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Mitarbeitergespräche richtig führen

Beim Mitarbeitergespräch kann eine Führungskraft beweisen, dass sie wirklich zu führen vermag. Doch wie nutze ich diesen Pflichttermin richtig? Wie gehe ich mit schwierigen Mitarbeitern um? Und wie bereite ich mich am besten vor?

In fast jedem Unternehmen gibt es diese auch Jahresgespräch genannten Termine und meistens wird von der Personalabteilung ein fester Rahmen vorgegeben. Wenn dieser Rahmen einen brauchbaren Leitfaden mit anwendbaren Kriterien beinhaltet, dann sollte ich dieses Angebot auch nutzen und als Grundlage für mein Gespräch nehmen. Wenn ich aber mit dem gegeben Format nicht viel anfangen kann, dann sollte ich auch nur der Form genüge tun und ansonsten das Gespräch frei nach meinen Vorstellungen gestalten. Am Wichtigsten ist und bleibt es, sich vorab ein Bild vom Mitarbeiter mit all seinen Stärken und Schwächen zu machen, und dieses Bild im Gespräch in einer wertschätzenden Art ehrlich und direkt zu vermitteln. Das Gespräch ist für den Mitarbeiter, das Papier (oder Online-Formular) ist nachher für die Personalakte. Beides sollte in Summe in die gleiche Richtung gehen, verfolgt aber unterschiedliche Ziele. Und wenn ich dem Mitarbeiter und damit auch meinem Projekt oder meiner Abteilung helfen will, dann ist das direkte Gespräch entscheidend.

Ich schreibe weiter oben ganz konkret „Schwächen“ und verwende keinen Euphemismus á la „Entwicklungsfelder“, dann ist dies schon ein erster Hinweis auf den Charakter des Gesprächs. Ich bin ein großer Freund davon, die Dinge so zu benennen wie sie sind, und nicht um den heißen Brei herum zu reden. Was hat der Mitarbeiter davon, wenn alles gut ist und er so weitermachen soll wie bisher? Gar nichts hat er davon! Denn selbst einen guten Mitarbeiter kann man auf eine nächste Ebene weiterentwickeln. Aber dafür braucht es ein konkretes Feedback über Stärken und Schwächen, über Erwartungen und Anspruch. Im Jahresgespräch geht es eben auch darum, Selbstbild und Fremdbild zu vergleichen, Erwartungen zu artikulieren und dem Mitarbeiter die Gelegenheit zu geben, seinen Karriereweg zu gehen.

Noch schlimmer ist es, einem schlechten Mitarbeiter das Gefühl zu geben, es sei alles in Ordnung. Als Führungskraft habe ich in einem Jahresgespräch die Pflicht, einem Mitarbeiter seine Defizite aufzuzeigen und auf die Punkte hinzuweisen, in denen er die Erwartungen nicht erfüllt. Nur so kann ich ihm die Möglichkeit geben, sich zu verbessern und sich zu ändern. Das kann sowohl eine Fachkompetenz betreffen wie auch einen Charakterzug oder eine Frage der Einstellung. Wenn etwas nicht in Ordnung ist, dann sollte es spätestens jetzt angesprochen werden. Als Führungskraft kann ich es mir nicht erlauben, einen schwachen Mitarbeiter zu lange mitzuziehen. Wenn ich mit einem starken Team arbeiten will, dann kann das Team nicht viel stärker sein als sein schwächstes Mitglied.

Schwierige Mitarbeiter brauchen ein ehrliches Feedback, und das ist nicht nur schwarz oder weiß. Jeder Mensch hat viele Facetten und zahlreiche davon sollten auch gewürdigt werden. Wenn ich mit dem Mitarbeiter weiter zusammenarbeiten will, dann sollten wir beide im Gespräch unser Gesicht wahren. Dazu passt die klassische Sandwich-Regel für Feedback: Ich beginne mit positiven Aspekten, komme dann zum negativen Punkt und schließe mit einem positiven Ausblick.

