Die Produktivitäts-Illusion der Smartphones

Smartphone und Tablet machen nicht produktiv, sondern abhängig. Sie stehlen Zeit und lenken ab. Letztendlich verwalten Sie nur unsere mangelnde Ordnung und fehlende Disziplin.

Wir glauben, dass wir mit unserem Smartphone richtig smart geworden sind. Jederzeit Zugriff auf E-Mails und Kalender. Kontaktieren unsere Freunde und Kollegen mit WhatsApp und Skype. Checken schnell das Wetter und die Nachrichten. Und beruflich können wir sofort reagieren und die Präsentation auch online korrigieren.

Tatsächlich sind wir aber kein Stück produktiver geworden. Sondern nur abhängiger. Es gibt keine E-Mail, die vor dem Frühstück gelesen werden muss. Das Wetter ändert sich nicht alle 5 Minuten. Und die Nachrichten betreffen uns in den seltensten Fällen wirklich persönlich.

Und wir vergeuden unendlich viel Zeit. Jeder Smartphone-Besitzer schaut jeden Tag 221 Mal auf sein Telefon. Lassen Sie das in Ihr Bewusstsein sinken: 221 Mal. Jeden Tag. Morgen wieder. Und in Summe verbringen wir dann täglich über 3 Stunden mit dem Blick aufs Display. (Quelle) Das sind 3 verlorene Stunden, denn produktiv sind wir dabei so gut wie nie.

Das Smartphone suggeriert uns eine Illusion von Verbundenheit, Verfügbarkeit, Wichtigkeit und Dringlichkeit. Stattdessen sollten wir uns ausschließlich auf die Wichtigkeit fokussieren. Wenn wir immer nur das tun, was gerade wichtig ist, dann haben wir nur wenige Aufgaben am Tag. Und für diese brauchen wir kein Smartphone, auf das wir alle 5 Minuten starren. Wir brauchen Ruhe und Konzentration für unsere wichtigen Aufgaben. Und nur dann sind wir wirklich produktiv.

Krank präsentieren?

Sie haben eine wichtige Präsentation, sind optimal vorbereitet – und werden kurz vorher krank. Was jetzt?

Wer krank ist, geht ins Bett oder zum Arzt. Die Gesundheit ist immer noch das wichtigste, das wir haben und wir sollten sie erhalten. Niemand ist unersetzlich und die Erde wird sich auch dann weiter drehen, wenn Sie nicht erscheinen. Und so wird auch Ihre Firma ohne Sie zurecht kommen (es sei denn, Sie sind selbst Unternehmer).

Ihre Präsentation sollten Sie nur halten, wenn Sie alle drei Bedingungen erfüllen:

  • Der Termin ist wirklich wichtig. Ein einfacher Statusbericht vor der Geschäftsführung mag für Sie wichtig sein, ist es aber weder für das Projekt noch für Ihre Chefs. Brauchen Sie auf der anderen Seite eine Weichenstellung oder sind Sie Hauptredner auf einem Kongress, dann ist Ihr Erscheinen sehr wohl wichtig.
  • Der Termin lässt sich nicht verschieben und es gibt keinen passenden Ersatz für Sie. Wenn Ihr Kollege präsentieren kann, dann stellen Sie Ihr Ego zurück und bleiben im Bett.
  • Sie werden für die Zeit Ihres Vortrags fit sein. Wenn Sie schon präsentieren, dann muss es auch gelingen, eine zweite Chance gibt es nicht. Und dafür müssen Sie Ihre Kräfte aktivieren.

Wer sich entscheidet, die Präsentation auch krank durchzuziehen, der darf kein Mitleid erwarten. Sie sollten nicht jammern und meiner Meinung nach auch gar nicht erwähnen, dass Sie krank sind. Ihr Publikum erwartet einen professionellen Auftritt, den müssen Sie dann auch liefern.

Niemals ohne: Auftraggeber und Projektauftrag

Bevor ich ein Projekt starte, achte ich auf zwei elementare Dinge: Ich habe einen Auftraggeber, und ich habe einen klaren Projektauftrag.

In der Praxis beobachte ich hin und wieder Beispiele, dass Projekte ohne Auftraggeber(!) gestartet werden. Ein Mitarbeiter hat eine Idee, trifft sich dazu mit Kollegen, fasst die Erkenntnisse in einer Präsentation zusammen, schickt sie an ein paar weitere Kollegen und Führungskräfte und beginnt schon mal in der Umsetzung. Die Gefahr ist, dass dieser Mitarbeiter viel Zeit und Energie von sich und seinen Kollegen investiert, ohne jemals sein Ziel zu erreichen.

Bevor ich ein Projekt starte, benötige ich zunächst einen Auftraggeber. Jemand muss mir das Mandat geben, etwas zu tun. Damit habe ich die Gewissheit, dass meine Aktivitäten zu den Zielen und zur Strategie des Geschäftsbereichs und der Firma passen. Und ich habe damit die Unterstützung, um Ressourcen zu erhalten und Widerstände zu überwinden. Wenn ich keinen Auftraggeber habe, dann drehe ich schnell hohl und erzeuge nur Blindleistung.

