den ersten Blick erkenne ich, dass hier professionelle Webdesigner am Werk waren, denn optisch ist Agantty durchaus ein Hingucker. Nach meiner Anmeldung erwartet mich direkt ein Gantt-Diagramm. Das ist sicher die richtige Entscheidung, denn grundsätzlich ist das Gantt-Diagramm immer noch das Mittel der Wahl. Es bietet einen sofortigen visuellen Überblick über alle Aufgaben und anhand der Zeitleiste kann erkannt werden, was wann erledigt werden muss und wie die Aufgaben am Ende zusammenspielen.

Die ersten Schritte begleitet mich noch ein kleines Tutorial, das mich beim Anlegen des Projekts und der ersten Aufgabe unterstützt. Ein neues Projekt benötigt natürlich zunächst einen Namen, wahlweise eine weitere Beschreibung und bekommt dann einen Start- und einen Endtermin zugewiesen. Dann kann ich das Projekt noch einem Team zuordnen. Dazu kommen wir aber erst später, also bleibt dieses Projekt mein privates.

Gleich nach dem Projekt folgt die erste Aufgabe. Aufgaben erscheinen direkt als Balken auf dem Gantt-Diagramm, nachdem ich Start- und Endtermin der Aufgabe sowie deren Bezeichnung festgelegt habe. Mit intuitivem Klicks kann ich den Balken kürzen, verlängern oder einfach verschieben. Hierzu gehe ich einfach mit der Mauszeiger auf das Ende oder die Mitte des Balkens und ziehe mir alles zurecht. Jede Aufgabe kann auch einem Mitarbeiter zugeordnet werden. Das ist sehr hilfreich, weil sich dadurch für jeden Mitarbeiter eine ganz individuelle Ansicht des Projekts mit seinen eigenen Aufgaben und Deadlines ergibt.

Mein Zwischenfazit nach dem Start: Agantty ist total einfach und intuitiv zu bedienen und sieht dabei noch gut aus. Man kann nicht viele Fehler machen und ohne große Schulung direkt einsteigen. Das Tool verzichtet auf überflüssigen Firlefanz und reduziert sich auf das Wesentliche: Aufgaben terminieren, zuordnen und erledigen.

Individuelle Dashboards und virtuelle Teams

Damit das mit dem Zuordnen endlich klappt, benötige ich weitere Benutzer in meinem Projekt. Ich kann grundsätzlich vier verschiedene Rollen vergeben: Projektmanager, Mitarbeiter, Nur sehen, Nicht sehen. Der Nachteil hier ist aber, dass ich nur Kollegen und Mitarbeiter dem Projekt hinzufügen kann, die sich vorab selbst im Tool angemeldet haben und registriert sind. Dann muss ich auch die E-Mail-Adresse kennen, mit der sie sich angemeldet hatten, denn diese wird hier verlangt. Der Vorteil aus Datenschutzsicht ist dabei, dass niemand ungefragt ins Projekt geholt wird oder Spam erhält.

Habe ich Mitarbeiter meinem Projekt hinzugefügt, kann ich allen Mitarbeitern beliebig Aufgaben zuweisen. Das kann ich direkt beim Anlegen von neuen Aufgaben machen, oder ich kann bei bestehenden Aufgaben nachträglich Mitarbeiter hinzufügen oder ändern. Jeder Mitarbeiter hat dann Zugriff auf das Gantt-Diagramm und gleichzeitig auf sein persönliches Dashboard. Dieses Dashboard ist letztendlich eine To-Do-Liste mit allen meinen Aufgaben. Was muss heute, was diese Woche oder was noch diesen Monat erledigt werden? Mit einem Klick habe ich den Überblick. Erledigte Aufgaben kann ich direkt im Dashboard abhaken. Für den Offline-Gebrauch kann ich mir diese Liste auch als PDF erstellen und ausdrucken oder mitnehmen. Wer nur online lebt, kann sich auch täglich oder wöchentlich eine Mail mit allen Aufgaben schicken lassen. Auf einem kleinen Bildschirm ist das Format hier aber noch nicht optimal, sondern sehr gequetscht.

