Bloß keinen Fehler machen

Projekte betreten immer Neuland, das liegt bereits in ihrer Definition. Für den Projektleiter kann das eine herausfordernde Situation werden: Er kennt das Ziel und grundsätzlich auch den Weg, wird ihn aber zum ersten Mal beschreiten. Unerwartete Hindernisse, unbekannte Abzweigungen und nicht geplante externe Einflüsse werden ihm die Leitung erschweren. Zusätzlich hat er den Druck seiner Auftraggeber, die vereinbarten Termine und Budgets einzuhalten. Abweichungen werden nicht geduldet, oder zumindest scharf hinterfragt. Und der Projektleiter steht im Wettbewerb mit seinen Kollegen. Er muss sich beweisen, um auch für die Zukunft seinen Job zu sichern oder zu verbessern.

Um in dieser Situation fest im Sattel zu bleiben, sagt sich so mancher Projektleiter: Jetzt bloß keine Fehler machen. Dann kann mir nichts passieren. In der Folge wird ein besonderes Augenmerk auf das Risikomanagement gelegt. Das Team wird animiert, sich mögliche Schwierigkeiten auszudenken und zu dokumentieren. Probleme werden jetzt häufiger und frühzeitig kommuniziert, sowohl in Projektmeetings als auch zum Lenkungskreis und Auftraggeber. Prozesse und Richtlinien haben einen sehr hohen Stellenwert und werden jederzeit und haargenau eingehalten. Schlussendlich weist der Projektleiter die Verantwortung von sich, wenn doch etwas passieren sollte.

Was erreicht der Projektleiter unbewusst? Er verwaltet sein Projekt. Der Drang, keinen Fehler zu machen, verlangsamt die Umsetzung. Der Fokus liegt jetzt auf Dokumentation und Absprachen. Der Projektleiter versteckt sich hinter Dokumenten oder in der Gruppe einer Besprechung. Er verliert seine Stellung als sichtbarer Leuchtturm, der den Projektmitarbeitern den Weg weist.

Und was ist mit den ursprünglichen Absichten des Projektleiters? Er erreicht das Gegenteil: Er wird als Mahner und Nörgler wahrgenommen. Einer, der immer eine saubere Dokumentation vorweisen kann und viel geredet hat. Aber er wird nicht als derjenige gesehen, der Probleme mutig angeht und Projekte auch in unsicheren Zeiten umsetzen kann. Und bei der nächsten Personalentscheidung für eine Projektleitung oder gar eine Beförderung taucht sein Name nicht mehr auf.

BCG entschlüsselt: Die geschickte Präsentation der Berater der Boston Consulting Group

Was macht ein Unternehmensberater anders, damit seine Präsentation so wichtig und überzeugend erscheint? Bei genauerer Betrachtung sind weder das Layout noch die Gestaltung einzelner Folien besonders außergewöhnlich. Die große Stärke liegt vor allem in der Strukturierung der Folien und in der Verwendung von besonderen Überschriften.

 

Gliederung: Der Hauptteil der Präsentation besteht aus zwei Teilen: Die Seiten 5-8 zeigen die Ergebnisse einer US-Umfrage zum autonomen Fahren. Und auf den Seiten 9-11 hat BCG Berechnungen zu den Kosten von autonomen Fahrzeugen zusammengestellt. Dazu fassen die Seiten 3 und 4 die Ergebnisse in prägnanten Aussagen zusammen. Interessant ist hier, dass die Kernaussagen der Präsentation gleich zu Beginn stehen. Die folgenden Folien unterstützen und begründen dann diese Kernaussagen.

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Inhaltsverzeichnis: Ein Inhaltsverzeichnis im herkömmlichen Sinn gibt es hier nicht. Die Zusammenfassung auf den Seiten 3 und 4 ist analog zu den folgenden Seiten sortiert und dient als roter Faden für die weitere Präsentation. Eine visuelle Orientierung ist nicht vorhanden, bei insgesamt 13 Seiten aber auch nicht wirklich notwendig.

Überschriften: Wie bei allen guten Unternehmensberatern sind die Überschriften knackige Kernaussagen. Anstatt inhaltsleerer Angaben (z. B. „Umfrage Teil 3“) gibt die Überschrift den Inhalt der gesamten Folie wieder (z. B. „Viele Kunden sind bereit über 5.000 US$ auszugeben“). Wer nur die Überschriften liest, der versteht bereits die gesamte Präsentation.

Folienmaster: BCG räumt den Inhalten auf seinen Folien sehr viel Platz ein. Das Firmenlogo ist letztendlich nur ein Schriftzug, der wie eine Fußzeile ganz unten positioniert ist. Eine dicke, grüne Linie trennt oben die Überschrift vom Inhaltsbereich der Folie. Die Seitenzahl steht ganz klein in der Ecke rechts unten.

Text-Seiten: Eine reine Text-Seite findet sich nur auf Seite 2. Hier nutzt BCG das Standard-Layout von PowerPoint mit grünen Listenpunkten. In Bezug auf das Layout die einfachste Folie der Präsentation.

Daten und Diagramme: Die meisten Folien dieser Präsentation werden von Diagrammen beherrscht. Dabei reduziert BCG die Gestaltung auf das Wesentliche: Zwei Achsen, grüne Balken und jeweils ein Wert auf dem Balken. Da ist keine Spielerei und nichts, das vom Inhalt ablenken könnte. Zusätzlich hebt ein oranger Rahmen noch die wichtigsten Werte hervor, oder ein Diagrammtitel fasst die wichtigste Aussage zusammen.

