Die 10/20/30-Regel für PowerPoint-Präsentationen

Guy Kawasaki ist ein Risikokapitalgeber und als dieser täglich mit Präsentationen konfrontiert. Bereits vor über 10 Jahren hat er in einem zeitlosen Blog-Artikel seine 10/20/30-Regel für eine erfolgreiche Präsentation vorgestellt. Die Regel besagt: Eine Präsentation hat höchstens 10 Seiten, dauert längstens 20 Minuten und benutzt eine Schriftgröße von mindestens 30 Punkten.

10 Seiten

Es gibt keinen Grund für lange Präsentationen. Kurze Präsentation dagegen kommen direkt auf den Punkt und haben eine klare Aussage. Wer mehr als 10 Folien braucht, weiß wahrscheinlich gar nicht, was er genau sagen will. Oder wie Guy Kawasaki es formuliert: „If you must use more than ten slides to explain your business, you probably don’t have a business.“

20 Minuten

Die meisten Besprechungen werden für eine Stunde angesetzt. Aber bis die Technik läuft und alle Teilnehmer eingetroffen sind, dauert es gerne bis zu 10 Minuten. Zwischenfragen halten gerne mal auf, und zum Abschluss sollte auch noch Zeit für eine Diskussion oder Entscheidung sein. Wer mehr als 20 Minuten verplant, der hat keinerlei Puffer mehr. Und auch die Aufmerksamkeit der Zuhörer wird sich kaum eine ganze Stunde aufrecht erhalten lassen, wenn das ganze nur ein Monolog ist.

30 Punkte

Bei der Schriftgröße gilt zunächst das gleiche wie bei der Seitenanzahl. Wer mit kleiner Schrift viel Text unterbringen möchte, der weiß wieder nicht, was er eigentlich sagen will. Wenige Worte in großer Schrift bringen das wesentliche kompakt rüber. Außerdem lassen sich Texte in 30-Punkt-Schriftgröße auch aus größerer Entfernung gut lesen. Und zu guter Letzt weist Guy Kawasaki darauf hin, dass das Publikum anfangen wird den Text zu lesen und dann nicht mehr dem Vortragenden zuhört und verloren ist.

Wer die 10/20/30-Regel beherzigt, hat gute Voraussetzungen für eine erfolgreiche Präsentation vor einem aufmerksamen Publikum geschaffen. Den Original-Blog-Artikel von Guy Kawasaki finden Sie hier. In dem Buch slide:ology von Nancy Duarte wurde dieses Konzept mit vielen weiteren Ideen aufgegriffen.

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Gewohnheiten systematisch hinterfragen für mehr Arbeitseffizienz

Je länger wir in einem Job tätig sind, desto mehr folgen wir unseren Gewohnheiten. Um dauerhaft effizient arbeiten zu können, müssen wir uns regelmäßig selbst überprüfen. Mit den richtigen Schritten können wir wertvolle Zeit gewinnen.

„Das haben wir immer schon so gemacht“

Wenn Sie in einen neuen Bereich kommen, oder mit einem neuen Thema konfrontiert werden, dann haben Sie noch einen frischen, unverbrauchten Blick auf die Abläufe und Methoden. Und Sie stellen gerne mal fest, dass manche Abläufe ganz sicher nicht effizient, sondern eher umständlich oder gar überflüssig sind. Und dann begegnet Ihnen der berühmte Satz: „Das haben wir immer schon so gemacht!“

Aber dieser Satz ist nicht nur eine Floskel, sondern Ausdruck der menschlichen Gewohnheit. Das Gehirn – auch Ihres! – ist von Natur aus faul. Oder höflicher ausgedrückt: Das Gehirn geht sehr effizient vor und strengt sich bei etablierten Abläufen nicht mehr groß mit Nachdenken an. Und so rutscht jeder von uns in kleinen Schritten in Bequemlichkeit und Gewohnheit ab.