Kleine Einschränkungen, dafür überall verfügbar

Nach diesem positiven Eindruck sollen auch die Schwächen von Agantty nicht verschwiegen werden:

  • So gut „Agantty“ auch klingt, bei diesem Namen weiß ich nie, welcher Buchstabe jetzt doppelt geschrieben wird. Ohne mein Lesezeichen wäre ich schon aufgeschmissen.
  • Bisher kann ich das Gantt-Diagramm nur auf maximal einen Monat herauszoomen. Da fehlt mir bei längeren Projekten der Überblick. Drucken ist auch noch nicht drin.
  • Aufgaben können nicht mit Abhängigkeiten verknüpft werden, also Vorgänger-Nachfolger-Beziehungen sind nicht möglich. Das ist einerseits eine Kernfunktionalität, aber andererseits bin ich persönlich in MS Project damit nie richtig zurecht gekommen.
  • Eine Ressourcenplanung ist auch nicht möglich. Aber ganz ehrlich: Wer macht das schon? Und ist die nach zwei Wochen noch gültig?
  • Eine echte Beschränkung ist aber die Größe und Komplexität des Projekts. Bis zu einem gewissen Umfang macht das ganze große Freude, aber bei 30 Mitarbeitern und hunderten Tasks kommt Agantty bald an seine Grenzen.
  • Gibt es auch Projektmanagement-Tools, die eine Zeiterfassung mit im Bauch oder zumindest verknüpft haben? Das wäre für alle, die ihre Stunden verrechnen müssen, eine bequeme Sache.

Aber auch hier sind die Entwickler nicht auf den Kopf gefallen. Unter UserReport.com können Nutzer Verbesserungsvorschläge einreichen, andere Vorschläge bewerten und so ein interaktives Ranking erstellen. Wenn die Entwickler darauf eingehen, ist das eine super Feedback-Schleife.

Die Stärken von Agantty im Kurzüberblick:

  • Cooles Design
  • Intuitive Bedienung
  • Drag & Drop von Aufgaben
  • Mehrere Mitarbeiter arbeiten in einem Projekt zusammen
  • Dashboard mit meiner persönlichen To-Do-Liste
  • Jederzeit überall verfügbar, wo ich online sein kann
  • Auf das wesentliche reduziert, keine komplizierten Funktionen, die eh niemand nutzt
  • Das alles kostenlos, ich habe auch in den Nutzerbedingungen keinen Haken gefunden

Fazit: Praktisch und effektiv

Grundsätzlich kann das Modell von Agantty als „Software as a Service“ beschrieben werden und kommt daher mit allen Vor- und Nachteilen solcher Cloud-Lösungen:

Auf der Haben-Seite steht die weltweite, permanente Zugriffsmöglichkeit, ohne dass ich an eine Software oder gar an ein Gerät gebunden bin. Ich kann in virtuellen Teams über Unternehmens- und Ländergrenzen hinweg arbeiten. Es ist keine Installation, kein Hosting, kein Patch-Management nötig, ich brauche nur einen Browser. Im Soll haben Cloud-Lösungen aber eine Abhängigkeit vom Dienstleister mitgebracht. Das Tool kann jederzeit geändert oder der Service sogar komplett eingestellt werden – hier mit Frist von nur einer Woche. Und ohne Export-Möglichkeit meiner Daten bin ich dann schnell aufgeschmissen.

Wer die Vorteile einer kostenlosen Cloud-Lösung nutzen möchte, der bekommt mit Agantty ein intuitiv zu bedienendes, schickes und praktisches Projektmanagement-Tool, mit dem sich Projekte und Aufgaben in virtuellen Teams einfach und effektiv steuern lassen. Und wer will, kann die Spracheinstellung sogar auf plattdeutsch ändern!

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