Präsentation zum Vortragen oder Versenden?

PowerPoint-Präsentation sind heute das Standard-Werkzeug für Kommunikation innerhalb eines Unternehmens. Entscheidungsvorlagen, Projektübersichten und Entwicklungsprojekte werden regelmäßig in eine Präsentation gegossen, um diese … ja, was eigentlich? Um diese vor einer Gruppe zu präsentieren? Oder um sie per E-Mail zu verteilen?

Den Redner unterstützen

Häufig wird eine Präsentation für ein Besprechung mit mehreren Teilnehmern erstellt. In diesem Fall sollte die Präsentation den Redner in seinem Vortrag unterstützen. Der Redner selbst möchte (in den meisten Fällen) im Mittelpunkt stehen und seine Botschaften an das Publikum übermitteln. Dabei ist eine Leinwand mit vielen Informationen aber wenig hilfreich, denn sie bindet den Blick und die Aufmerksamkeit aller im Raum. Fließtext wird gelesen, Diagramme werden interpretiert und Zahlenkolonnen entziffert.

Weniger ist mehr, lautet hier das Motto. Die Präsentationsfolien sollen dem Redner Stickpunkte liefern und einzelne Aspekte hervorheben. Der Großteil der Botschaft läuft über das gesprochene Wort und über die Persönlichkeit des Vortragenden. Dementsprechend sollte die Präsentation eher durch starke Visualisierung geprägt sein, die maximal eine wesentliche Botschaft pro Seite enthält.

Selbsterklärend beim Lesen

Auf der anderen Seite werden Präsentation häufig gar nicht groß vorgetragen, sondern statt dessen per E-Mail verteilt. Dann gibt es Antworten per E-Mail oder eine zweite Präsentation, die auf dieser ersten aufbaut. Ein Vortrag ist hier gar nicht das Ziel, vielmehr geht es um Informationsvermittlung. Die Empfänger dieser Präsentation müssen gar nicht alle gleichzeitig verfügbar sein, jeder kann die Datei öffnen, wann er oder sie möchte. Er muss aber auch ganz alleine die Inhalte verstehen und nachvollziehen.

Daher ist es hier notwendig, die einzelnen Folien selbsterklärend zu gestalten. Ein einzelnes Stichwort oder eine einzelne Zahl auf einer Seite reichen jetzt einfach nicht mehr. Aus dem Stichwort muss mindestens ein halber Satz werden und die Zahl muss in den Zusammenhang gebracht werden. Herleitung und Schlussfolgerung können nicht mit dem gesprochenen Wort erklärt werden, vielmehr muss es niedergeschrieben sein.

Dadurch haben die Präsentationsfolien einen ganz unterschiedlichen Charakter, je nachdem wie sie eingesetzt werden sollen.

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