Gewohnheiten durchbrechen

Manchmal gibt es äußere Faktoren, die Sie zum Nachdenken zwingen und Änderungen hervorrufen. Ein neuer Chef, eine Reorganisation der Abteilung oder eine neue Software können dieser Trigger sein. Und schon werden Sie und Ihr Gehirn vor Fragen gestellt und Sie beginnen neue Antworten zu suchen.

Alternativ zu den äußeren Faktoren können Sie sich auch selbst immer wieder hinterfragen. Setzen Sie sich selbst einen Trigger und gehen Sie aus Ihrer Komfortzone heraus. Stellen Sie sich dazu eine einfache Frage: Wenn ich heute neu in meinem Job beginnen würde, wie würde ich mich dann organisieren? Was würde ich nicht erneut beginnen? Womit würde ich gar nicht erst anfangen?

Systematisches Hinterfragen

Nehmen Sie sich dazu Ihren Kalender und Ihren Computer vor und gehen Sie Schritt für Schritt all Ihre Arbeitsinhalte durch:

  • An welchen Besprechungen nehme ich teil? Muss ich wirklich dabei sein? Leiste ich einen Beitrag?
  • Welche Berichte erstelle ich regelmäßig? Werden die überhaupt gelesen? Und wird mit diesen Informationen auch gearbeitet?
  • Welche Newsletter erhalte ich? Lese ich diese auch wirklich? Benötige ich die Informationen für meine Arbeit oder lenken Sie mich nur von wichtigerem ab?
  • Welche Computerprograme sind auf Ihrem Computer installiert? Nutzen Sie diese überhaupt regelmäßig? Oder frisst die nur Speicher oder hält sie von der Arbeit ab?

Seien Sie mutig und sagen Sie „nein“: Die Teilnahme am Meeting? Absagen. Den wöchentlichen Bericht? Einstellen. Den Newsletter? Stornieren. Die Software? Löschen. Und mit diesem Schritt haben Sie Zeit und Freiheit für die wichtigen Dinge und für ein effizientes Arbeiten gewonnen.

Die hier beschriebene Form der „Systematischen Müllabfuhr“ findet sich mit vielen weiteren wertvollen Methoden im Buch Führen Leisten Leben von Fredmund Malik.

Mit Empathie zu wahrer Führungsstärke

In vielen Unternehmensbroschüren und Jahresansprachen wird bezeugt, wie wichtig die Mitarbeiter für den Erfolg sind. Ob Führungskräfte diesen Anspruch wirklich erfüllen können, zeigt sich aber häufig erst in Stress- oder Drucksituation.

Keine Firmenwebsite kommt heute ohne ein Bekenntnis zum Mitarbeiter als wichtigster Ressource des Unternehmens aus. In vielen Fachbüchern und Seminaren werden Führungskräften die richtigen Wege und Methoden zu guter Führung nahegelegt. Und all diese Bekenntnisse und Anstrengungen sind richtig: Ohne kompetente und motivierte Mitarbeiter kann ein Unternehmen kein Erfolg haben. Erst das Engagement und die Begeisterung von Menschen kann innovative Produkte entstehen lassen und Kunden überzeugen.

Aus dieser Erkenntnis heraus wird Führungskompetenz groß geschrieben. Führungskräfte lernen mit Zielen zu führen, mit schwierigen Mitarbeitern zu kommunizieren und Zusammenarbeit im Team zu fördern. Doch häufig ist Führung nur eine Einbahnstraße als Monolog der Führungskraft an den Mitarbeiter. Von oben nach unten werden in der Hierarchie Ziele vorgegeben, das gilt bei genauerem Hinsehen auch dann, wenn von einer Zielvereinbarung gesprochen wird. Die Entscheidungen einer Führungskraft, welche Projekte gestartet werden und welche Mitarbeiter befördert werden, sind immer Top-Down-Aktionen.

Was oft fehlt ist ein offenes Ohr für die Meinungen und Gefühle der Menschen. Wer nimmt sich denn schon die Zeit, den Menschen zuzuhören? Wer kann es aushalten, einem anderen fünf Minuten zu folgen, ohne zu unterbrechen? Viel zu oft meinen Führungskräfte genau zu wissen, was richtig für die Mitarbeiter sei. Aber mindestens genauso oft ist ein eklatanter Mangel an Einfühlungsvermögen zu beobachten. Unter Empathie versteht der Duden die „Bereitschaft und Fähigkeit, sich in die Einstellungen anderer Menschen einzufühlen“.

