Überzeugen Sie Ihren Chef in 2 Minuten

Ihr Chef hat mal wieder keine Zeit, aber Sie haben ihm so viel zu sagen? Mit diesem Vorgehen reicht Ihnen auch die Fahrt im Fahrstuhl oder das kurze Gespräch im Türrahmen. Bereiten Sie eine klare und kurze Argumentationsstruktur vor nach dem Muster: Situation – Problem – Lösung – Aktion.

Jeder Punkt darf nur ein Satz lang sein, und dann legen Sie los:

  • Dies ist die Situation, greifen Sie etwas für Ihren Chef bekanntes auf
  • Es gibt ein Problem. Hier kommt etwas neues, was die Situation zu einem großen Risiko oder zu negativen Auswirkungen kommen lässt
  • Sie haben die Lösung. Schlagen Sie ihm eine Alternative vor, mit der sich das Risiko minimieren lässt oder eine positive Auswirkung erreicht werden kann
  • Zuletzt noch die Aktion, damit sie ein Ergebnis für sich haben. Holen Sie sich das Mandat, das ganze weiter auszuarbeiten, Ihrem Chef in Ruhe vorzustellen, oder sogar schon umzusetzen.

Weitere Tipps für professionelle Präsentationen gibt es in diesem Beitrag

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Je kürzer die Präsentation, desto länger die Vorbereitung

Wer mit einer Präsentation überzeugen will, der muss sich intensiv vorbereiten. Die wichtigste Aufgabe ist es, die Hauptaussage herauszuarbeiten und immer weiter zu schärfen. Je klarer die Hauptaussage, desto weniger Seiten sind letztendlich notwendig.

Gute Vorbereitung

Wenn Sie einen Termin nur abreißen wollen und kein gesteigertes Interesse an Ihren Zuhörern haben, dann können Sie einfach weiterhin Folien aus anderen Präsentationen zusammenkopieren und neu sortieren, Deckblatt und Inhaltsverzeichnis dazu – fertig.

Wenn Sie aber einen guten Eindruck hinterlassen möchten, dann sollten Sie Ihre Zuhörer ernst nehmen. Wenn Sie Ihre Ziele erreichen möchten, brauchen Sie eine gute Argumentation. Wenn Sie eine konkrete Aktion Ihrer Zuhörer erwarten, müssen Sie sie überzeugen. Wenn Sie auf Dauer erfolgreich sein wollen, müssen Sie sich positiv in deren Gedächtnis verankern.

Und all das benötigt strukturierte Vorbereitung und Zeit.

Knackige Aussage

Ich beginne gerne mit Zettel und Papier, bevor ich mich an den Rechner setze. Ein weißes Blatt gibt meinen Gedanken mehr Freiheiten als die Bullet-Points von PowerPoint & Co.

Wenn Sie ein Projekt vorstellen, überlegen Sie sich, was Sie rüberbringen möchten. Reduzieren sie die Aussagen immer weiter, bis nur einen einzigen Satz übrig bleibt:

  • Mit diesem neuen Produkt gelingt uns endlich der Sprung in den Premium-Bereich
  • Diese eine Software löst 5 Datenbanken, 7 Excel-Listen und 18 Papier-Formular ab
  • Wir können unseren Marktanteil nur dann steigern, wenn wir unseren Service um ein 24/7-Call-Center ausbauen

Erst wenn Sie das ganze Projekt für Ihre Präsentation auf einen Satz eingedampft haben, können Sie mit der eigentlichen Präsentation beginnen.

Wenige Seiten

Wenn Sie wissen, was Sie Ihren Zuhörern vermitteln möchten, dann wird auch die Präsentation einfacher werden. Sie können sich auf die Seiten beschränken, die Ihre Hauptaussage unterstützen oder herleiten. Dabei sollten Sie bereits auf Seite 3 bei Ihrer Hauptaussage angekommen sein. Alle weiteren Seiten sind dann eine Vertiefung und Erläuterung.

Und all das, was nicht Ihre Argumentation unterstützt, gehört auch nicht in Ihre Präsentation. Entwickeln Sie Ihren eigenen Stil. Gehen Sie weg davon, alles zeigen zu wollen, was Sie wissen und herausgefunden haben. Überlegen Sie sich eine eindeutige Aussage und klare Argumentation. Überzeugen Sie Ihre Zuhörer und erreichen Sie dadurch Ihre Ziele.

Ein Premierminister bei Slideshare

Da traut sich einer was! Der indische Premierminister Narendra Modi hat auf Slideshare eine Präsentation veröffentlicht.

Auf den ersten Eindruck sieht das ganz überzeugend aus, da waren zumindest Profis am Werk. Ok, es fehlt eine Titelseite und ein Inhaltsverzeichnis oder zumindest ein Überblick über die 20 Seiten. Dafür werden wenige Daten stilvoll illustriert und übersichtlich dargestellt. Der gesamte Hintergrund wird durch ein großformatiges Foto ausgefüllt. Alles sehr ansprechend in moderner Farb- und Bildsprache. Die Folie ist nicht überladen und die Kernaussage lässt sich sofort erfassen.

Aber dann! Der positive erste Eindruck verschwindet schnell, je weiter ich mich durch die Seiten klicke. Denn es ist der immer gleiche Aufbau. Ein großer Kreis, in dem zwei Zeiträume zu einer Kennzahl gegenüber gestellt werden. Das ganze ohne erkennbare Struktur und roten Faden, einfach eine Kennzahl nach der nächsten. Und zu allem lächelt, marschiert und winkt Herr Modi, damit auch der letzte versteht, wer für diese tolle Entwicklung verantwortlich ist.

Und spätestens auf Seite 7 bin ich dann genervt von dieser Penetranz und verliere das Interesse an der Botschaft. Welche Botschaft ist es überhaupt? Und warum muss das 20 Mal in den Kopf gehämmert werden? Viel besser wäre es doch, vom Großen ins Kleine zu gehen. Oder einen Spannungsbogen aufzubauen. Eine Einleitung und ein Fazit zu präsentieren.

Gute Optik ist wichtig – aber ohne Struktur und Botschaft auch nichts wert. Da geht noch mehr, Herr Premierminister.