  • Die positiven Aspekte zu Beginn haben etwas mit Würde und Anstand zu tun: Auch das schwarze Schaf im Team hat seine positiven Beiträge geleistet und auch eine vermeintlich negative Eigenschaft hat eine positive Komponente. Ich breche mir keinen ab, das zu erwähnen, und der Mitarbeiter fühlt sich als Ganzes ernst genommen.
  • Wenn ich jetzt den negativen Punkt mit dem Wörtchen „Aber“ einleite, dann habe ich leider all meine vorherigen Bemühungen entwertet. Besser ist eine Überleitung mit „Gleichzeitig“ oder „Auf der anderen Seite“. Hier ist Fingerspitzengefühl gefragt, denn meiner Meinung nach sollte ich meine Kritik so konkret und klar wie möglich formulieren. Mit Beispielen aus jüngster Vergangenheit kann ich verdeutlichen, was genau mir missfällt und welches Verhalten ich stattdessen erwartet hätte. Sicher sind hier nicht beide Gesprächspartner immer einer Meinung, das ist auch nicht nötig. Wichtig ist nur, dass beide den Standpunkt des anderen wenigsten nachvollziehen können.
  • Zuletzt schließt sich ein positiver Ausblick an. Ich verdeutliche dem Mitarbeiter, welche Wirkung seine Verhaltensänderung für ihn und das Team haben wird. Und das sollte auch wirklich ein positives Bild sein und nicht das Vermeiden einer Abmahnung. Wenn er sich entscheidet, den anderen Weg zu gehen, dann wird er bessere Leistungen erbringen, von den Kollegen unterstützt werden und selbst zufriedener sein.

In all diesen Gesprächen ist es wichtig, dass ich ehrlich und gleichzeitig respektvoll meine persönliche Meinung vertrete. Niemand sollte vor einem Gespräch mit mir Angst haben. Vielmehr sollte der Mitarbeiter ein hilfreiches Feedback erhalten, das er konkret verarbeiten und in seinen Berufsalltag mitnehmen kann. Dazu ist es natürlich notwendig, dass ich mich darauf intensiv vorbereite. Und das meint natürlich nicht das sklavische Ausfüllen der Formulare, sondern sich inhaltlich mit dem Mitarbeiter und seinen Stärken und Schwächen auseinander zu setzen. Idealerweise geht die Vorbereitung sehr schnell, einfach weil ich einen regelmäßigen Kontakt pflege und den Mitarbeiter bereits in verschiedenen Situationen erlebt habe.

All das sollte daher nicht nur einmal im Jahr passieren, sondern ist eine Kernaufgabe jeder Führungskraft. Wenn ein Mitarbeiter im Mitarbeitergespräch überrascht ist über die negative Bewertung, dann habe ich als Führungskraft die letzten Monate versäumt mit ihm zu sprechen. Und wenn ich klare Erwartungen für die Zukunft formuliere oder einen Entwicklungspfad abgestimmt habe, dann sollte ich nicht erst in 12 Monaten überprüfen, wo wir stehen. Wenn ich Führung ernst nehme, dann ist ein regelmäßiges und ehrliches Feedback meine oberste Priorität.

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PowerPoint Diagramme zum Download – geht das?

Die Bestseller-Autorin und Agentur-Inhaberin Nancy Duarte bietet auf ihrer Website ein kostenloses Tool an, mit dem ich ganz simpel professionelle Diagramme erstellen kann. Aber lohnt sich das ganze auch?

Auf www.duarte.com/diagrammer/ kann ich zunächst zwischen 14 verschiedenen Grundformen von Diagrammen wählen. Das kann ein linearer Flow oder eine Kreisprozess sein. Auch Netzwerke und Segmente lassen sich neben zahlreichen anderen Formen gut auswählen. Als nächstes werde ich gefragt, wie viele Elemente mein Diagramm darstellen soll. Hier stehe zwischen 1 und 7 Bausteine zur Verfügung. Zuletzt kann ich mich noch zwischen einer flachen 2D- und einer räumlichen 3D-Darstellung entscheiden.

Nach diesen 3 Schritten, die visuell sehr gut dargestellt werden und zu navigieren sind, erwartet mich eine umfangreiche Auswahl an Diagrammen. Die Kreativen einer Agentur durften sich hier richtig austoben und haben alles aufgeboten, was möglich ist. Die Darstellungen wirken tatsächlich sehr professionell – sie haben aber einen entscheidenden Nachteil: Alle Diagramme sind ausnahmslos in BLAU. Mittlere und dunkle Blautöne werden nur durch etwas Türkis oder Grau aufgelockert. Und selbst wenn ich das Diagramm in PowerPoint importiert habe, kann ich die Farbpalette nicht über die PowerPoint-eigenen Designoptionen ändern.

