Projekte gekonnt umsetzen und Termine halten

Ein sauber erarbeitetes Projektziel und ein detaillierter Projektplan sind die bequemen Aufgaben des Projektleiters. In der Umsetzung trennt sich die Spreu vom Weizen. Hier hilft ein einfaches Werkzeug für die effektive Steuerung.

Wem als Projektleiter genug Zeit für eine gewissenhafte Planung eingeräumt wird, der hat zunächst beste Voraussetzungen. Die wesentlichen Dokumente sind an dieser Stelle ein klar beschriebenes Projektziel und ein Projektplan. Aus dem Projektplan gehen die wesentlichen Meilensteine, Termine und Abhängigkeiten der verschiedenen Aktivitäten hervor. Bis hierher ist alles Überlegung und Theorie.

Entscheidend ist die anschließende Umsetzung, die über Erfolg oder Misserfolg des Projekts entscheidet. Jetzt muss die Planung operationalisiert werden und die Teammitglieder müssen ihre Arbeit aufnehmen. Hier hilft eine einfache, aber effektive Liste aller Aufgaben: Wer macht was bis wann

  • Wer: Hier gilt das „Highlander-Prinzip“ – es kann nur eine(n) geben! Für jede Aufgabe ist nur eine einzige Person verantwortlich. Natürlich sind mehrere Mitarbeiter und Kollegen beteiligt. Aber ein einzige Person hat die Umsetzungsmacht und die Verantwortung fürs Gelingen bekommen. Und diese eine Person muss für eine termingerechte Erledigung sorgen.
  • Was: Hier wird ein Ergebnis beschrieben, das abgeliefert werden soll („Deliverable“). Eine präzise Beschreibung klärt von Beginn an die Erwartungshaltung des Projektleiters, des Verantwortlichen für diese Aufgabe und der Beteiligten. Ein einfaches „Lastenheft erstellen“ reicht nicht – statt dessen lässt „Lastenheft für Feature X liegt in Englisch vor, ist von A und B freigegeben“ wenig Raum für Diskussionen.
  • Wann: Die einzelnen Aufgaben werden mit Terminen versehen. Die Meilensteine des Projektplans und die Abhängigkeiten zu anderen Aufgaben sind hier zu berücksichtigen. Und dann liegt es beim benannten Verantwortlichen, rechtzeitig mit der Arbeit zu beginnen, um die Aufgabe zum Termin abzuschließen.

Die wichtigste Aufgabe des Projektleiters ist nun die regelmäßige Überprüfung dieser Aufgabenliste. In den Projektmeetings oder auch in Einzelgesprächen muss der Projektleiter den Fortschritt und die Erfüllung der termingerechten Aufgaben überprüfen. Die Diskussion mit den Verantwortlichen erfordert eine gewisse Disziplin und auch Unnachgiebigkeit des Projektleiters. Wenn Termine gefährdet sind, dann muss der Verantwortliche erklären, wie es dazu kommen konnte und welche Lösungsmöglichkeiten es doch noch gibt. Eine Terminverschiebung ist immer nur das letzte Mittel, denn sie gefährdet sofort den Gesamttermin und sendet auch das falsche Signal an die anderen Projektmitglieder.

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Visualisieren Sie Ihre Kernaussagen

Erschlagen Sie Ihre Zuhörer nicht mit Zahlenfriedhöfen. Arbeiten Sie das Wesentliche heraus und visualisieren Sie es.

Es könnte so leicht sein: Einfach das Excel-Diagramm kopieren, in PowerPoint einfügen, fertig. Und auf die nächste Seite einfach die kopierte Tabelle einfügen. Das ist zwar einfach, bringt aber gar nichts. Zu viele Daten auf einer Seite zeigen nicht Ihre Kompetenz, sondern verwirren nur Ihre Zuschauer und schrecken diese ab. Sie verlangen nämlich, dass der Zuschauer selbst arbeiten muss. Er muss die Struktur der Diagramme und Tabellen verstehen, alle Daten lesen und dann überlegen, was Sie wohl damit sagen wollen.

Nehmen Sie Ihren Zuschauern diese Arbeit doch ab! Arbeiten Sie die wesentliche Kernaussage selbst heraus. Warum wollen Sie dieses Diagramm eigentlich zeigen? Was sind die entscheidenden Werte in dieser Tabelle? Was genau wollen Sie an dieser Stelle Ihrer Präsentation denn vermitteln? Reduzieren Sie Ihren Datenwust auf genau diese Fragestellung. Überlegen Sie sich, was Ihr Zuhörer mitnehmen soll. Und beschränken Sie sich darauf.

Wenn Sie die Kernaussage herausgearbeitet haben, dann brauchen Sie diese jetzt nur noch zu visualisieren. Nutzen Sie den Platz der ganzen Folie für Ihre wenigen Daten. Nutzen Sie dabei Zahlen und Grafiken gemeinsam. Es gibt verschiedene Arten, wie Menschen lernen: Sie lernen mittels Sehen, mittels Lesen oder mittels Hören. Für den sehenden Typ haben Sie zwei Balken eines Diagramms. Für den lesenden Typ haben Sie eine Zahl auf den Balken geschrieben. Und für den hörenden Typ sprechen Sie Ihre Kernaussage in der Präsentation einfach aus.

