Präsentation am Telefon

Meine Projekte stelle ich regelmäßig in einer Telefonkonferenz vor. Dabei habe ich nur meine Stimme zur Verfügung und keinerlei nonverbale Rückmeldung meiner Zuhörer. Daher passe ich meinen Vortragsstil dieser Situation an.

Viele Projekte involvieren Teilnehmer an mehreren Standorten, ebenso sitzen Auftraggeber und Control-Board-Mitglieder selten in einem Büro. Als Folge finden viele Besprechungen und Projektvorstellungen per Telefonkonferenz statt, bei der sich die Teilnehmer am Telefon sprechen können und parallel die Präsentation am Bildschirm sehen.

Für mich ist diese Situation immer eine besondere Herausforderung, da ich keinen Kontakt zu meinen Zuhörern habe. So lange ich spreche, kann ich nicht sehen wie sie reagieren. Hören sie interessiert zu? Haben sie das Gesicht in Ablehnung verzogen? Lesen sie nebenbei E-Mails? In einem persönlichen Gespräch kann ich viele Signale über Blickverhalten, Körperhaltung und Gestik lesen. Ich nehme das fast unterbewusst war, kann aber sofort darauf reagieren, wenn alle nur noch irritiert gucken.

Um dieser Herausforderung gerecht zu werden, achte ich insbesondere auf die folgenden Punkte:

  1. Ich verschicke die Präsentation rechtzeitig vorab an alle Teilnehmer der Besprechung. Damit verschenke ich zwar die Dramaturgie, gebe aber allen die Gelegenheit die Unterlagen zu lesen. Wenn die Teilnehmer mit dem Stoff bereits vertraut sind, dann brauche ich nicht alleine mit meiner Stimme die Inhalte vermitteln.
  2. Ich vermeide es, alle Punkte einzeln vorzulesen. Ich fasse die einzelne Seite zusammen und hebe nur die wichtigen Dinge explizit hervor. Ein Monolog von mir würde die Teilnehmer nur ermüden.
  3. Wichtiger ist es, Pausen zu machen. Damit haben die Teilnehmer Gelegenheit ihre Fragen zu stellen. Noch besser ist es, aktiv nach Feedback zu fragen. Ich vergewissere mich, dass noch alle dabei sind und auch alles verstanden haben. Ich frage nach Zustimmung oder Anmerkungen zu wichtigen Punkten. Da ich nicht die Gesichter sehen kann, fordere ich die Rückmeldung ein.
  4. Ich benutze eine Software zum Screensharing. Damit kann ich steuern, welche Folie die Teilnehmer gerade auf ihrem Bildschirm sehen. Der Vorteil ist, dass ich nicht ständig ansagen muss auf welcher Seite wir jetzt sind und alle immer den gleichen Inhalt vor Augen haben. Das erleichtert auch den Einstieg in eine Diskussion und den Abschluss einzelner Kapitel. (Softwareanbieter wären zum Beispiel GoToMeeting, join.me oder auch Skype)

 

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