Niemals ohne: Auftraggeber und Projektauftrag

Bevor ich ein Projekt starte, achte ich auf zwei elementare Dinge: Ich habe einen Auftraggeber, und ich habe einen klaren Projektauftrag.

In der Praxis beobachte ich hin und wieder Beispiele, dass Projekte ohne Auftraggeber(!) gestartet werden. Ein Mitarbeiter hat eine Idee, trifft sich dazu mit Kollegen, fasst die Erkenntnisse in einer Präsentation zusammen, schickt sie an ein paar weitere Kollegen und Führungskräfte und beginnt schon mal in der Umsetzung. Die Gefahr ist, dass dieser Mitarbeiter viel Zeit und Energie von sich und seinen Kollegen investiert, ohne jemals sein Ziel zu erreichen.

Bevor ich ein Projekt starte, benötige ich zunächst einen Auftraggeber. Jemand muss mir das Mandat geben, etwas zu tun. Damit habe ich die Gewissheit, dass meine Aktivitäten zu den Zielen und zur Strategie des Geschäftsbereichs und der Firma passen. Und ich habe damit die Unterstützung, um Ressourcen zu erhalten und Widerstände zu überwinden. Wenn ich keinen Auftraggeber habe, dann drehe ich schnell hohl und erzeuge nur Blindleistung.

Bevor ich ein Projekt starte, benötige einen Projektauftrag. Es klingt oft banal, aber haben Sie einen unterschriebenen Zettel, der genau beschreibt, was Ihr Ziel ist? Ich vereinbare mit meinem Auftraggeber, was ich erreichen soll und bis wann. Diese Diskussion mag eine gewisse Zeit dauern, ist aber sehr hilfreich und vermeidet spätere Missverständnisse. Ebenso wichtig ist die Abgrenzung des Projektumfangs: Was ist drinnen und was ist draußen? Nur so kann ich mich als Projektleiter vor falschen Erwartungen und späteren Diskussionen um Zeit und Budget schützen.

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