Bevor ich ein Projekt starte, benötige einen Projektauftrag. Es klingt oft banal, aber haben Sie einen unterschriebenen Zettel, der genau beschreibt, was Ihr Ziel ist? Ich vereinbare mit meinem Auftraggeber, was ich erreichen soll und bis wann. Diese Diskussion mag eine gewisse Zeit dauern, ist aber sehr hilfreich und vermeidet spätere Missverständnisse. Ebenso wichtig ist die Abgrenzung des Projektumfangs: Was ist drinnen und was ist draußen? Nur so kann ich mich als Projektleiter vor falschen Erwartungen und späteren Diskussionen um Zeit und Budget schützen.

KISS – Keep it short and simple

Wenn Sie eine Präsentation erstellen, dann haben Sie dafür einen Anlass und hoffentlich auch ein Ziel. Sie möchten eine Botschaft vermitteln, eine Entscheidung erhalten oder eine bestimmte Aktion bei Ihrem Publikum erreichen. Dazu müssen Sie zunächst sicherstellen, dass Sie verstanden werden. Ihre Zuhörer müssen Ihren Gedankengang nachvollziehen und sollen zu der selben Schlussfolgerung kommen wie Sie. Die Herausforderung ist, dass Sie selbst aber über viel mehr Informationen verfügen als Ihre Zuhörer.

Hier hat sich das KISS-Prinzip etabliert. Ursprünglich stand KISS für „Keep it simple, stupid“ und stammt aus der militärischen Flugzeugentwicklung. Eine technische Lösung war immer so einfach zu wählen, dass Sie von einem durchschnittlichen Ingenieur im Feld jederzeit verstanden und repariert werden konnte. Im deutschen Sprachgebrauch und im Marketing wird inzwischen häufiger „Keep it short and simple“ verwendet.

Das gleiche gilt auch für Ihre Präsentation: Halten Sie es immer so einfach („simple“), dass es auch von einem ganz normalen Kollegen, der das Thema nicht kennt, verstanden werden kann. Halten Sie es so kurz („short“), dass Sie nicht mehr Informationen und Seiten verwenden, als unbedingt notwendig. Lassen Sie alle Fakten und Aussagen weg, die nicht für Ihre Botschaft erforderlich sind. Folgen Sie diesen zwei Leitlinien und nehmen Sie sich genug Zeit für die Vorbereitung, dann haben Sie bereits die Grundlage für eine erfolgreiche Präsentation gelegt.

Prioritäten setzen mit Peter Drucker

Peter Drucker hat die moderne Management-Lehre geprägt wie kaum jemand nach ihm. Er stellt fest, dass niemand in der Lage ist zwei oder drei Dinge gleichzeitig zu tun. Wer sich konsequent auf eine einzige Aufgabe konzentriert, der braucht hierfür deutlich weniger Zeit. Anstatt Prioritäten zu setzen, muss man sich entscheiden, welche Aufgaben nachrangig sind und damit gar nicht bearbeitet werden.

Multitasking ist eine berühmte Legende unserer heutigen, modernen Zeit. Tatsächlich können die meisten von uns gleichzeitig Autofahren, Musik hören, sich unterhalten und das Ortsschild lesen. Aber sobald vor uns ein Ball auf die Straße rollt, verstummt sofort die Unterhaltung, stört die laute Musik und wir nehmen das Ortsschild nicht mehr wahr. Denn wenn wir uns konzentrieren, dann können wir effektiv nur eine einzige Sache zur Zeit machen. Und das gilt auch für die Arbeit.

Die große Herausforderung ist, dass wir bei unserer Arbeit mit unzähligen Aufgaben und Anfragen klar kommen müssen. Wir werden ständig abgelenkt und haben Schwierigkeiten, uns auf eine Aufgabe zu konzentrieren. Doch wer sich auf eine einzige Aufgabe konzentrieren kann, der wird auch schneller ein Ergebnis erzielen. Und anschließend kann die nächste Aufgabe in Angriff genommen werden. Die „Aufgabe“ kann auch ein Projekt sein, dass über einen längeren Zeitraum läuft. Aber das nächste Projekt muss dann warten, bis sein Vorgänger abgeschlossen ist.

Wenn wir auf herkömmlichem Weg Prioritäten setzen, erhalten wir immer eine Liste mit mehreren Aktivitäten, die wir in eine Reihenfolge gebracht haben und jetzt von oben nach unten abarbeiten. Peter Drucker dagegen schreibt: „Der Grund, warum sich so wenige Führungskräfte auf eine Sache konzentrieren können, ist die Schwierigkeit zu entscheiden, was nachrangig ist.“ (Drucker: The Effective Executive, 2014, S. 112) Und tatsächlich ist die Entscheidung für diese einzige Aufgabe immer auch eine Entscheidung gegen zahlreiche andere Aufgaben und Projekte. Und das ist die schwerste Entscheidung: Mir einzugestehen, was ich alles nicht tun werde.

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