Schaubilder: Auf Seite 9 ist ein Auto gezeichnet, an dem die Bauteile für autonomes Fahren hervorgehoben sind. Wer sich einen Illustrator leisten kann, hinterlässt mit so einer Grafik natürlich einen sehr professionellen Eindruck.

Tabellen: Die Folien 3 und 4 könnten eine langweilige Aufzählung oder eine Textfolie sein, aber BCG erstellt hier eine ansprechende Tabelle. Drei Kategorien sind durch vertikale, hellgrüne Blöcke zusammengefasst. Innerhalb der Kategorien sind dann einzelne Punkte durch eine römische Zahl und ein Piktogramm unterteilt. Dahinter folgt dann wieder der bekannte Stil der Unternehmensberater mit kernigen, teilweise forschen Botschaften.

Fazit: Jede Seite für sich betrachtet sind das Layout und die Gestaltung keine große Kunst. Inhaltlich stützt sich die Präsentation auf eine Umfrage und eine interne Berechnung. Die besondere Stärke der Boston Consulting Group ist hier die Strukturierung der Präsentation und die Verwendung von Kernaussagen. Die Struktur stellt das Ergebnis an den Anfang, vertieft danach die genannten Punkte und unterstützt die Argumentation mit Daten. Die Kernaussagen (oder auch „beliefs“, also Überzeugungen) beherrschen nicht nur die Überschriften der Folien. Vielmehr findet sich kaum ein Satz, der nicht als aktive Überzeugung formuliert ist.

Buchempfehlungen zum Thema:

In dem Buch Das Prinzip der Pyramide: Ideen klar, verständlich und erfolgreich kommunizieren erläutert die McKinsey-Beraterin Barbara Minto, wie Präsentationen von Beratern aufgebaut werden.

Das Buch Key Message Delivered: Business-Präsentationen mit Struktur baut auf dieser Vorgehensweise auf und bietet umfangreiche Praxistipps für die eigene, überzeugende Präsentation.

Präsentieren ohne PowerPoint

Licht aus, Beamer an, Gehirn abschalten. So geht es täglich tausenden Menschen in Büros und Besprechungsräumen. Machen Sie es doch mal anders und bleiben Sie in Erinnerung.

Wer heutzutage eine Thema vorstellen soll, der denkt sofort an PowerPoint (oder Keynote, oder Prezi…). In jedem Fall kommt der Computer zum Einsatz und das Ergebnis wird an die Leinwand projiziert. Das Resultat ist häufig eine Frontalpräsentation des Referenten, der im schlimmsten Fall mit dem Rücken zum Publikum seine Texte vorliest – oder im günstigen Fall ansprechende Folien produziert und im Vortrag unterhalten kann.

Aber warum muss es immer digital sein? Die analoge Welt bietet so viele Möglichkeiten, die häufig viel besser geeignet sind:

  • Muster: Möchten Sie ein neues Produkt vorstellen oder berichten Sie über eine besondere Erfahrung? Bringen Sie einfach ein Muster oder Modell mit. Zeigen Sie anschaulich wie Sie das Produkt nutzen können oder wie es sich anfühlt. Reichen Sie es herum, lassen Sie Ihre Zuhörer an Ihren Erfahrungen direkt teilhaben.
  • Flipchart: Für Notizen während der Präsentation wird es heute schon öfter genutzt. Aber mit dem Flipchart ist viel mehr möglich. Sie können damit Ihre gesamte Präsentation vortragen. Einzelne Seiten können Sie bereits vorbereiten, oder direkt während Ihres Vortrags auf dem Papier entwickeln. In jedem Fall sollten Sie sich aber vorbereiten und vorher wissen, wie das Ergebnis aussehen soll.
  • Fotos: Sie haben viele Bilder zu zeigen? Fotos von Produkten, Gebäuden oder Bilder von Webseiten? Nutzen Sie einen professionellen Anbieter und drucken Sie die Fotos auf DIN A3 oder größer aus (je nach Größe der Veranstaltung). Kleben Sie die Fotos auf eine Pappunterlage, so dass ein gleichmäßiger Rahmen übersteht. Diese Bilder können Sie dann hochhalten, herum geben oder auf ein Flipchart-Gerüst stellen.
  • Handout: Wollen Sie mit der Gruppe etwas erarbeiten? Fassen Sie alle vorliegenden Informationen zusammen und schreiben diese strukturiert in eine Textdatei. Versenden Sie diese vorab und drucken Sie die Seiten für jeden Teilnehmer aus. Im Termin wird dann anhand der Vorlage diskutiert und erarbeitet. Dazu kommen dann wieder Flipchart oder Karteikarten zum Einsatz.

Sie haben die einmalige und einfache Gelegenheit, anders zu sein als die große Masse. Wagen Sie einen Versuch in einer vertrauten Runde und bleiben Sie mit Ihrer Botschaft in Erinnerung!

Es gibt sogar ein Buch, das viele Ideen und Tipps zum Präsentieren ohne Computer anbietet: Die Computermaler befasst sich mit dem erfolgreichem Einsatz von Whiteboard, Flipchart und Metaplanwänden.