Wenn ich mit dem Farbspektrum leben kann, dann habe ich zumindest die Möglichkeit, mir das Diagramm in PowerPoint herunterzuladen. Ich kann die Textfelder wirklich frei beschriften, die Maße ändern und gruppierte Formen einzeln bearbeiten. Für den Download muss ich einmalig eine E-Mail-Adresse angeben, dann kann ich sofort loslegen.

Meiner Ansicht nach handelt es sich bei diesem Angebot um eine richtig gute Idee, die aber nur mittelmäßig umgesetzt wurde. Letztendlich ist es nur ein großer Katalog an PowerPoint-Folien, die ich einzeln runterladen und weiter verarbeiten kann. Die größte Einschränkung dabei sind für mich die ausschließlich blauen Farben.

Ansonsten wie immer ein abschließender Blick ins Kleingedruckte: Die Terms & Privacy erlauben nur eine private Nutzung. Denn alles andere wird mit „other than for personal use on a limited basis“ umschrieben und verlangt in den Bedingungen, dass ich vor Benutzung um Erlaubnis Frage. Der Blick in die Datenschutzbedingungen ist halbwegs erfreulich: Keine Weitergabe, keine ungefragten Newsletter. Das kann ich für die erste Stunde zumindest bestätigen. Aber letztendlich ist meine E-Mail-Adresse doch auf einem US-Server gespeichert und damit im Umlauf.

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Der Plan ist das Papier nicht wert…

Einen soliden Plan zu haben, ist eine Grundvoraussetzung für erfolgreiches Projektmanagement. Es ist ebenso wichtig zu wissen, wann ich diesen Plan fallen lassen muss.

Wer ein Projekt startet, der wird in der Anfangsphase einen genauen Projektplan erarbeiten. Die Form ist hier nicht ausschlaggebend, vielmehr sind die Inhalte entscheidend. Denn der Projektplan regelt ganz konkrete Aufgabenpakete, klärt Verantwortlichkeiten und legt indirekt auch die Rollen der Projektmitglieder fest. Für den Projektleiter ist der Projektplan ein wesentliches Mittel um den Projektfortschritt zu überwachen und sein Team zu steuern.

Wichtiger als der Projektplan ist nur noch das verabschiedete Projektziel. Das Ziel eines Projekts ist der Leuchtturm, der die Orientierung gibt, an dem sich das ganze Team ausrichten kann. Der Projektplan beschreibt den detaillierten Weg, wie ich dieses Ziel erreichen kann.

Was passiert aber, wenn sich die Rahmenbedingungen ändern? Wie muss das Projektteam reagieren, wenn der bisher vorgesehene Weg plötzlich nicht mehr gegangen werden kann?

Die erste Frage widmet sich dem Projektziel: Hat dieses weiterhin Gültigkeit? Oder stellen die neuen Umstände selbst das große Ziel in Frage? Wenn das der Fall ist, dann muss der Projektleiter schnell mit seinem Auftraggeber in Kontakt treten, um diese Frage zu besprechen. Der Projektleiter wird die Auswirkungen der geänderten Rahmenbedingungen transparent machen und erklären, welche Komponenten des Ziels jetzt nicht mehr erreicht werden können. Ein guter Projektleiter bringt in dieses Gespräch gleich Lösungsmöglichkeiten mit, wie entweder das Ziel an die veränderte Situation angepasst werden kann, oder wie die Projektressourcen und deren Einsatz so verändert werden, dass das Ziel weiterhin erreicht werden kann.

In der Praxis wird an einem Projektziel aber selten gerüttelt. Ein Auftraggeber wird sich ungerne den Veränderungen unterwerfen, sondern weiterhin eine saubere Zielerreichung erwarten. Noch öfter werden die geänderten Rahmenbedingungen auch gar nicht erst vom Projektleiter eskaliert, sondern es wird vielmehr im Team nach Alternativen überlegt.

