Eskalation als Präsentation

Im Projekt gibt es ein großes Problem, Ihr Budget und Zeitplan ist hinfällig, Ihre Ziele sind nicht mehr zu erreichen. Sie können nichts dafür, aber das Problem ist nun mal da. Was also tun? Seien Sie vor allem schnell und informieren Sie Ihren Projektsponsor und Lenkungskreis. Am besten tun Sie das, bevor Sie gefragt werden. Und wenn Sie das tun, dann bringen Sie auch gleich die Lösung des Problems mit!

Für die Eskalation bei Ihrem Lenkungskreis bereiten Sie eine Präsentation mit 3 Teilen vor:

Ausgangssituation: Beschreiben Sie die Situation vor dem Problem. Wie sah Ihre Planung aus, was waren die Ziele und das Budget. Konzentrieren Sie sich auf die Punkte, die jetzt problematisch sind. Und erläutern Sie auch die Annahmen, die der Planung zu Grunde lagen.

Auswirkungen: Erläutern Sie das Problem. Was ist passiert und welche Annahmen haben sich dadurch geändert. Wie wirkt sich das Problem auf das Projekt aus? Welche Ziele sind jetzt gefährdet? Wie verändert sich der Terminplan? Lassen Sie hier zunächst mögliche Lösungen außen vor und beschreiben nur das Bild, wenn Sie nicht reagieren würden.

Gegenmaßnahmen: Im dritten Schritt stellen Sie Ihre Maßnahme vor, um die Auswirkungen auf das Projekt zu reduzieren. Im besten Fall können Sie direkt das Problem lösen und haben „nur“ etwas Verzug im Projekt. In anderen Fällen müssen Sie aber mit dem Problem arbeiten und es ins Projekt integrieren. Bieten Sie eine oder zwei Vorgehensweisen an, was Sie jetzt tun werden. Beschreiben Sie Ihre zusätzlichen Aufwände und die Auswirkungen auf die Projektziele. Holen Sie sich dafür die Freigabe von Ihrem Lenkungskreis.

Ob diese Präsentation jetzt aus einer, drei oder neun Seiten besteht, bleibt Ihnen überlassen. Diese Grundstruktur sollte Ihnen ermöglichen, die für Sie beste Entscheidung des Lenkungskreises zu erhalten.

Advertisements

Besprechungen pünktlich beginnen

Es ist immer wieder ein Ärgernis, wenn eine Besprechung nicht beginnt, weil nicht alle anwesend sind. Dabei ist es nicht schwer, wenn ein paar Tipps beachtet werden.

Ein Projektleiter gibt seinem Projekt und den Mitarbeitern Regeln des Zusammenarbeitens. Eine dieser Regeln ist der pünktliche Beginn von Besprechungen. Der Projektleiter kommuniziert dies klar an alle Beteiligten und macht damit seine Erwartungshaltung als Moderator einer Besprechung deutlich. Pünktliches Erscheinen ist auch immer eine Respektsbezeugung gegenüber den Kollegen.

Wer einen pünktlichen Beginn einfordert, der darf selbst nicht zu spät kommen. Und um auch wirklich starten zu können, sollte vor allem der Moderator 5 Minuten vor der Uhrzeit im Besprechungsraum sein. Damit bliebt genug Zeit die Kollegen zu begrüßen, seine Unterlagen zu sortieren und notwendige Technik in Betrieb zu nehmen.

Wenn die Minute gekommen ist, dann wird die Besprechung begonnen – egal wie viele Teilnehmer anwesend sind. Der Moderator eröffnet die Besprechung formal und gibt damit ein klares Zeichen, das es jetzt losgeht. Es mag ungewohnt erscheinen oder etwas Überwindung kosten, weil noch nicht alle anwesend sind oder noch in persönlichen Gesprächen im Raum stehen. Dennoch ist der Moderator oder Projektleiter Vorbild und sollte seine Rolle auch nutzen, um eine effektive Besprechung zu gewährleisten.

Nach der Eröffnung und Begrüßung der Teilnehmer stellt der Moderator fest, wer noch nicht anwesend ist. Es geht jetzt nicht um Mutmaßungen, wo jemand noch steckt und wann er kommen mag. Es sollte auch niemand versuchen ihn anzurufen, denn damit ist die Besprechung wieder gestört. Es gibt nur zwei wichtige Fragen:

  • Ist die Anzahl der anwesenden Teilnehmer groß genug, um eine Entscheidung zu treffen?
  • Sind alle Personen anwesend, deren Votum für eine Entscheidung ein absolutes Muss ist?

Wenn Sie beide Fragen mit „Ja“ beantworten können, dann beginnen Sie mit der Besprechung. Die zu spät kommenden Teilnehmer haben dann selbst die Verantwortung sich einzufinden. (Und sollten auch die laufende Besprechung nicht durch große Erklärungen oder Begrüßungen stören.) Müssen Sie eine Frage mit „Nein“ beantworten, dann entscheidet der Moderator mit der Gruppe, wie lange Sie noch warten wollen. Nach Ablauf der Frist wird die Besprechung abgebrochen und ein neuer Termin angesetzt.

