Weniger E-Mails erhalten

Sie wollen weniger E-Mails bekommen? Dann hilft es zunächst, wenn Sie selbst weniger E-Mails schreiben. Denn jede geschriebene E-Mail hat das Potential für Antworten, die Sie erhalten. Überlegen Sie also zunächst, ob Sie wirklich eine Information oder Frage als E-Mail verteilen müssen.

Und wenn Sie eine Mail schreiben, dann legen Sie es darauf an, keine Antwort zu erhalten:

  • Wählen Sie einen möglichst kleinen Verteiler. Damit ist die Zahl der potentiellen Antwort-Schreiber begrenzt.
  • Starten Sie keine Diskussion. Ansonsten haben Sie gleich dutzende E-Mails in Ihrem Posteingang.
  • Es läuft eine Diskussion, Sie sind im Verteiler, wollen aber keine weitere Nachricht bekommen? Rufen Sie einen Kollegen an, der etwas zu sagen hat. Bitten Sie ihn, eine Antwort an alle zu schreiben – aber Sie selbst aus dem Verteiler zu nehmen. Ab jetzt haben Sie Ruhe.
  • Nehmen Sie die Nachfrage vorweg. Das geht auch bei mehreren Alternativen in Ihrer E-Mail: „Wenn Sie sich für Option A entscheiden, dann schicken Sie das angehängte Formular an den Helpdesk. Wenn Sie sich für Option B entscheiden, wenden Sie sich direkt an Herrn Meier.“
  • Lösen Sie ein Problem, indem Sie Kollegen vernetzen und sich selbst aus dem Verteiler nehmen: „Hallo Disponent, der Kundenauftrag von Kunde A hat oberste Priorität. Bitte mit Schichtleiter umplanen. Wenn Lieferung bis morgen nicht möglich, an Produktionsleiter eskalieren. Eine Bestätigung bitte direkt an den Kundenbetreuer senden.“

Und zuletzt gibt es noch eine klassische Alternative:  Wenn es wirklich wichtig und dringend ist, dann nehmen Sie das Telefon und rufen Sie an.

Meinen Chef führen

Der eigene Erfolg hängt in großem Maße von meinem Chef ab. Ich brauche eine gute Beziehung zu meinem Chef und ich brauche seine Unterstützung. Und darum muss ich meinen Chef managen.

Erkennen und verstehen Sie den Charakter Ihres Chefs

Sie können Ihren Chef nicht ändern, er wird so bleiben wie er ist. Also müssen Sie sich auf ihn einstellen. Wie möchte ihr Chef Informationen erhalten? Möchte er lieber eine E-Mail lesen, einen Bericht bekommen oder möchte er sich mit Ihnen unterhalten? Verlangt er immer die ausführliche Herleitung oder möchte er nur Ihre Schlussfolgerung hören? Handelt Ihr Chef nach dem kleinsten Hinweis oder müssen Sie ihn mehrfach erinnern, bevor er sich bewegt? Bedienen Sie den Charakter Ihres Chefs und bereiten Sie sich entsprechend vor.

Ihr Chef hat keine Zeit?

Sie werden Ihren Chef auch nicht häufiger sprechen als bisher. Seine Zeit ist immer knapp und das wird sich auch nicht ändern. Daher ist es Ihre eigene Verantwortung, die Ihnen gegebene Zeit effektiv zu nutzen. Bereiten Sie sich intensiv auf ein Gespräch mit Ihrem Chef vor. Überlegen Sie, was Sie an Entscheidungen von ihm benötigen und welche Informationen Sie ihm geben wollen. Sorgen Sie dafür, dass Ihr Chef Sie als kompetenten und effizienten Mitarbeiter wahrnimmt.

Niemand mag Überraschungen

Wenn es in Ihrem Projekt ein Problem gibt, dann sagen Sie es ihrem Chef. Wenn in Ihrem Bereich eine sehr riskante Situation entsteht, dann teilen Sie es ihm mit. Früher oder später wird Ihr Chef davon erfahren. Und dann sollte er es zunächst von Ihnen erfahren. Vermeiden Sie die peinliche Situation, dass Ihr Chef wiederum von seinem Chef auf ein Problem angesprochen wird, und selbst nichts dazu sagen kann. Füttern Sie ihn mit Informationen und zeigen Sie auch Ihre Maßnahmen auf, um die Situation zu entschärfen und das Problem zu lösen. Halten Sie Ihren Chef auf dem Laufenden. Sie sind immer in der Bringschuld, Ihr Chef kann nur das wissen, was Sie ihm sagen.