Die wichtigste Erkenntnis für einen Projektleiter ist an dieser Stelle, dass sich der Projektplan ändern muss. Wenn das Ziel nicht geändert wird, und die veränderten Rahmenbedingungen den bisherigen Plan vereiteln, dann gibt es keine Alternative. Das Team sollte nicht um des Plans Willen an dem Plan festhalten. Auch wenn es ein noch so guter Plan war und unzählige Stunden Arbeit in seine Erstellung geflossen sind, an dieser Stelle ist er leider obsolet geworden. Die Aufgabe des Projektteams ist es jetzt, einen neuen Plan zu erstellen. Wie können wir mit den zur Verfügung stehenden Mitteln unter den jetzt gültigen Rahmenbedingungen unser Ziel erreichen?

Die Aufgabe des Projektleiters ist es zunächst, das Team zu dieser Erkenntnis zu bringen. Wenn die Notwendigkeit erkannt ist, dann moderiert der Projektleiter das Team durch die Phasen einen neuen Plan zu erstellen. Dabei gilt es einerseits behutsam vorzugehen, um Abschied von alten Vorsätzen zu nehmen, und andererseits stringent vorzugehen, um die bestimmt nicht leichter gewordene Aufgabe zu bewältigen. Und die mit Sicherheit schwierigste Aufgabe für den Projektleiter ist zu aller erst die Beurteilung, ob überhaupt ein neuer Plan notwendig geworden ist, oder ob es nur die grundsätzlich auftretenden Hindernisse elegant zu umschiffen gilt.

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Im Chaos gleichmäßig zum Erfolg

In seinem Bestseller „Oben bleiben. Immer“ untersucht Jim Collins dauerhaft erfolgreiche Unternehmen und deren Erfolgsgeheimnis. Denn in turbulenten Zeiten haben es diese Unternehmen geschafft, ihren Weg stetig weiter zu gehen und wirklich langfristig erfolgreich zu sein. Und langfristig ist hier im ursprünglichen Sinn zu verstehen, so dass Unternehmen teilweise über Jahrzehnte erfolgreich sind und bleiben.

Jim Collins hat in seiner umfangreichen empirischen Untersuchung von Unternehmen neben anderen Punkten zwei wesentliche Faktoren für dauerhaften Erfolg ausgemacht: Gute Vorbereitung und kontinuierliches Vorgehen.

Eine gute Vorbereitung setzt sich ernsthaft mit der Aufgabe auseinander und nimmt diese nicht auf die leichte Schulter. Versuchen Sie gerne die Umgebung oder das Projekt zu simulieren. Worauf kommt es an? Was sind Hindernisse, die Sie jetzt schon kennen? Mit welchen Risiken müssen Sie rechnen? Überlegen Sie, welche Ressourcen Sie für Ihr Projekt benötigen. Machen Sie sich selbst und Ihre Mitstreiter mit der Materie vertraut und tauchen Sie in die Aufgabe schonmal ein. Teilen Sie sich das Projekt in gleich große Etappen ein und setzen Sie eine regelmäßige Zielmarke. Und zuletzt bauen Sie auch gerne einen Puffer mit in Ihre Planung mit ein, Sie werden ihn später gebrauchen können.

Wenn Sie wirklich wissen, worauf Sie sich eingelassen haben; und wenn Sie sich sicher sind, dass Ihr Team alle Vorbereitungen abgeschlossen hat; erst dann machen Sie sich auf den Weg. Denn wenn Sie einmal unterwegs sind, dann dürfen Sie nicht mehr aufhören zu laufen. Das unterscheidet die wirklich erfolgreichen Unternehmen von der weniger glamourösen Vergleichsgruppe. Ihr Tempo muss gar nicht mal so groß sein, nehmen Sie sich eine realistische Etappe vor – jeden Tag! Gehen Sie in immer gleich großen Schritten vor – egal wie die Umstände sind! Jetzt gibt es keine Ausreden mehr, bedächtig aber kontinuierlich ist das Motto:

  • Wenn es einen Tag mal schlecht läuft, dann setzen Sie trotzdem alles daran, das Etappenziel zu erreichen. Und wenn Sie dafür länger arbeiten, mit mehreren Personen arbeiten oder einfach mehr Kraft investieren müssen, Sie hören erst mit Erreichen des Etappenziels auf. Am nächsten Tag gibt es dann keinen Grund auszuruhen, es geht weiter mit der nächsten Etappe.
  • Kraft tanken können Sie an den Tagen, an denen es richtig gut läuft. Auch wenn es mal rund läuft und Sie vor der geplanten Zeit ihr Etappenziel erreicht haben, halten Sie an. Sie brauchen jetzt nicht weiterlaufen, sondern können sich sammeln und sortieren.
  • So geht es weiter, Tag für Tag, in immer gleich großen Schritten. Damit machen Sie am Ende deutlich mehr Strecke, als jemand der bei Regen abwartet und bei Sonne einen Gewaltmarsch versucht.