Wer die Disziplin hat, dieses Verhalten vorzuleben und einzufordern, der wird schnell mit einem pünktlichen Erscheinen seiner eingeladenen Teilnehmer belohnt.

Er weiß alles – und nichts

Die nächste Sitzung mit Ihrem Chef oder Lenkungsausschuss steht vor der Tür, und Sie müssen die übliche Präsentation zum Projektstatus vorbereiten. Und Sie fragen sich mal wieder, welche Inhalte Sie zeigen sollen und welche nicht.

Gehen Sie davon aus, dass Ihr Chef nichts weiß. Er war nämlich nicht dabei und kann nur das wissen, was Sie ihm berichten. Er kennt Ihre Gedanken nicht, und sollte sie sich auch nicht selbst erschließen müssen. Er weiß nicht, welche Hürden Sie überwunden haben und welche Erkenntnisse Sie hatten.

Bereiten Sie daher die Inhalte so auf, dass sie an der letzten Sitzung anschließen. Knüpfen Sie zum Beispiel an Ihren Projektauftrag an, oder starten Sie mit der Entscheidung vom letzten Meeting. Und dann lassen Sie Ihren Chef an Ihren Gedanken teilhaben, erläutern Sie Ihre Vorgehensweise und Ihre Erfolge. Es ist Ihre Bringschuld.

Gehen Sie davon aus, dass Ihr Chef alles weiß. Er lebt nämlich nicht auf einer einsamen Insel, sondern ist gut vernetzt. Er hat Kontakt zu Ihnen und zu Mitarbeitern oder Kunden Ihres Projekts. Er bekommt mit, wenn es Schwierigkeiten gibt und er hat von dem erreichten Meilenstein gehört.

Bereiten Sie daher die Inhalte so auf, dass Sie Ihren Chef nicht langweilen und ihm vor allem nichts vormachen. Fokussieren Sie sich auf die wesentlichen Erkenntnisse und verzichten Sie auf langatmige Herleitungen. Verheimlichen Sie keine Schwierigkeiten und Risiken, sondern gehen Sie aktiv mit einem Lösungsvorschlag in die Besprechung.

Stellen Sie sich auf beide Extreme ein und finden Sie das richtige Maß an Wiederholung und Fokussierung. Wenn Sie im Termin merken, dass Ihr Chef mehr der Nichtswisser oder der Alleswisser ist, dann stellen Sie sich in Ihrer Präsentation darauf ein und setzen entsprechende Schwerpunkte.

Erst wer – dann was

In seinem Buch „From Good to Great“ beschreibt Jim Collins wesentliche Führungs-Prinzipien, um ein herausragendes Unternehmen zu schaffen. Mitarbeiter als wichtigste Ressource anzuerkennen, ist nicht nur ein Lippenbekenntnis, sondern prägt vielmehr das tägliche Handeln einer erfolgreichen Führungskraft. Dieses Handeln ist hart und wirksam – aber nicht rabiat und unbarmherzig.

Wer ein Projekt startet oder eine Projektabteilung übernimmt, der sollte sich als erstes der Mitarbeiterauswahl widmen. Ziele, Strategien und Geschäftsfelder können sich ändern, die Mitarbeiter aber bleiben. Und wenn sich das Projektziel ändert, dann muss das Projekt mit den selben Mitarbeitern das neue Ziel erreichen. Wenn Sie einen ausgezeichneten Umsetzer in Ihrem Team haben, dann wird er jede Strategie umsetzen können. Wenn Sie einen hervorragenden Denker mitbringen, dann wird er jede verworrene Komplexität sortieren können. Wenn Sie einen Russland-Experten an Bord haben, dann sind Sie aufgeschmissen, wenn das Produkt jetzt doch erst in Saudi-Arabien auf den Markt gebracht wird.

Jim Collins schreibt von den „Seats in the Bus“:

  • Bringen Sie die richtigen Leute in den Bus. Wen brauchen Sie für Ihr Projekt? Wer ist hilfreich in Ihrem Team? Welche Stärken fehlen noch? Und das alles unabhängig vom Reiseziel!
  • Bewegen Sie die falschen Leute aus dem Bus raus. Wer ist Ihnen keine Hilfe? Wer passt nicht ins Team? In der Praxis ist das natürlich nicht immer einfach, aber Sie können keinen Ballast auf Ihrer Reise gebrauchen.
  • Setzen Sie die Leute im Bus an die richtigen Plätze. Wer ist der beste Fahrer? Wer kann gut navigieren? Wer ist für die Ressourcen zuständig und wer für die Routenplanung?

Erst wenn diese drei Schritte umgesetzt sind, kommt die Frage nach dem Reiseziel. Sie haben jetzt ein starkes Team mit den richtigen Leuten. Es gibt keinen unnötigen Ballast und keine Störer. Und jede Rolle ist mit der besten Person besetzt. Jetzt kann die Fahrt losgehen und Ihr Team ist erfolgreich gewappnet für Kursänderungen und Hindernisse.