Es läuft wie geplant: Meilensteine im Projekt pünktlich erreichen

Ein Projektplan ist eine gute Grundlage, doch viel entscheidender ist die Umsetzung. Dazu wird der Plan in eine operative Steuerung umgewandelt. Und der Projektleiter muss kontinuierlich nachhalten und hartnäckig bleiben.

Mit dem Ende der Planungsphase haben Sie einen Terminplan vorliegen, der Ihnen zeigt, wann welcher Meilenstein erreicht werden soll. Sie haben eine klare Erwartungshaltung in das Projektteam kommuniziert, und Sie haben sich Ihrem Auftraggeber verpflichtet. Jetzt wird von Ihnen erwartet, dass Sie diesen Plan auch einhalten. Bisher war alles eine theoretische Übung, die viel Kopfarbeit erforderte. Jetzt geht es in die nächste Phase und der Plan wird in die Praxis umgesetzt.

Dazu wird der Projektplan in eine operative Steuerung umgewandelt. Das entscheidende Werkzeug ist eine simple aber starke Liste, auf der Sie in drei Spalten notieren: Wer macht was bis wann? Und dazu kommt noch eine vierte Spalte zum Status. Überlegen Sie mit dem Team: Was muss ganz konkret getan werden, damit die Meilensteine erreicht werden können? Formulieren Sie so genau wie möglich und das Was so ergebnisorientiert, dass es auch keine Missverständnisse gibt.

In der Projektumsetzung ist diese Liste Ihr Hauptwerkzeug mit dem Projektteam. In den regelmäßigen Team-Besprechungen nehmen Sie jedes Mal wieder diese Liste hervor und gehen die Punkte durch. Sortieren Sie nach Termin und nehmen Sie sich alle Punkte vor, die bereits überfällig sind oder bald fällig werden. Und hier müssen Sie hartnäckig bleiben und Ihre Projekt-Mitarbeiter auf Ihre Verantwortung und Termine festhalten. Seien Sie unbequem und akzeptieren Sie keine Ausreden. Natürlich fallen im Laufe des Projektes neue Aufgaben an, die Sie bisher nicht geplant hatten. Ergänzen Sie diese einfach unten in der Liste und behalten so immer den Überblick, wer was bis wann abliefern muss.

Buch-Empfehlung: slide:ology

„slide:ology: Oder die Kunst, brilliante Präsentationen“ zu entwickeln ist das Standardwerk von Nancy Duarte. Getreu dem Motto „Ideen statt Folien entwickeln“ werden große Redner oder Agenturen dieses Buch immer auf dem Schreibtisch liegen haben. Wer neue Ideen und Inspirationen sucht, kann sich hier viel abgucken. Für jeden, der mit Präsentationen arbeitet, eine klare Empfehlung.

Hier geht es zur ausführlichen Buchbesprechung.

Präsentationen für Manager und Präsidenten

Sie sind der Experte mit Detailwissen. Ihr Adressat ist Führungskraft und hat immer wenig Zeit. Springen Sie über Ihren Schatten und richten Sie Ihre Präsentation nach Ihrer Zielgruppe aus.

Sie sind der Experte und haben ein umfangreiches Wissen. Sie kennen sich in Ihrem Fachgebiet hervorragend aus und haben auch die Geschicke Ihres Unternehmens auf diesem Gebiet begleitet oder sogar gestaltet. Für das aktuelle Projekt haben Sie sich wochenlang in ein Thema eingearbeitet und es von allen Seiten beleuchtet. Sie wissen jetzt alle Details, können Vor- und Nachteile benennen und haben auch eine klare Meinung, wie es weitergehen sollte.

Im Gegensatz dazu steht der Adressat Ihrer Projektpräsentation. Egal ob Chief Technical Officer, Senior Vice President, oder einfach nur Manager – allen ist gemein, dass sie bisher kaum etwas über Ihr Projekt wissen. Und sie wollen auch gar nicht alles wissen! Die technischen Details, die bisherige Geschichte und Ihre zwischenzeitlichen Irrwege gehören nicht in diesen Termin. Dazu kommt, dass Ihr Zuhörer wenig Zeit hat und schnell zum Punkt kommen möchte.

Es kann durchaus frustrierend sein, dass sie in diesem wichtigen Termin nicht Ihr Fachwissen vorstellen können. Aber das Ergebnis wird für Sie viel positiver, wenn Sie über Ihren Schatten springen und sich nach Ihrer Zielgruppe richten. Reduzieren Sie Ihre Präsentation auf das Wesentliche: Brauchen Sie eine Entscheidung? Möchten Sie eine Projekt-Freigabe? Gibt es ein Problem? Arbeiten Sie Ihre Kernaussage eindeutig heraus und stellen Sie diese in den Mittelpunkt Ihrer Präsentation. Fassen Sie alle wesentlichen Fakten zusammen, die Sie für diese Kernaussage unbedingt benötigen. Alles andere werfen Sie aus der Präsentation. Ihre Zuhörer werden es Ihnen hoch anrechnen, dass Sie sich auf sie einstellen. Und falls doch mal jemand nachfragt haben Sie die Details im Backup.