Die Fähigkeit zur Empathie mag ich niemandem absprechen, doch fehlt viel zu oft die Bereitschaft dazu. Es wäre nur ein kurzer Perspektivwechsel und ein selbstkritischer Blick auf die eigenen Worte und Entscheidungen aus der Sicht der betroffenen Mitarbeiter. Es kostet nicht viel Zeit, doch bringt so viel, wenn Führungskräfte den Mut hätten, Ihr Reden und Tun gewissenhaft auf die Wirkung bei den Mitarbeitern abzuprüfen. Führungskräfte wären in der Lage, leere Worte, falsche Erwartungen und verletzende Entscheidungen zu erkennen. Sie hätten die Chance, den richtigen Ton zu treffen, als Vorbild an Autorität zu gewinnen und Charakter zu zeigen. Doch warum nutzen sie es so selten?

Das Wichtigste zuerst

Gute Präsentationen sind wie ein Zeitungsartikel: Die Kernbotschaft steckt in der Überschrift, der erste Absatz fasst das Geschehen zusammen, danach folgen die Details und die nachrangigen Informationen.

Die Überschrift vermittelt die Kernbotschaft

An einem hektischen Morgen ist zu Hause selten Zeit, in Ruhe die Zeitung zu lesen. Also werden schnell der Politik- und Sportteil durchgeblättert und nur die Überschriften gelesen. Und das genügt meistens, um das wichtigste Geschehen mitzubekommen und auch zu verstehen. Den gleichen Anspruch sollte auch eine erfolgreiche Präsentation haben: Am Beginn (und nicht am Ende!) steht die Kernaussage. Diese ist auf einer einzigen Seite oder gar nur in einem Satz zusammengefasst und kann ohne weitere Erklärungen verstanden werden.

Die ersten Sätze fassen das Geschehen zusammen

Wer in der Zeitung an einer Überschrift hängen bleibt, der beginnt dann den Text zu lesen. Hier liefern die ersten Zeilen die wichtigsten Informationen und geben einen guten Überblick über die Situation. Das gleiche liefert eine strukturierte Präsentation: Nach der Kernbotschaft folgen jetzt die wichtigsten Fakten im Überblick. Auf 2-4 Seiten werden die Auswirkungen und Einflüsse dargestellt. Damit gewinnt der Leser oder Zuhörer bereits in den ersten Minuten einen umfassenden Einblick in das Thema. Und der Ersteller der Präsentation hat alles wesentliche vermitteln können.

Danach folgen die Details und die nachrangigen Informationen

Wenn am Abend oder am Wochenende mehr Zeit zum Lesen bleibt, dann steigt man gerne in einen langen Artikel ein. Nach Überschrift und Einleitung folgen dann detaillierte Hintergrundinformationen, die dem Leser einen allumfassenden Durchblick ermöglichen. Auch in der Präsentation ist dies ein Angebot: Die Folien umfassen auf jeden Fall mehrere Seiten mit eben solchen Hintergründen und Details. Doch bleibt es dem Leser überlassen, ob er hier noch weiter einsteigen will. Ebenso ermöglicht diese Struktur eine große Flexibilität in der persönlichen Präsentation, bei der je nach Interesse der Zuschauer einzelne Details vorgestellt, andere weggelassen werden können.

Nachbemerkung

Leider setzt sich insbesondere im Online-Bereich eine neue Form der Schlagzeile durch. Mit einem reißerischen Teaser wird nur neugierig gemacht, aber die häufig banale Botschaft steckt erst im Artikel. Damit sollen Klicks generiert werden, aber damit überzeugen Sie nicht beruflich. Oder wollen Sie wirklich schreiben: „Das Projektteam wollte nur nach Hongkong fliegen – doch was dann geschah, ließ allen den Atem stocken“