Präsentation als Geschichte präsentieren

Geschichten zu erzählen ist mal wieder groß in Mode. Unter dem Schlagwort Storytelling laufen viele Berater und Autoren durch das Land und wollen uns glauben machen, dass wir für eine erfolgreiche Präsentation eine emotionale und bewegende Geschichte erzählen müssten. Und vielleicht mag das für einen Auftritt bei einer TED-Konferenz gelten oder auch bei einem Symposium das Mittel der Wahl sein. Wer aber als Projektleiter vor seinem Chef, seinem Lenkungskreis oder einem anderen Gremium steht, der sollte besser eine andere Form für seine Präsentation wählen. Ob das Projekt gestartet wird, ob es die Freigabe für die nächste Phase gibt, oder ob der Change Request genehmigt wird, das wird nicht durch eine Geschichte voller Emotionen entschieden. Hier zählen eher harte Fakten und Nutzen-Risiken-Abschätzungen sowie Vorlieben und Einfluss der Entscheider.

Roter Faden statt Emotionen

Für die Projekt-Präsentation ist es trotzdem wichtig, einer klaren Struktur zu folgen. Dieser „rote Faden“ hilft den Zuhörern, die Argumentation zu begreifen und die Schlussfolgerungen zu bestätigen. Ein klassischer Weg, der sich in vielen Fällen bewährt hat, könnte wie folgt aussehen:

  1. Die meisten Präsentationen beginnen mit einem Problem, das es zu lösen gilt. Dieses Problem kann bereits schon länger bestehen und allen bekannt sein, nur bisher haben alle Versuche es zu beheben fehlgeschlagen. Es kann aber auch sein, dass dieses Problem erst kürzlich aufgetreten ist und schnell aus dem Weg geräumt werden muss. Und wenn es kein Problem ist, sondern ein Ziel erreicht werden soll, dann steht dieses am Beginn der Präsentation.
  2. Für das Problem gibt es eine Ursache. (Nicht zu verwechseln mit den Symptomen oder Folgeproblemen.) Je tiefer nach der Ursache gegraben wird, desto näher kommt man der wahren Ursache, im englischen Raum treffend root cause Im zweiten Schritt der Präsentation wird die tieferliegende Ursache aufgezeigt.
  3. Um das Problem zu lösen, hilft es nicht, an den Symptomen herumzudoktern. Stattdessen muss die Ursache abgestellt werden. In diesem Teil der Präsentation werden die Maßnahmen besprochen, mit denen die Ursache behoben wird. Und wenn es mehrere Ursachen gibt, dann sind entsprechend mehrere Maßnahmen notwendig. Ebenso kann es auch sein, dass erst eine kurzfristige Maßnahme oberflächliche Heilung verspricht, für eine dauerhafte Lösung noch weitere Maßnahmen erforderlich sind.
  4. Zum Abschluss der Präsentation erfolgt dann ein positiver Ausblick auf die Wirkung der Maßnahmen. Hier sollte auch wieder ein Bezug auf das Problem vom Beginn hergestellt werden, das damit behoben ist. Wer noch eine Freigabe für Budget oder gewisse Entscheidungen benötigt, der sollte auch an dieser Stelle danach fragen.

Wer mit dieser Struktur bereits gute Erfahrungen gemacht hat, der kann seine Kernbotschaft auch mal an den Anfang zu stellen. Die Kernbotschaft einer Präsentation nimmt bereits das Ergebnis der Argumentation vorweg und liefert das Ergebnis bereits auf Seite 1. Eine Kernbotschaft könnte sinngemäß lauten „Diese Wirkung erreichen wir mit dieser Maßnahme und lösen damit dieses Problem“. Mehr zu Kernbotschaften steht auch in dem Beitrag Anleitung für professionelle Präsentationen.

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