Kommunizieren und Kontrollieren

Wer mit seinem Projektteam ein bestimmtes Ziel erreichen will, der muss darüber sprechen und seine Erwartungen klar kommunizieren. Und er muss sein Team daran messen, wie weit das Ziel schon erreicht ist. Und darüber sprechen, wenn es nicht läuft. Klingt einfach?

Der erste Schritt ist der Schwierigste: Hat Ihr Projekt klare Ziele? Und damit meine ich nicht nur schöne Prosa, was man alles Großes erreichen will. Sondern messbare Kennzahlen, die keinen Interpretationsspielraum offen lassen. Diese Ziele müssen nicht immer in Euro ausgedrückt werden, es kann auch die Anzahl der Fehler sein, die auf 0,05% reduziert werden sollen. Oder das Erstellen von 12 Websites in 4 Sprachen. Oder Sie müssen 72 Dokumente mit 846 Seiten durcharbeiten. All das ist messbar und damit eine große Hilfe für Sie als Projektleiter.

Denn damit haben Sie ein klares Ziel, wann Ihr Projekt erfolgreich beendet ist. Und Sie können während der gesamten Projektlaufzeit den Fortschritt des Projekts messen. In der Planungsphase lässt sich das große Ziel dann in kleine Pakete aufteilen oder vielleicht sogar linear über die gesamte Projektlaufzeit verteilen. Zu definierten Meilensteinen oder in regelmäßigen Abständen können Sie das Soll mit dem Ist vergleichen. Wie weit sie bis dahin schon gekommen sind, lässt sich zu jedem Zeitpunkt des Projekts ermitteln.

Und damit lässt sich auch der Fortschritt der einzelnen Projektteams oder Mitarbeiter verfolgen. Diese Messung sollten Sie transparent machen und am besten sogar im Projektraum visualisieren. Eine Strichliste oder Post-Its, die von „Offen“ nach „Erledigt“ umgehängt werden, ermöglichen allen den Status mit einem Blick zu erfassen. Wer hinterher hängt, der sieht es sofort. Und gleichzeitig ist es ein gutes Gefühl, wenn der „Erledigt“-Bereich immer voller und voller wird. Ihre Mitarbeiter im Projekt wissen auch sofort, was Ihnen als Projektleiter wichtig ist. Damit haben Sie von Beginn an eine klare Erwartungshaltung kommuniziert und eine faire Transparenz geschaffen.

Wenn im Projektverlauf aber klar wird, dass die Fertigstellung nicht nach Plan läuft und das Team der Zeit hinterher hängt, dann dürfen Sie als Projektleiter nicht tatenlos bleiben. Wenn es eine Abweichung vom Plan gibt, dann ist Ihr Einsatz gefordert. Denn wenn das Team erstmal merkt, dass die Planung doch nicht so wichtig ist, dann wird sich auch niemand mehr daran halten. Und so etwas merkt das Team ganz schnell. Sprechen Sie also die verantwortlichen Mitarbeiter schnell auf die Abweichung an, fragen Sie nach den Ursachen und was jetzt getan werden kann.

Bewahren Sie dabei das notwendige Fingerspitzengefühl. Wer einen super Job macht, diesen aber einen Tag zu spät abliefert, sollte nicht gleich rund gemacht werden, wenn die Auswirkungen überschaubar sind. Finden Sie für sich die richtige Balance aus Fairness und sachlicher Härte. Ihr Team wird es Ihnen danken.

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