Sie werden erkennen, dass Sie Ihre Projektziele mit detaillierter und guter Vorbereitung sowie mit einem stetigen Tempo unabhängig der Rahmenbedingungen schneller erreichen werden.

Das ganze funktioniert übrigens auch im privaten Bereich. Beispiel Laufen: Nehmen Sie sich jeden Tag (oder jeden 2. Tag) eine feste Distanz vor, zum Beispiel 10 Kilometer. Und dann laufen Sie jeden Tag 10 Kilometer, egal wie das Wetter ist oder ob gerade die Schuhe drücken. Wenn dann am Wettkampftag der Regen peitscht, dann kennen Sie das schon längst und laufen Ihre 10 Kilometer wie an jedem anderen Tag auch, während die Sonnenläufer lange Gesichter machen und mit ihrer Motivation zu kämpfen haben.

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Lass stecken

Eine gute Präsentation zu erstellen, kostet viel Zeit:

  • Inhalte erarbeiten und strukturieren
  • Jede einzelne Seite mit Text füllen
  • Diagramme erstellen und in die Präsentation einfügen
  • Lizenzfreie Bilder suchen und ergänzen
  • Technik prüfen und in Betrieb nehmen

Häufig kann ich diese Zeit sparen, indem ich auf das Medium Präsentation verzichte:

  • Ist ein persönliches Treffen notwendig?
  • Wie viele Seiten der Präsentation sind nur Beiwerk?
  • Braucht ein Meeting zu zweit immer ein Präsentation?
  • Was will ich überhaupt vermitteln oder erreichen?

Meistens reichen auch gut strukturierte E-Mails oder eine Tabelle:

  • Die gegliederten Inhalte mit der Kernaussage zu Beginn können auch in einer E-Mail formuliert werden.
  • Dies funktioniert besonders gut, wenn nur Informationen vermittelt werden sollen.
  • Für Entscheidungen werden häufig Kennzahlen herangezogen, die in einer Tabelle dargestellt werden.
  • Diese Tabelle kann ich ausgedruckt mitbringen oder direkt in der Tabellenkalkulation an die Leinwand projizieren.

Dies kann häufig der wirksamere und gleichzeitig effizientere Weg sein.

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Der zentrale Zettel schlägt sie alle

Ich habe gerade super viel um die Ohren und weiß nicht, was ich als erstes anfangen soll. Es muss so viel geregelt werden und alle wollen etwas von mir. Dabei habe ich doch gar keine Zeit, weil schon so bald alles fertig sein muss. In solch einer Situation bieten sich zahlreiche Produktivitäts-Tools und kleine Helferlein an. Aber Achtung, genau hier lauert auch eine große Falle!

Neue Tools und Methoden kosten mich viel zu viel Zeit, die ich jetzt gar nicht habe. Ich könnte mich wunderbar damit ablenken, über die besten Apps zu recherchieren und Erfahrungsberichte lesen. Ich könnte mir die besten drei herunterladen und selbst ausprobieren. Aber damit sind schon zwei Abende verstrichen und ich bin noch keinen Schritt weiter. Und selbst wenn ich mich für ein Tool entscheide, muss ich erst lernen mit der neuen Software richtig umzugehen.

Der wichtigste und erste Schritt ist nämlich nicht, etwas Neues einzuführen – sondern bestehende Dinge zu streichen. Wenn ich zu wenig Zeit habe, dann muss ich alles weglassen, was mich gerade jetzt nicht zum Ziel führt. Ich gehe nicht mehr ans Telefon, ich antworte nur auf die Nachrichten, die gerade relevant sind. Ich lese kein Buch mehr und ich stoppe alle Aktivitäten für das andere Projekt. Richtig priorisieren bedeutet sich zu entscheiden, was ich nicht tun werde!

