Eigene Aufgaben organisieren

Es gibt unzählige Methoden, seine eigene Arbeit und sich selbst zu organisieren. Die bekanntesten Autoren zum erfolgreichen Selbstmanagement sind David Allen mit Getting Things Done und Lothar Seiwert mit Zeitmanagement. Sämtliche Methoden benötigen im Grunde zwei Schritte: Zunächst muss ich mir über mein Ziel im klaren werden. Wo will ich eigentlich hin? Was ist mir wichtig? Danach muss ich meine Arbeit auf eine Art und Weise organisieren, die mir hilft, nicht den Überblick zu verlieren und die Dinge zu tun, die mich meinem Ziel näher bringen.

Um nicht den Überblick zu verlieren, wird auf die eine oder andere Art eine Liste geführt. Der erste große Vorteil einer gerne To-Do-Liste genannten Übersicht, ist bereits das Aufschreiben. Mehr als 5-7 Dinge kann sich niemand ohne Training merken. Und die Chance etwas zu vergessen, das ich nicht aufgeschrieben habe, ist leider groß. Und alle Aufgaben, die ich in meiner Liste notiert habe, schwirren mir auch nicht mehr im Kopf herum und lenken mich ab. So habe ich wieder freie Aufmerksamkeit für die aktuellen Dinge. Denn ich weiß ja unterbewusst, dass ich mir alles aufgeschrieben habe und mir daher keine Sorgen machen muss, etwas vergessen zu können.

Für eine erfolgreiche Selbstorganisation ist aber noch etwas wichtig: Es darf nur eine Liste geben. Auch bei mir sieht es durchaus mal so aus: Zwei Post-Its kleben am Monitor, auf dem Schreibtisch liegen drei Notizzettel, in meinem Notizbuch habe ich etwas wichtiges notiert, in meinem Handy hatte ich unterwegs eine Erinnerung aufgeschrieben, in meinem E-Mail-Posteingang wartet eine Mail auf meine Erledigung und der Anrufbeantworter hat auch noch eine Aktion für mich.

Wenn ich mich in einer solchen Situation wiederfinde, dann hole ich mir einen großen, leeren Zettel. Und ich schreibe alle meine Aufgaben auf diesen einen Zettel. Ohne Ausnahme sammle ich alle meine To-Dos aus den verschiedenen Quellen ein, und schmeiße die anderen Notizen alle weg. Erst wenn ich alle meine Aufgaben in einer gemeinsamen Übersicht habe, kann ich auch beginnen sinnvoll zu priorisieren.

Jetzt muss ich mich entscheiden, welche Aufgaben ich als erstes erledige, welche später und welche vielleicht gar nicht. Hier gibt es jetzt wieder Unterschiede je nach Autor der Methoden. Das einfachste ist und bleibt für mich aber: Nur diese eine Liste auf Papier immer vor mir liegen haben und mir das eine, nächste Thema aussuchen. Dieses erledigen, durchstreichen und das nächste Thema nehmen.

Jetzt muss ich nur schneller sein im Durchstreichen als im Ergänzen neuer Aufgaben 😉

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