Besprechungen pünktlich beginnen

Es ist immer wieder ein Ärgernis, wenn eine Besprechung nicht beginnt, weil nicht alle anwesend sind. Dabei ist es nicht schwer, wenn ein paar Tipps beachtet werden.

Ein Projektleiter gibt seinem Projekt und den Mitarbeitern Regeln des Zusammenarbeitens. Eine dieser Regeln ist der pünktliche Beginn von Besprechungen. Der Projektleiter kommuniziert dies klar an alle Beteiligten und macht damit seine Erwartungshaltung als Moderator einer Besprechung deutlich. Pünktliches Erscheinen ist auch immer eine Respektsbezeugung gegenüber den Kollegen.

Wer einen pünktlichen Beginn einfordert, der darf selbst nicht zu spät kommen. Und um auch wirklich starten zu können, sollte vor allem der Moderator 5 Minuten vor der Uhrzeit im Besprechungsraum sein. Damit bliebt genug Zeit die Kollegen zu begrüßen, seine Unterlagen zu sortieren und notwendige Technik in Betrieb zu nehmen.

Wenn die Minute gekommen ist, dann wird die Besprechung begonnen – egal wie viele Teilnehmer anwesend sind. Der Moderator eröffnet die Besprechung formal und gibt damit ein klares Zeichen, das es jetzt losgeht. Es mag ungewohnt erscheinen oder etwas Überwindung kosten, weil noch nicht alle anwesend sind oder noch in persönlichen Gesprächen im Raum stehen. Dennoch ist der Moderator oder Projektleiter Vorbild und sollte seine Rolle auch nutzen, um eine effektive Besprechung zu gewährleisten.

Nach der Eröffnung und Begrüßung der Teilnehmer stellt der Moderator fest, wer noch nicht anwesend ist. Es geht jetzt nicht um Mutmaßungen, wo jemand noch steckt und wann er kommen mag. Es sollte auch niemand versuchen ihn anzurufen, denn damit ist die Besprechung wieder gestört. Es gibt nur zwei wichtige Fragen:

  • Ist die Anzahl der anwesenden Teilnehmer groß genug, um eine Entscheidung zu treffen?
  • Sind alle Personen anwesend, deren Votum für eine Entscheidung ein absolutes Muss ist?

Wenn Sie beide Fragen mit „Ja“ beantworten können, dann beginnen Sie mit der Besprechung. Die zu spät kommenden Teilnehmer haben dann selbst die Verantwortung sich einzufinden. (Und sollten auch die laufende Besprechung nicht durch große Erklärungen oder Begrüßungen stören.) Müssen Sie eine Frage mit „Nein“ beantworten, dann entscheidet der Moderator mit der Gruppe, wie lange Sie noch warten wollen. Nach Ablauf der Frist wird die Besprechung abgebrochen und ein neuer Termin angesetzt.

Wer die Disziplin hat, dieses Verhalten vorzuleben und einzufordern, der wird schnell mit einem pünktlichen Erscheinen seiner eingeladenen Teilnehmer belohnt.

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