Und für alles relevante organisiere ich mich am besten mit etwas, das ich schon seit der 1. Klasse kenne: Stift und Papier. Aus diversen Zeitmanagement-Methoden ist die To-Do-Liste bekannt. Und damit ich sie wirklich immer vor Augen habe, liegt sie als Zettel auf meinem Schreibtisch. Der Zettel hat auch den Vorteil, dass ich ihn nicht erst starten, hochfahren oder seinen Akku aufladen muss. Auf diesen Zettel schreibe ich alles auf, was ich tun muss. Und ich schreibe bewusst „tun muss“ – denn es geht nicht mehr um das, wozu ich Lust habe oder was ich tun möchte.

Dieser Zettel ist meine Orientierung für die stressigen Tage. Neue Aufgaben werden sofort auf den Zettel geschrieben. Erledigte Aufgaben werden vom Zettel gestrichen. Wenn der Zettel zu unübersichtlich wird, werden alle offenen Aufgaben auf einen neuen Zettel übertragen und der alte entsorgt. Und immer wenn ich mich frage, was jetzt zu tun ist, dann schaue ich auf meinen Zettel und entscheide mich für eine Aufgabe, die ich dann beginne und umsetze. Keine Zeit für Experimente, einfach machen!

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Der Realität ins Auge blicken

Nicht sehen, nichts hören, nichts sagen. Wer kennt sie nicht, die berühmten drei Affen, die sich Augen, Ohren und Mund zuhalten. Und wie oft tendieren wir selbst dazu, bei Schwierigkeiten lieber nicht so genau hinzusehen und sich auf die Dinge zu fokussieren, die angenehm reibungslos laufen. Doch damit komme ich nicht weit und werden letztendlich scheitern. Genauso wenig hilft es, die Probleme zu verharmlosen oder gar schön zu reden.

Wenn ich erfolgreich sein will, dann hilft nur eins: Ich muss erkennen, wie schlimm es wirklich ist. Ich muss dafür genau hinsehen und mich den brutalen Fakten stellen. Ich muss das Problem in seiner umfassenden Ausprägung begreifen und den Finger in die Wunde legen. Das muss ich auch meinem Team und meinen Kollegen so kommunizieren. Wir müssen begreifen, welches Risiko hier schlummert und dass es uns jederzeit übel treffen kann.

Das ist jetzt aber kein Freifahrtschein für Holzhammer und Bulldozer. Ich brauche niemanden beschuldigen und auch keine schmutzige Wäsche waschen. Wichtiger ist es, sich an die Fakten zu halten und den ganzen Sumpf analytisch zu sezieren. Dabei kann ich mich ausschließlich auf der sachlichen Ebene bewegen und die Ursachen offen legen.

Nur wenn ich dazu bereit bin, habe ich eine Chance es zu verbessern.

Nicht den Mut verlieren

Die sachliche Problem-Analyse sollte dann auch in der Perspektive nach vorne sachlich bleiben. Ich darf nicht der Verlockung erliegen falsche Erwartungen zu wecken. Und wenn ich gar reine Hoffnung verbreite, ohne einen validen Grund dafür zu haben, werde ich immer wieder schnell enttäuscht werden.

Denn wenn das Problem so groß ist, wie oben benannt, dann wird auch der Weg zur Lösung lang und steinig werden. Wir können uns auf eine langwierige Reise einstellen, deren Einzelheiten wir heute noch gar nicht kennen. Und es wird harte Arbeit werden, uns einen Weg zu erarbeiten.

Aber wenn wir die feste Überzeugung haben, dass wir das Ziel erreichen werden, dann können wir auch Rückschläge wegstecken. Ich brauche den positiven Glauben daran, dass wir unseren Weg gehen werden. Und ich sollte den Kopf oben lassen, so dass ich immer das Ziel im Blick behalte und mich nicht beirren lasse. Auch wenn andere zweifeln, bleibe ich dran und gehe Schritt für Schritt meinen Weg.

 

Die Überschriften und der Grundgedanke stammen aus dem Buch Der Weg zu den Besten.

Agantty im Test – Meine Erfahrung mit dem kostenlosen Projektmanagement Tool

Es muss nicht immer gleich MS Project oder gar eine teure Unternehmenslösung sein, um seine Projekte zu steuern. Viele Online Tools versprechen einfaches und kostenloses Projektmanagement ohne Vorbereitung. Eines davon ist Agantty, und das habe ich kürzlich ausprobiert.

