Im Zweifel nicht einstellen

Nicht nur Bereichs- oder Abteilungsleiter in den Linien müssen Personalentscheidungen treffen, wenn eine offene Stelle zu besetzen ist. Auch ein Projektleiter muss sein Projektteam zusammenstellen und die richtigen Leute auswählen.

Mit den richtigen Leuten im Team kann ein Projekt (fast) alles erreichen. Die richtigen Mitarbeiter lassen sich nicht vom Kurs abbringen, liefern ihre Ergebnisse ab und kennen für Probleme bald wieder einen neuen Lösungsweg. Aber wehe es sind die falschen Mitarbeiter im Projekt. Mit den falschen Leuten ein Projekt nichts erreichen, egal wie ausgezeichnet und erfahren der Projektleiter auch sein mag. Wenn alles mehrfach erklärt werden muss, Termine nicht gehalten werden und die einfachsten Zusammenhänge nicht erkannt werden, liegt es entweder an den betroffenen Mitarbeitern – oder an der Führung. Auf jeden Fall ist es ein Personalproblem.

Umso wichtiger ist die Auswahl der richtigen Personen für die verschiedenen Rollen und Funktionen. Wenn Sie sich sicher sind, dann greifen Sie zu. Wenn Sie bei einer Person Zweifel haben, ob er der richtige ist, dann lassen sie es sein. Wer einmal dabei ist, den werden Sie nicht wieder los. Manchmal ist die abgebende Stelle auch froh, diese Last endlich abgegeben zu haben. Und jetzt haben Sie das Problem geerbt. Denn wer seine Leistung nicht bringt, muss permanent unterstützt und geführt werden. Die Arbeit muss kleinteiliger vorgegeben und jedes Ergebnis überprüft werden. Sie müssen plötzlich zwei Jobs erledigen und gleichzeitig noch aufpassen, dass Ihr Sorgenfall nicht noch etwas kaputt macht.

Aus diesem Grund kann man nur sagen: Im Zweifel nicht einstellen. Warten Sie lieber länger und ertragen Sie die Lücke im Team, bis der richtige Mitarbeiter gefunden ist.

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Eine Präsentation wird zur Broschüre

Wenn Sie eine Präsentation mit vielen visuellen Eindrücken und wenig Text auf der Folie gestalten, haben Sie sich eigentlich an zahlreiche gute Ratschläge gehalten. Diese Präsentation lässt sich aber nicht verteilen, weil sie weder ausgedruckt noch per E-Mail für den Empfänger einen wesentlichen Nutzen bringt.

Notizen für den erklärenden Text

Kennen Sie schon die Notiz-Funktion in PowerPoint? In den allermeisten Fällen bleibt diese ungenutzt oder enthält Kommentare, die längst nicht mehr passen. In unserem Fall liegt der Schlüssel aber in diesem unscheinbaren Feld an der Unterkante des Programmfensters.

Vielleicht haben Sie tatsächlich für Ihre Präsentation dort den Text eingefügt, den Sie vortragen möchten. Überarbeiten Sie diesen Text jetzt leicht, so dass er wie ein geschriebener Text in einer Broschüre zu lesen ist. Wenn dort noch kein Text steht, dann schreiben Sie zu jeder Folie ein paar Sätze.

Wenn Sie im Register „Ansicht“ die Schaltfläche „Notizseite“ auswählen, dann können Sie Ihre Notizen auch formatieren. Neben Schriftart und Größe stehen auch alle anderen Optionen wir Aufzählungen, Farben und Symbole zur Verfügung.

Mit dem richtigen Trick ein PDF erstellt

Wenn Sie die Präsentation mit allen Notizen fertig haben, dann gehen Sie jetzt in das Druck-Menü. Dort können Sie die Folienart auswählen. Standardmäßig ist dort „Ganzseitige Folien“ ausgewählt. Klicken Sie auf das kleine Dreieck daneben und ändern Sie die Auswahl in „Notizseiten“. Wenn Sie jetzt drucken, dann erhalten Sie auf einer A4-Seite im oberen Teil die Folien und im unteren Teil die Notizen. Statt auf Papier können Sie über das Druckmenü auch eine PDF-Datei erstellen und diese dann per Mail versenden.

In jedem Fall bleibt Ihre Präsentation in ihrer ursprünglichen Fassung erhalten und ist immer wiederzuerkennen. Zusätzlich erscheint unter der Grafik ein erklärender Text, der Ihre Leser durch die Präsentation führt. Die Anmutung ähnelt einer Broschüre mit einem interessanten Text und ansprechenden, erläuternden Illustrationen.

Eigene Aufgaben organisieren

Es gibt unzählige Methoden, seine eigene Arbeit und sich selbst zu organisieren. Die bekanntesten Autoren zum erfolgreichen Selbstmanagement sind David Allen mit Getting Things Done und Lothar Seiwert mit Zeitmanagement. Sämtliche Methoden benötigen im Grunde zwei Schritte: Zunächst muss ich mir über mein Ziel im klaren werden. Wo will ich eigentlich hin? Was ist mir wichtig? Danach muss ich meine Arbeit auf eine Art und Weise organisieren, die mir hilft, nicht den Überblick zu verlieren und die Dinge zu tun, die mich meinem Ziel näher bringen.

