Gewohnheiten systematisch hinterfragen für mehr Arbeitseffizienz

Je länger wir in einem Job tätig sind, desto mehr folgen wir unseren Gewohnheiten. Um dauerhaft effizient arbeiten zu können, müssen wir uns regelmäßig selbst überprüfen. Mit den richtigen Schritten können wir wertvolle Zeit gewinnen.

„Das haben wir immer schon so gemacht“

Wenn Sie in einen neuen Bereich kommen, oder mit einem neuen Thema konfrontiert werden, dann haben Sie noch einen frischen, unverbrauchten Blick auf die Abläufe und Methoden. Und Sie stellen gerne mal fest, dass manche Abläufe ganz sicher nicht effizient, sondern eher umständlich oder gar überflüssig sind. Und dann begegnet Ihnen der berühmte Satz: „Das haben wir immer schon so gemacht!“

Aber dieser Satz ist nicht nur eine Floskel, sondern Ausdruck der menschlichen Gewohnheit. Das Gehirn – auch Ihres! – ist von Natur aus faul. Oder höflicher ausgedrückt: Das Gehirn geht sehr effizient vor und strengt sich bei etablierten Abläufen nicht mehr groß mit Nachdenken an. Und so rutscht jeder von uns in kleinen Schritten in Bequemlichkeit und Gewohnheit ab.

Gewohnheiten durchbrechen

Manchmal gibt es äußere Faktoren, die Sie zum Nachdenken zwingen und Änderungen hervorrufen. Ein neuer Chef, eine Reorganisation der Abteilung oder eine neue Software können dieser Trigger sein. Und schon werden Sie und Ihr Gehirn vor Fragen gestellt und Sie beginnen neue Antworten zu suchen.

Alternativ zu den äußeren Faktoren können Sie sich auch selbst immer wieder hinterfragen. Setzen Sie sich selbst einen Trigger und gehen Sie aus Ihrer Komfortzone heraus. Stellen Sie sich dazu eine einfache Frage: Wenn ich heute neu in meinem Job beginnen würde, wie würde ich mich dann organisieren? Was würde ich nicht erneut beginnen? Womit würde ich gar nicht erst anfangen?

Systematisches Hinterfragen

Nehmen Sie sich dazu Ihren Kalender und Ihren Computer vor und gehen Sie Schritt für Schritt all Ihre Arbeitsinhalte durch:

  • An welchen Besprechungen nehme ich teil? Muss ich wirklich dabei sein? Leiste ich einen Beitrag?
  • Welche Berichte erstelle ich regelmäßig? Werden die überhaupt gelesen? Und wird mit diesen Informationen auch gearbeitet?
  • Welche Newsletter erhalte ich? Lese ich diese auch wirklich? Benötige ich die Informationen für meine Arbeit oder lenken Sie mich nur von wichtigerem ab?
  • Welche Computerprograme sind auf Ihrem Computer installiert? Nutzen Sie diese überhaupt regelmäßig? Oder frisst die nur Speicher oder hält sie von der Arbeit ab?

Seien Sie mutig und sagen Sie „nein“: Die Teilnahme am Meeting? Absagen. Den wöchentlichen Bericht? Einstellen. Den Newsletter? Stornieren. Die Software? Löschen. Und mit diesem Schritt haben Sie Zeit und Freiheit für die wichtigen Dinge und für ein effizientes Arbeiten gewonnen.

Die hier beschriebene Form der „Systematischen Müllabfuhr“ findet sich mit vielen weiteren wertvollen Methoden im Buch Führen Leisten Leben von Fredmund Malik.

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3 Gedanken zu “Gewohnheiten systematisch hinterfragen für mehr Arbeitseffizienz

  1. Gewohnheiten… Ja… Das ist ein großes Problem. Zeitfresser, Informationen, E-Mails, Newsletters… Ich bin mir bewusst, dass alle Internetseiten und Angaben dieser Art für mich am häufigsten keine Bedeutung haben, aber ich ändere das nicht,.. Dadurch habe ich ständig zu wenig Zeit, zu viel Arbeit und zu wenig Motivation und Kraft. Da schließt sich der Kreis. Ich verwende zwar Kanban Tool (kennen Sie dieses Tool?), wo ich die Aufgaben schnell teilen und ordnen kann (das ist sehr nützlich), aber ich verschwende Zeit… Was soll ich machen? 😦

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    • Es ist letztendlich eine Frage der Disziplin. Wenn Sie eine Methode gefunden haben, die für Sie passt, dann bleiben Sie konsequent dabei. Gewohnheiten zu ändern ist sehr schwer, aber wenn Sie sich die ersten Tage dazu zwingen, wird es mit der Zeit immer leichter.

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  2. Ich kann auch mit Gewissheit sagen, dass es wirklich nicht einfach ist, sich eine neue Gewohnheit anzueignen. Der Moment, wenn man merkt, dass es sich gut anfühlt und man die neue Tätigkeit gar nicht mehr so bewusst in Gang setzen muss, ist der Wahnsinn. 🙂

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