Projekt oder nicht? Drei einfache Kriterien für eine weitreichende Entscheidung

Große Projekte entstehen mit viel Planung, Aufwand und Abstimmung. Kleine Projekte entstehen nebenbei, ungeplant und unbemerkt; und werden dann immer größer. Drei Kriterien sagen dem Projektleiter, ob er seine Aufgabe in ein Projekt umwandeln muss.

Bevor ein großes Projekt gestartet wird, gibt es eine lange Planungsphase. Das Management steckt die Ziele ab und gibt Ressourcen frei, die Projektleitung und das Kernteam erarbeiten Zeit- und Budgetpläne, die Fachexperten prüfen die Lösungsansätze und Umsetzbarkeit. Und erst wenn alle Entscheider einer Meinung sind, geht es in die Projektumsetzung.

Im Gegensatz dazu entstehen unzählige kleine Projekte ganz nebenbei und ungeplant. Und vor allem bleibt ihr Projektcharakter von den Beteiligten unbemerkt! Es beginnt meist ganz harmlos mit einem kleinen Problem und einer Führungskraft mit Lösungswillen. Ein Mitarbeiter wird beauftragt, sich um diesen Fall zu kümmern und das Problem zu lösen. Aber ganz schnell werden weitere Fachleute involviert, das Team erkennt Abhängigkeiten zu anderen Fragestellungen, ein IT-System muss leicht angepasst werden und damit auch gleich der Geschäftsprozess.

Das zunächst kleine Problem ist jetzt ein vielleicht kleines, aber sicherlich komplexes Projekt geworden. Es wird aber weiterhin „nebenbei“ bearbeitet, ohne reservierte Ressourcen, ohne zugesagtes Budget, ohne genaues Ziel und ohne Zeitplan. Und damit besteht die Gefahr, dass es nie zu Ende geht, im Sande verläuft oder einfach immer größer wird.

Hier ist der „Projektleiter“ in der Pflicht. Er muss sich fragen, ob er ein strukturiertes Projekt aufsetzen muss. Die Kriterien dazu sind einfach:

  • Mehrere Personen aus verschiedenen Abteilungen sind involviert
  • Geld und Zeit wird für die Umsetzung benötigt
  • Entscheidungen über alternative Lösungsmöglichkeiten sind zu treffen

Und wer hier 3x Ja gesagt hat, der sollte sein Projekt auch ganz schnell wie ein Projekt steuern. In einem Projekt hat er dann die Steuerung, Führung und Rückendeckung für eine erfolgreiche Lösung seines Problems.

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