Schnelltest Zeitmanagement

Mal wieder nichts geschafft? Die nächsten Tage sehen auch nicht besser aus? Es gibt eine einfache Möglichkeit, sein eigenes Zeitmanagement zu überprüfen!

Egal welche Methode Sie zum Zeitmanagement anwenden, und auch wenn Sie alles ganz intuitiv steuern: am Ende landet Ihre Planung in Ihrem Kalender. Und den brauchen wir jetzt für den Schnelltest.

Vorab müssen Sie sich noch eine Frage beantworten: Welches ist mein wichtigstes Ziel für die nächsten zwei Wochen? Gibt es einen bestimmten Meilenstein im Projekt zu erreichen? Müssen Sie jemanden für sich oder Ihre Themen gewinnen? Benötigen Sie einen Auftrag oder müssen Sie etwas abliefern? Ihr wichtigstes Ziel sollte die Grundvoraussetzung einer jeden Zeitplanung sein.

Wenn Sie sich über Ihr Ziel im Klaren sind, wenden Sie sich Ihrem Kalender zu. Drucken Sie bitte einfach die nächsten ein oder zwei Wochen Ihres Kalenders auf einem Blatt Papier aus. Und dann nehmen Sie zwei Stifte, einen in rot und einen in grün. In grün schraffieren Sie alle Termine, die Ihnen helfen Ihr Ziel zu erreichen. Und in rot schraffieren Sie alle Termine, die keinen Beitrag zur Zielerreichung liefern.

Schauen Sie sich dann Ihren Kalender im Ganzen an: Ist die Woche eher rot gefärbt oder überwiegt grün? Sind Sie in der richtigen Spur oder arbeiten Sie gar nicht auf Ihr Ziel hin? Und im Detail sollte jetzt jeder rote Termin in Frage gestellt werden. Welche dieser roten Termine können Sie absagen? Welche roten Einträge können Sie an andere Personen delegieren? Schaffen Sie sich den zeitlichen Freiraum, den Sie brauchen, um Ihre Ziele zu erreichen?

Grüne Einträge sind natürlich gut. Aber sind es auch genug und die richtigen? Oder fehlt noch ein wichtiger Schritt auf dem Weg zu Ihrem Ziel? Überlegen Sie, ob Sie noch weitere Termine vereinbaren oder auch einfach Zeit für sich selbst blocken müssen? Mit dieser kleinen visuellen Prüfung wissen Sie schnell, ob Sie auf Kurs sind und können die Richtung korrigieren wenn nötig.

 

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Wie viel Zeit bleibt uns noch?

Wenn sich die Rahmenbedingungen ändern oder ein Problem auftaucht, wird der Projektleiter darauf reagieren und Maßnahmen ergreifen. Aber ist es tatsächlich geboten, gleich und sofort zu reagieren? Oder kann es sinnvoll sein, noch abzuwarten?

Ein guter Projektleiter ist nicht nur auf sein Projekt fokussiert, sondern hat auch sein Umfeld im Blick. Regelmäßig beobachtet er die Entwicklungen seiner Stakeholder, seiner Kunden und Auftraggeber. Ebenso betrachtet er sein Projekt als Ganzes, um Schiefstände schnell zu erkennen. All diese Informationen und Beobachtungen filtert er auf Relevanz für seinen Projektauftrag. Und wenn es wichtig ist, dann gilt es zu reagieren und zu entscheiden.

Die meisten Projektleiter haben die Neigung, sofort loszulegen. Da wird diese neue, wichtige Information sofort breit gestreut, dann wird zu einem Ad-hoc-Krisentreffen eingeladen, dort werden verschiedene Alternativen erarbeitet und schnell zur Entscheidung gebracht. Noch eben den Auftraggeber informiert, Maßnahme starten – und puhh, einmal durchatmen und zurücklehnen, das Projekt hat auch diese Hürde übersprungen und ist wieder auf Kurs.

Es gibt tatsächlich Fälle, in denen eine solch schnelle Reaktion notwendig ist. Wenn ich auf der Autobahn fahre und vor mir alle bremsen und ihre Warnblinker einschalten, dann sollte ich besser sofort meine Geschwindigkeit reduzieren und auch bremsen. Hier muss ich sofort handeln, um einen Unfall zu vermeiden. Eine andere Wahl habe ich kaum.

