Projekte gekonnt umsetzen und Termine halten

Ein sauber erarbeitetes Projektziel und ein detaillierter Projektplan sind die bequemen Aufgaben des Projektleiters. In der Umsetzung trennt sich die Spreu vom Weizen. Hier hilft ein einfaches Werkzeug für die effektive Steuerung.

Wem als Projektleiter genug Zeit für eine gewissenhafte Planung eingeräumt wird, der hat zunächst beste Voraussetzungen. Die wesentlichen Dokumente sind an dieser Stelle ein klar beschriebenes Projektziel und ein Projektplan. Aus dem Projektplan gehen die wesentlichen Meilensteine, Termine und Abhängigkeiten der verschiedenen Aktivitäten hervor. Bis hierher ist alles Überlegung und Theorie.

Entscheidend ist die anschließende Umsetzung, die über Erfolg oder Misserfolg des Projekts entscheidet. Jetzt muss die Planung operationalisiert werden und die Teammitglieder müssen ihre Arbeit aufnehmen. Hier hilft eine einfache, aber effektive Liste aller Aufgaben: Wer macht was bis wann

  • Wer: Hier gilt das „Highlander-Prinzip“ – es kann nur eine(n) geben! Für jede Aufgabe ist nur eine einzige Person verantwortlich. Natürlich sind mehrere Mitarbeiter und Kollegen beteiligt. Aber ein einzige Person hat die Umsetzungsmacht und die Verantwortung fürs Gelingen bekommen. Und diese eine Person muss für eine termingerechte Erledigung sorgen.
  • Was: Hier wird ein Ergebnis beschrieben, das abgeliefert werden soll („Deliverable“). Eine präzise Beschreibung klärt von Beginn an die Erwartungshaltung des Projektleiters, des Verantwortlichen für diese Aufgabe und der Beteiligten. Ein einfaches „Lastenheft erstellen“ reicht nicht – statt dessen lässt „Lastenheft für Feature X liegt in Englisch vor, ist von A und B freigegeben“ wenig Raum für Diskussionen.
  • Wann: Die einzelnen Aufgaben werden mit Terminen versehen. Die Meilensteine des Projektplans und die Abhängigkeiten zu anderen Aufgaben sind hier zu berücksichtigen. Und dann liegt es beim benannten Verantwortlichen, rechtzeitig mit der Arbeit zu beginnen, um die Aufgabe zum Termin abzuschließen.

Die wichtigste Aufgabe des Projektleiters ist nun die regelmäßige Überprüfung dieser Aufgabenliste. In den Projektmeetings oder auch in Einzelgesprächen muss der Projektleiter den Fortschritt und die Erfüllung der termingerechten Aufgaben überprüfen. Die Diskussion mit den Verantwortlichen erfordert eine gewisse Disziplin und auch Unnachgiebigkeit des Projektleiters. Wenn Termine gefährdet sind, dann muss der Verantwortliche erklären, wie es dazu kommen konnte und welche Lösungsmöglichkeiten es doch noch gibt. Eine Terminverschiebung ist immer nur das letzte Mittel, denn sie gefährdet sofort den Gesamttermin und sendet auch das falsche Signal an die anderen Projektmitglieder.

Advertisements

Kommentar verfassen

Trage deine Daten unten ein oder klicke ein Icon um dich einzuloggen:

WordPress.com-Logo

Du kommentierst mit Deinem WordPress.com-Konto. Abmelden / Ändern )

Twitter-Bild

Du kommentierst mit Deinem Twitter-Konto. Abmelden / Ändern )

Facebook-Foto

Du kommentierst mit Deinem Facebook-Konto. Abmelden / Ändern )

Google+ Foto

Du kommentierst mit Deinem Google+-Konto. Abmelden / Ändern )

Verbinde mit %s