Um nicht den Überblick zu verlieren, wird auf die eine oder andere Art eine Liste geführt. Der erste große Vorteil einer gerne To-Do-Liste genannten Übersicht, ist bereits das Aufschreiben. Mehr als 5-7 Dinge kann sich niemand ohne Training merken. Und die Chance etwas zu vergessen, das ich nicht aufgeschrieben habe, ist leider groß. Und alle Aufgaben, die ich in meiner Liste notiert habe, schwirren mir auch nicht mehr im Kopf herum und lenken mich ab. So habe ich wieder freie Aufmerksamkeit für die aktuellen Dinge. Denn ich weiß ja unterbewusst, dass ich mir alles aufgeschrieben habe und mir daher keine Sorgen machen muss, etwas vergessen zu können.

Für eine erfolgreiche Selbstorganisation ist aber noch etwas wichtig: Es darf nur eine Liste geben. Auch bei mir sieht es durchaus mal so aus: Zwei Post-Its kleben am Monitor, auf dem Schreibtisch liegen drei Notizzettel, in meinem Notizbuch habe ich etwas wichtiges notiert, in meinem Handy hatte ich unterwegs eine Erinnerung aufgeschrieben, in meinem E-Mail-Posteingang wartet eine Mail auf meine Erledigung und der Anrufbeantworter hat auch noch eine Aktion für mich.

Wenn ich mich in einer solchen Situation wiederfinde, dann hole ich mir einen großen, leeren Zettel. Und ich schreibe alle meine Aufgaben auf diesen einen Zettel. Ohne Ausnahme sammle ich alle meine To-Dos aus den verschiedenen Quellen ein, und schmeiße die anderen Notizen alle weg. Erst wenn ich alle meine Aufgaben in einer gemeinsamen Übersicht habe, kann ich auch beginnen sinnvoll zu priorisieren.

Jetzt muss ich mich entscheiden, welche Aufgaben ich als erstes erledige, welche später und welche vielleicht gar nicht. Hier gibt es jetzt wieder Unterschiede je nach Autor der Methoden. Das einfachste ist und bleibt für mich aber: Nur diese eine Liste auf Papier immer vor mir liegen haben und mir das eine, nächste Thema aussuchen. Dieses erledigen, durchstreichen und das nächste Thema nehmen.

Jetzt muss ich nur schneller sein im Durchstreichen als im Ergänzen neuer Aufgaben 😉

Der Projektleiter als Verbindung zwischen Strategie und Umsetzung

Ein Projektleiter ist weniger Leiter und vielmehr Vermittler. Er ist das Bindeglied zwischen der unternehmerischen Zielsetzung auf der einen Seite und dem Team operativer Spezialisten auf der anderen Seite.

Der Auftraggeber ist strategisch ausgerichtet

Die Rolle als Auftraggeber für ein Projekt ist immer nur eine zusätzliche Aufgabe zu einer anderen Verantwortung. Denn in erster Linie ist der Projekt-Auftraggeber eine Führungskraft mit Verantwortung für eine Abteilung oder einen Bereich. Als Führungskraft muss er die Ziele seines Bereichs erreichen und zum Unternehmenserfolg beitragen. Dies wird auch immer seine prägende Perspektive sein.

Das Projekt ist für ihn nur ein Mittel, um seine Ziele zu erreichen. Der Auftraggeber betrachtet das Projekt daher immer im Zusammenhang mit anderen Projekten, Entwicklungen und Kennzahlen aus seinem Bereich. Wenn sich die Rahmenbedingungen ändern, kann der Auftraggeber durchaus bestrebt sein, die Ziele eines laufenden Projekts zu ändern.

Der Auftraggeber ist nur am Projekt als Ganzes interessiert. (Auch hier gibt es natürlich Ausnahmen, wenn Chefs Mikro-Management betreiben und in allen Details mitreden wollen.) Der Auftraggeber benötigt vom Projektleiter zunächst nur einen Überblick über die wesentlichen Entwicklungen des Projekts:

  • Statusbericht zu Kosten, Qualität und Zeitplan
  • Entscheidungsbedarf
  • Risiken und Eskalation

Dies bewertet der Auftraggeber vor dem Hintergrund seiner übergeordneten Ziele und korrigiert den Kurs für das Projekt wenn notwendig.

Die Teammitglieder sind operative Spezialisten

Die Mitglieder eines Projektteams stammen häufig aus der gleichen oder niedrigeren Hierarchiestufe wie der Projektleiter. Dadurch ist ihr Aufgabengebiet grundsätzlich operativer ausgelegt. Sie kennen die Abläufe und die Strukturen ihrer Arbeit sehr gut und können diese auch bewerten. Sie wissen, an welchen Stellen es gut läuft und welche Prozesse noch verbessert werden müssen.