Es gibt aber auch Fälle, in denen ich noch Zeit habe, mich zu entscheiden. Wenn ich im Verkehrsfunk (oder über mein Navi) höre, dass es in 100 Kilometern voraus einen Stau wegen eines Unfalls gibt, dann muss ich mich noch nicht entscheiden. Ich habe noch so lange Zeit, bis ich mich der letzten Ausfahrt genähert habe. Vielleicht ist bis dahin alles geräumt, und der Stau löst sich gerade auf. Vielleicht ist der Stau aber auch länger geworden, und ich nehme lieber eine alternative Landstraße.

Genauso muss der Projektleiter nicht immer sofort reagieren. Wenn eine geänderte Rahmenbedingung erst ein Arbeitspaket im nächsten Monat betrifft, dann hat der Projektleiter noch etwas Zeit. Diese Zeit kann man nutzen, um sich vorzubereiten, um verschiedene Szenarien zu entwickeln, wie sich die Änderung auswirken kann. Vielleicht hat sich bis dahin das Problem auch von alleine gelöst (ja, auch das gibt es) – oder es ist schwerer geworden.

Hier muss ich immer wachsam bleiben, denn aus dem kleinen Unfall kann auch schnell eine Vollsperrung nehmen, und dann muss ich plötzlich den Bereich weiträumig umfahren und bin doch gezwungen schnell zu entscheiden.

Es gibt also kein Patentrezept, sondern nur regelmäßige Beobachtung und Bewertung. Aktionismus beruhigt zwar in der Hinsicht, dass der Projektleiter etwas getan hat. Damit lässt sich auch immer besser argumentieren, als mit der Aussage man hätte noch abgewartet. Aber genau das Abwarten kann auch die richtige Entscheidung sein, um im richtigen Zeitpunkt die beste Maßnahme zu wählen.

Ich habe hier ein paar Folien vorbereitet

Was ist das größte Problem bei Präsentationen? Die meisten sind einfach zu lang. – Woran liegt das? An mangelnder Vorbereitung. – Was heißt das genau? Der Vortragende hatte keine Zeit oder keine Ahnung.

Wenn ich zu einem Termin eingeladen werde, dann leuchtet der Projektor häufig einladend blau, während der Moderator noch seinen Laptop startet und sauber verkabelt. Wenn dann Powerpoint gestartet wird, geht mein Blick sofort in die Fußzeile. Und da steht dann der Hinweis, bei dem sich mir sofort die Nackenhaare sträuben: „Folie 1 von 84“. Dann weiß ich schon, worauf ich mich die nächste Zeit einzustellen habe.

Dabei ist es eigentlich ganz leicht, kurze Präsentationen zu erstellen, die auch noch gut sind. Aber dafür benötigt der Vortragende umso längere Vorbereitungszeit. Und da beginnt das Problem, denn Zeit ist bekanntlich ein knappes Gut. Bei Präsentationen gibt es selten einen so hohen Output, als dass sich großer Input zu lohnen scheint. Also werden schnell bestehende Folien zu einer neuen Präsentation zusammengezimmert. Und lieber zu viel als zu wenig, mit dem Ziel jede potentielle Frage durch eine eigene Folie im Vorwege zu entkräften. Und so hechelt der Moderator durch seine 84 Seiten, verspricht einiges zu überspringen, schafft es aber doch nicht und am Ende bleibt kaum Zeit für Fragen und alle müssen weiter zum nächsten Termin.

Wie geht es dann besser – auch wenn die Zeit knapp ist? Ich muss mir eigentlich nur eine Frage beantworten: Welche Botschaft möchte ich meinen Zuhörern mitgeben? Wer sich darüber im klaren ist, der kann ganz gezielt seine Folien auswählen und in die richtige Struktur bringen. Das setzt natürlich voraus, dass der Vortragende seine Zuhörer kennt und weiß, was diese bewegt. Wer das nicht weiß, sollte sich schnellstens schlau machen.