Was ist der Kern des Projektmanagements? Probleme lösen, ja klar, und ansonsten? Pläne machen und umsetzen. Um Pläne zu erstellen und deren Umsetzung zu überwachen, haben sich Gantt-Diagramme und Aktionslisten vielfach bewährt. Das Online-Tool Agantty konzentriert sich ganz auf diese beiden Mittel.

Schnelle Anmeldung und intuitiver Start

Auf www.agantty.com kann ich mich mit Benutzername, E-Mail-Adresse und Passwort anmelden. Schon auf den ersten Blick erkenne ich, dass hier professionelle Webdesigner am Werk waren, denn optisch ist Agantty durchaus ein Hingucker. Nach meiner Anmeldung erwartet mich direkt ein Gantt-Diagramm. Das ist sicher die richtige Entscheidung, denn grundsätzlich ist das Gantt-Diagramm immer noch das Mittel der Wahl. Es bietet einen sofortigen visuellen Überblick über alle Aufgaben und anhand der Zeitleiste kann erkannt werden, was wann erledigt werden muss und wie die Aufgaben am Ende zusammenspielen.

Die ersten Schritte begleitet mich noch ein kleines Tutorial, das mich beim Anlegen des Projekts und der ersten Aufgabe unterstützt. Ein neues Projekt benötigt natürlich zunächst einen Namen, wahlweise eine weitere Beschreibung und bekommt dann einen Start- und einen Endtermin zugewiesen. Dann kann ich das Projekt noch einem Team zuordnen. Dazu kommen wir aber erst später, also bleibt dieses Projekt mein privates.

Gleich nach dem Projekt folgt die erste Aufgabe. Aufgaben erscheinen direkt als Balken auf dem Gantt-Diagramm, nachdem ich Start- und Endtermin der Aufgabe sowie deren Bezeichnung festgelegt habe. Mit intuitivem Klicks kann ich den Balken kürzen, verlängern oder einfach verschieben. Hierzu gehe ich einfach mit der Mauszeiger auf das Ende oder die Mitte des Balkens und ziehe mir alles zurecht. Jede Aufgabe kann auch einem Mitarbeiter zugeordnet werden. Das ist sehr hilfreich, weil sich dadurch für jeden Mitarbeiter eine ganz individuelle Ansicht des Projekts mit seinen eigenen Aufgaben und Deadlines ergibt.

Mein Zwischenfazit nach dem Start: Agantty ist total einfach und intuitiv zu bedienen und sieht dabei noch gut aus. Man kann nicht viele Fehler machen und ohne große Schulung direkt einsteigen. Das Tool verzichtet auf überflüssigen Firlefanz und reduziert sich auf das Wesentliche: Aufgaben terminieren, zuordnen und erledigen.

Individuelle Dashboards und virtuelle Teams

Damit das mit dem Zuordnen endlich klappt, benötige ich weitere Benutzer in meinem Projekt. Ich kann grundsätzlich vier verschiedene Rollen vergeben: Projektmanager, Mitarbeiter, Nur sehen, Nicht sehen. Der Nachteil hier ist aber, dass ich nur Kollegen und Mitarbeiter dem Projekt hinzufügen kann, die sich vorab selbst im Tool angemeldet haben und registriert sind. Dann muss ich auch die E-Mail-Adresse kennen, mit der sie sich angemeldet hatten, denn diese wird hier verlangt. Der Vorteil aus Datenschutzsicht ist dabei, dass niemand ungefragt ins Projekt geholt wird oder Spam erhält.

Habe ich Mitarbeiter meinem Projekt hinzugefügt, kann ich allen Mitarbeitern beliebig Aufgaben zuweisen. Das kann ich direkt beim Anlegen von neuen Aufgaben machen, oder ich kann bei bestehenden Aufgaben nachträglich Mitarbeiter hinzufügen oder ändern. Jeder Mitarbeiter hat dann Zugriff auf das Gantt-Diagramm und gleichzeitig auf sein persönliches Dashboard. Dieses Dashboard ist letztendlich eine To-Do-Liste mit allen meinen Aufgaben. Was muss heute, was diese Woche oder was noch diesen Monat erledigt werden? Mit einem Klick habe ich den Überblick. Erledigte Aufgaben kann ich direkt im Dashboard abhaken. Für den Offline-Gebrauch kann ich mir diese Liste auch als PDF erstellen und ausdrucken oder mitnehmen. Wer nur online lebt, kann sich auch täglich oder wöchentlich eine Mail mit allen Aufgaben schicken lassen. Auf einem kleinen Bildschirm ist das Format hier aber noch nicht optimal, sondern sehr gequetscht.