Das ist alles?

Seinen Chef zu managen ist keine außergewöhnliche Kunst. Ich muss es nur bewusst tun. Ich darf nicht lamentieren, sondern muss die Rahmenbedingungen akzeptieren und mich darauf einstellen. Wenn Sie einen guten Chef haben, dann seien Sie dankbar und nutzen diese Tipps um die Zusammenarbeit weiter zu verbessern. Wenn Sie mit Ihrem Chef nicht zufrieden sind, dann akzeptieren Sie, dass Ihr Chef eben Ihr Chef ist und damit am längeren Hebel sitzt. Sie müssen sich darauf einstellen und ihn eben managen. Das ist kein Opportunismus, sondern die Voraussetzung, um vernünftig miteinander zusammen zu arbeiten.

Rhetorik für die Präsentation

Mit einer guten Vorbereitung und überzeugenden Folien haben Sie bereits die wesentlichen Bausteine für eine erfolgreiche Präsentation geschaffen. Das wichtigste bleibt aber Ihre Persönlichkeit: Sie müssen für die Inhalte einstehen und diese verkörpern.

Generalprobe vor der Kamera

Üben Sie Ihre Präsentation! Und damit ist nicht ein schnelles Durchklicken gemeint. Nehmen Sie sich die Zeit und die Ruhe einem Kollegen, Freund oder Ihrem Partner die Präsentation vollständig vorzustellen, als wären Sie schon vor echtem Publikum. Sie können auch eine Kamera mitlaufen lassen, wenn Sie sich selbst nochmal ansehen wollen.

Wenn Sie die Inhalte plötzlich vortragen und erklären müssen, werden Sie sofort die Punkte finden, in denen Ihre Argumentation noch lückenhaft ist:

  • Was können Sie nicht erklären?
  • Bei welchen Aussagen stehen Sie nicht wirklich dahinter?
  • Wo gibt es noch eine Lücke oder Sprünge in der Abfolge?
  • An welcher Stelle „schwimmen“ Sie inhaltlich?
  • Wo gestalten Sie es zu umständlich?

Verfügbare Zeit einschätzen

Messen Sie dabei auch die Zeit, die Sie für den Vortrag benötigen. Vergleichen Sie das mit der Zeit, die Sie tatsächlich zur Verfügung haben. Und zählen Sie vorher mal Ihre Folien, denn 3-5 Minuten werden Sie sicher für jede Seite brauchen. Sobald es eine Zwischenfrage gibt, kann das schnell zusätzliche Minuten kosten. Und wenn eine Abschlussdiskussion oder eine Entscheidung vorgesehen ist, werden Sie auch dafür noch Zeit benötigen.

Das Wichtigste bis 11 Uhr

Haben Sie oft das Gefühl, bei der Arbeit nichts wirklich geschafft zu haben? Dass Ihnen für die wirklich wichtigen Dinge keine Zeit bleibt? Und Sie auf der Suche nach Effizienz im Internet unterwegs waren? Dabei gibt es eine ganz einfache Methode für effektives Arbeiten – nur verlangt sie große Disziplin.

Beginnen Sie den Tag mit dem Wichtigsten. Und erledigen Sie es bis 11 Uhr.

Das ist alles. Und dafür gibt es gute Gründe:

  • Sie sind produktiver. Jeden Tag ein oder zwei Wichtige Dinge zu erledigen, ist eine großartige Quote. Damit schaffen Sie mehr als die meisten Ihrer Kollegen, die zwischen E-Mails und Ad-hoc-Aktionen festhängen.
  • Sie haben ein gutes Gefühl, bereits etwas geleistet zu haben. Dies hebt Ihre Stimmung und gibt Motivation für den Rest des Tages.
  • Probleme gibt es immer. Und im Laufe des Tages geschehen unvorhergesehene Dinge. Wenn Sie das wichtigste dann schon erledigt haben, können Sie sich viel entspannter der dringenden Problemlösung widmen.

Anstatt den Tag mit E-Mails zu beginnen, starten Sie mit dem wichtigsten. Und das planen Sie bereits am Vortag ein, entweder noch im Büro oder auch zu Hause. Nehmen Sie sich gezielt eine wichtige Aufgabe für den nächsten Morgen vor. Und lassen Sie sich nicht von dringenden Dingen ablenken, die können auch bis 11 Uhr warten.