Ein Projektteam besteht aus vielen Spezialisten, die sich auf ihren jeweiligen Fachgebieten hervorragend auskennen. Dies sind die Experten, die das Projekt umsetzen werden. Diese Mitarbeiter kommen häufig aus verschiedenen Abteilungen und kennen sich nicht unbedingt. Hier kann es jederzeit zu Missverständnissen und Reibungspunkten kommen, wenn fachlich unterschiedliche Perspektiven aufeinander treffen.

Für den Projektleiter bedeutet dies, dass er die operative Umsetzung steuern muss. Er braucht ein grundsätzliches Fachwissen, um das gesamte Projekt inhaltlich zu verstehen und nachzuvollziehen. Er muss den Fortschritt überwachen und bei Abweichungen entsprechend gegensteuern. Gleichzeitig ist es seine Aufgabe, eine Kommunikation zwischen den einzelnen Projektmitgliedern zu ermöglichen inhaltlich zu vermitteln.

Ein Projektleiter ist Diplomat und Coach

Als Diplomat pendelt der Projektleiter zwischen unterschiedlichen Ebenen und vermittelt zwischen widerstrebenden Interessen. Der Projektleiter muss auf diesen verschiedenen Ebenen glaubwürdig agieren können. Von ihm wird verlangt, unterschiedliche Rollen auszufüllen und seinen Gegenüber ein gleichwertiger Gesprächspartner zu sein. Das sind zum einen die unterschiedlichen Perspektiven, die Auftraggeber und Teammitglied haben, und die der Projektleiter verstehen muss. Das sind zum anderen die unterschiedlichen Hintergründe und Erfahrungen der einzelnen Fachbereiche im Projekt.

Gleichzeitig ist der Projektleiter ein Coach, der sein Team zum Ziel führen muss. Denn eine disziplinarische Führung mit Weisungsbefugnis hat ein Projektleiter nur in wenigen Fällen. Meistens hat er nur die fachliche Führung im Projekt und muss bei Planungen, Problemen und Entscheidungen über eine situationsgerechte Kommunikation und Moderation sein Team zum nächsten Schritt motivieren.

Ein erfolgreicher Projektleiter wird in vielen Welten zu Hause sein, auf unterschiedlichen Ebenen agieren und überzeugend kommunizieren können.

Präsentation zum Vortragen oder Versenden?

PowerPoint-Präsentation sind heute das Standard-Werkzeug für Kommunikation innerhalb eines Unternehmens. Entscheidungsvorlagen, Projektübersichten und Entwicklungsprojekte werden regelmäßig in eine Präsentation gegossen, um diese … ja, was eigentlich? Um diese vor einer Gruppe zu präsentieren? Oder um sie per E-Mail zu verteilen?

Den Redner unterstützen

Häufig wird eine Präsentation für ein Besprechung mit mehreren Teilnehmern erstellt. In diesem Fall sollte die Präsentation den Redner in seinem Vortrag unterstützen. Der Redner selbst möchte (in den meisten Fällen) im Mittelpunkt stehen und seine Botschaften an das Publikum übermitteln. Dabei ist eine Leinwand mit vielen Informationen aber wenig hilfreich, denn sie bindet den Blick und die Aufmerksamkeit aller im Raum. Fließtext wird gelesen, Diagramme werden interpretiert und Zahlenkolonnen entziffert.

Weniger ist mehr, lautet hier das Motto. Die Präsentationsfolien sollen dem Redner Stickpunkte liefern und einzelne Aspekte hervorheben. Der Großteil der Botschaft läuft über das gesprochene Wort und über die Persönlichkeit des Vortragenden. Dementsprechend sollte die Präsentation eher durch starke Visualisierung geprägt sein, die maximal eine wesentliche Botschaft pro Seite enthält.

Selbsterklärend beim Lesen

Auf der anderen Seite werden Präsentation häufig gar nicht groß vorgetragen, sondern statt dessen per E-Mail verteilt. Dann gibt es Antworten per E-Mail oder eine zweite Präsentation, die auf dieser ersten aufbaut. Ein Vortrag ist hier gar nicht das Ziel, vielmehr geht es um Informationsvermittlung. Die Empfänger dieser Präsentation müssen gar nicht alle gleichzeitig verfügbar sein, jeder kann die Datei öffnen, wann er oder sie möchte. Er muss aber auch ganz alleine die Inhalte verstehen und nachvollziehen.

Daher ist es hier notwendig, die einzelnen Folien selbsterklärend zu gestalten. Ein einzelnes Stichwort oder eine einzelne Zahl auf einer Seite reichen jetzt einfach nicht mehr. Aus dem Stichwort muss mindestens ein halber Satz werden und die Zahl muss in den Zusammenhang gebracht werden. Herleitung und Schlussfolgerung können nicht mit dem gesprochenen Wort erklärt werden, vielmehr muss es niedergeschrieben sein.

Dadurch haben die Präsentationsfolien einen ganz unterschiedlichen Charakter, je nachdem wie sie eingesetzt werden sollen.