Kleine Einschränkungen, dafür überall verfügbar

Nach diesem positiven Eindruck sollen auch die Schwächen von Agantty nicht verschwiegen werden:

  • So gut „Agantty“ auch klingt, bei diesem Namen weiß ich nie, welcher Buchstabe jetzt doppelt geschrieben wird. Ohne mein Lesezeichen wäre ich schon aufgeschmissen.
  • Bisher kann ich das Gantt-Diagramm nur auf maximal einen Monat herauszoomen. Da fehlt mir bei längeren Projekten der Überblick. Drucken ist auch noch nicht drin.
  • Aufgaben können nicht mit Abhängigkeiten verknüpft werden, also Vorgänger-Nachfolger-Beziehungen sind nicht möglich. Das ist einerseits eine Kernfunktionalität, aber andererseits bin ich persönlich in MS Project damit nie richtig zurecht gekommen.
  • Eine Ressourcenplanung ist auch nicht möglich. Aber ganz ehrlich: Wer macht das schon? Und ist die nach zwei Wochen noch gültig?
  • Eine echte Beschränkung ist aber die Größe und Komplexität des Projekts. Bis zu einem gewissen Umfang macht das ganze große Freude, aber bei 30 Mitarbeitern und hunderten Tasks kommt Agantty bald an seine Grenzen.
  • Gibt es auch Projektmanagement-Tools, die eine Zeiterfassung mit im Bauch oder zumindest verknüpft haben? Das wäre für alle, die ihre Stunden verrechnen müssen, eine bequeme Sache.

Aber auch hier sind die Entwickler nicht auf den Kopf gefallen. Unter UserReport.com können Nutzer Verbesserungsvorschläge einreichen, andere Vorschläge bewerten und so ein interaktives Ranking erstellen. Wenn die Entwickler darauf eingehen, ist das eine super Feedback-Schleife.

Die Stärken von Agantty im Kurzüberblick:

  • Cooles Design
  • Intuitive Bedienung
  • Drag & Drop von Aufgaben
  • Mehrere Mitarbeiter arbeiten in einem Projekt zusammen
  • Dashboard mit meiner persönlichen To-Do-Liste
  • Jederzeit überall verfügbar, wo ich online sein kann
  • Auf das wesentliche reduziert, keine komplizierten Funktionen, die eh niemand nutzt
  • Das alles kostenlos, ich habe auch in den Nutzerbedingungen keinen Haken gefunden

Fazit: Praktisch und effektiv

Grundsätzlich kann das Modell von Agantty als „Software as a Service“ beschrieben werden und kommt daher mit allen Vor- und Nachteilen solcher Cloud-Lösungen:

Auf der Haben-Seite steht die weltweite, permanente Zugriffsmöglichkeit, ohne dass ich an eine Software oder gar an ein Gerät gebunden bin. Ich kann in virtuellen Teams über Unternehmens- und Ländergrenzen hinweg arbeiten. Es ist keine Installation, kein Hosting, kein Patch-Management nötig, ich brauche nur einen Browser. Im Soll haben Cloud-Lösungen aber eine Abhängigkeit vom Dienstleister mitgebracht. Das Tool kann jederzeit geändert oder der Service sogar komplett eingestellt werden – hier mit Frist von nur einer Woche. Und ohne Export-Möglichkeit meiner Daten bin ich dann schnell aufgeschmissen.

Wer die Vorteile einer kostenlosen Cloud-Lösung nutzen möchte, der bekommt mit Agantty ein intuitiv zu bedienendes, schickes und praktisches Projektmanagement-Tool, mit dem sich Projekte und Aufgaben in virtuellen Teams einfach und effektiv steuern lassen. Und wer will, kann die Spracheinstellung sogar auf plattdeutsch ändern!