Ich kann die Frage nach der Botschaft auch in zwei Schritten ermitteln:

  1. Welche Kernfrage interessiert meinen Zuhörer? (Oder: Welche Kernfrage ist mir wichtig und macht meine Zuhörer neugierig?)
  2. Wie lautet die Antwort auf diese Kernfrage in einem Satz?

Diese Antwort wird auch Kernbotschaft oder Kernaussage genannt und ist der Rote Faden für jede Präsentation. Vielleicht brauche ich jetzt auch nur 7 Seiten, oder sogar nur 3 – und kann ganz direkt zum Punkt kommen. Dann haben die Zuhörer viel Zeit gewonnen, eine neue Erkenntnis mitgenommen und behalten den Vortragenden in guter Erinnerung.

Wie Sie die Struktur einer Präsentation mittels Kernbotschaft richtig erarbeiten, finden Sie auch in meinem kostenlosen E-Book „Präsentieren wie ein Berater“, dazu einfach hier klicken.

Der Unterschied zwischen Effizienz und Effektivität

Im Leben und vor allem im Beruf streben wir oft nach einem schneller, besser und günstiger. Projekte haben häufig dieses Ziel und selbst unseren eigenen Arbeitsstil versuchen wir regelmäßig zu optimieren. Doch bevor wir das Hamsterrad immer schneller drehen lassen, sollten wir uns eine wichtige Frage stellen: Tun wir gerade das Richtige? Denn das ist die gewichtige Differenzierung zwischen Effizienz und Effektivität.

effizient = wirtschaftlich

In der Wirtschaft und auch in anderen Bereichen geht es häufig um das Verhältnis von Input zu Output. Was stecke ich rein und was erhalte ich dafür wieder raus? Für ein Produkt gilt es einen möglichst hohen Verkaufspreis bei möglichst geringen Kosten zu erzielen. Ein Projekt sollte vor jedem Start mit einem Business Case seine Wirtschaftlichkeit unter Beweis stellen. Denn nur wenn sich der Einsatz auszahlt und wir dazu noch weitere Vorteile holen, wird das Projekt gestartet. Stehen verschiedene Projekte oder verschiedene Alternativen für ein Projekt zur Auswahl, dann wird oft nach der Wirtschaftlichkeit entschieden.

Das gleiche gilt auch für unser eigenes Tun und Handeln. Wir optimieren unsere Vorgehensweise und versuchen mit möglichst geringem Aufwand das beste Ergebnis zu erreichen. Oder mit weniger Zeit oder weniger anstrengenden Dienstreisen trotzdem unser Ziel zu erreichen. Für Präsentationen greifen wir auf Vorlagen und alte Dateien zurück, für Besprechungen gibt es eine wiederholende Standard-Agenda und auf unserem Smartphone oder Laptop finden sich zahlreiche Helferlein, die uns persönlich mehr Produktivität versprechen.

effektiv = wirksam

Aber sind wir bei all dieser Optimierung auch wirksam, in dem was wir tun? Führt uns unsere Schnelligkeit überhaupt zum richtigen Ziel? Das ist die Frage nach der Effektivität! Hier geht es nicht um Input und Output, sondern um Richtung und Ziel. Ich kann in einem Projekt sehr effektive Besprechungen mit den besten Moderationstechniken durchführen, kann eine günstige Variante für die Umsetzung finden und den Einsatz der Mitarbeiter gering halten – aber wenn das im Projektauftrag formulierte Ziel schon falsch ist, dann helfen mir all diese Erfolge nicht. Denn dann hat das Projekt keinen oder nur einen geringen Nutzen und geht eben am Ziel vorbei.

In unserem täglichen Tun und in der heutigen Berufswelt sind wir sehr auf Effizienz getrimmt und haben immer Kosten und Ressourcen im Blick. Dabei kann es sich sehr lohnen, eine andere Perspektive einzunehmen. Welche meiner Handlungen sind wirklich zielführend? Bin ich nur aktiv im Hamsterrad und freue mich, wie schnell es sich dreht, oder trete ich kurz heraus und orientiere mich zu meinem Ziel hin. Denn dann erkenne ich häufig, dass ich viele Routinen und Tätigkeiten komplett einstellen kann. Die mögen vielleicht effizient gewesen sein, waren aber eben nicht effektiv.